Le répondeur enregistreur - Enseignons.be

Objectifs
Etre capable: ( d'analyser chacune des situations données ( de corriger les erreurs présentes dans les situations données ( de préparer le message à enregistrer sur le répondeur-enregistreur ( de connaître les différentes étapes à respecter - par ordre
chronologique - pour la
création d'un message sur répondeur ( de lire les messages laissés sur répondeur ( d'analyser ces messages
6.1 ANALYSE DU MESSAGE D'ACCUEIL SUR REPONDEUR TELEPHONIQUE
Voici quelques exemples de messages laissés sur répondeur. Pour chacune,
des situations, complète l'analyse du message Situation 1
[pic] Bonjour, SOCIETE NYAPERSONNE à votre service.
Nos bureaux sont actuellement fermés. Nous sommes à
votre disposition du lundi au vendredi. Si vous le
souhaitez, vous pouvez laisser un message après le
bip sonore.
Analyse du message Contenu du message Identification du récepteur ? oui
? non
Le message est-il complet? ? oui
? non
Justification de ta réponse: Situation 2
[pic] Bonjour, vous avez bien composé le numéro de
téléphone de la SOCIETE TOUTAPOINT. Nos bureaux sont
ouverts de 8 h 30 à 12 h et de 14 h à 17 h 30.
N'hésitez pas à nous laisser votre message et surtout
précisez votre nom et votre numéro de téléphone. Nous
pourrons ainsi vous recontacter très rapidement. Vous
pouvez parler après le bip sonore. Merci de votre
appel. Au revoir.
Analyse du message Contenu du message
Identification du récepteur ? oui
? non
Le message est-il complet? ? oui
? non
Justification de ta réponse: Situation 3
[pic] Bonjour! J'suis pas là! pas de problème... dis
qui c'est! Je te resonne! Salut! Analyse du message Contenu du message
Identification du récepteur ? oui
? non
Le message est-il complet? ? oui
? non
Justification de ta réponse: Situation 4
[pic] Allo! Vous avez formé le (02)355 87 59. Je suis
absente toute la matinée. Essayez de rappeler à
partir de 14 h 00. Merci!
Analyse du message Contenu du message
Identification du récepteur ? oui
? non
Le message est-il complet? ? oui
? non
Justification de ta réponse:
Expressions à rejeter
. Je suis absente.
........................................................................
..................................................... Correction:
........................................................................
................................................................... . Essayez de rappeler.
:........................................................................
................................................... Correction:
...........................................................................
........................................................................... 6.2 Enregistrement d'un message sur répondeur
Situation 1 Tu travailles chez:
[pic] [pic] "Musin sports" sprl
Société spécialisée pour la plongée sous-marine et le tennis
rue de la Fontaine 86 - 5000 NAMUR Tél. (081)28 36 23 Heure d'ouverture: > du mardi au vendredi de 9 h 00 à 12 h 30
et de 14 h 00 à 19 h 00
> le samedi de 9 h 30 à 12 h 30 Il est malgré tout possible de joindre le magasin, aux jours et heures de
fermeture grâce au répondeur-enregistreur. Tu prépares le message sur répondeur destiné aux clients. Situation 2 Monsieur Henri CLAIF s'équipe d'un répondeur enregistreur
muni
d'une télécommande.
Les raisons de cet achat sont les suivantes: - quel que soit l'endroit où il se trouve, il peut prendre connaissance
des appels reçus et partir immédiatement dépanner le client;
- soucieux d'être au service de sa clientèle 24 h sur 24.
Maison CLAIF
serrurerie
rue de la Sécurité 7
1000 BRUXELLES Tu prépares le message sur répondeur destiné aux clients.
Situation 3
Auxiliaire de bureau dans un cabinet médical dirigé par Madame
E. SERINGUE, tu es chargé(e) de composer le message qui sera
entendu par le patient désireux d'obtenir un rendez-vous.
N'oublie pas de tenir compte de certains éléments: - de l'horaire,
- à domicile: aucune indication d'heure mais les coordonnées du
patient doivent être formulées de manière précise.
Dr Elise SERINGUE
CABINET MEDICAL Horaire: tous les jours excepté le week-end 7 h 00 à 10 h 00
12 h 00 à 14 h 00
17 h 00 à 20 h 00
Tu prépares le message sur répondeur destiné aux clients.
Essentiel
Petits trucs pour l'audition optimale d'un message enregistré
Ton message prêt: V exerce-toi à le prononcer de manière audible (corrige-le jusqu'à
obtenir le "message parfait");
V installe-toi à bonne distance du micro;
V parle:
- à une cadence "normale": n'accélère ni ne freine le débit des mots;
- avec une diction claire, avec un ton naturel;
V évite d'introduire des parasites (cris, musique, radio, autres voix,
...)
V réécoute ton message afin de t'assurer de sa qualité. Il est conseillé de renouveler le message de temps à autre afin d'éviter
toute lassitude. Ne précise pas la durée de l'absence ... attention aux voleurs.
6.3 Réflexion ... c'est du bon sens! Cite au moins trois avantages proposés par tout utilisateur d'un répondeur-
enregistreur.
Il est possible de lire ses messages sur répondeur ... à distance. Est-ce
vrai? Explique. 6.4 Analyse des réponses à un message enregistré sur répondeur Situation 1 Tu es employé(e) dans l'entreprise: En arrivant au bureau, tu mets en route le répondeur. Voici le message: Lis le message et réponds aux différentes questions. - Que penses-tu de la manière dont Monsieur Bellassiette a pris contact
avec le grossiste?
- L'émetteur a-t-il formulé correctement son motif d'appel?
- L'émetteur a-t-il formulé correctement son message?
- Quelles "erreurs" d'organisation peux-tu relever au départ du message
laissé par Monsieur Bellassiette?
Situation 2
Le lundi à 8h30, en arrivant à ton travail, tu prends connaissance des
messages laissés sur le répondeur enregistreur.
[pic] Complète le tableau en relevant les données positives et négatives de cet
appel.
|Positif |Négatif |
| | |
| | |
[pic] Analyse le contenu du message. [pic] Analyse le contenu du message. Situation 3 Tu rentres chez toi; le témoin du répondeur clignote. Tu te précipites pour
écouter le message laissé.
Analyse le contenu du message. Essentiel
Comment procéder pour laisser un message d'Accueil sur le répondeur?
Ce message doit contenir toutes les informations utiles et les présenter
dans un ordre logique: V décline ton identité (celle de l'entreprise) et salue;
V indique à l'émetteur qu'il est en communication avec le répondeur
(indique la raison de l'absence);
V indique à l'émetteur le moyen de reprendre contact (lui demander de
former le même numéro (horaire) ou d'appeler à un autre numéro);
ou
demande à l'émetteur de laisser la raison de son appel et ses
coordonnées afin que l'on puisse le rappeler;
V fournis les données nécessaires pour laisser un message sur le
répondeur (parler après le bip sonore et préciser le laps de temps du
message à laisser);
V remercie et salue.
Comment procéder pour laisser un message sur le répondeur?
> Recense les informations essentielles à communiquer = prépare le
contenu du message (par écrit) AVANT de former le numéro d'appel.
> Ecoute le message d'introduction laissé par la firme.
> Après le bip sonore, laisse un message:
o Énonce clairement ton identité Détaille les informations que tu
veux donner
o Donne, éventuellement, une tranche horaire pendant laquelle on
peut te joindre
o Donne clairement ton n° de téléphone (même si tu es connu(e) le
récepteur gagnera du temps pour te joindre)
o Remercie et salue. Exercices (écrits) 1. Prépare ces trois messages qui seront enregistrés sur répondeur: a) Nias News sa
Papeterie, chaussée de Charleroi 4 à 1050 Bruxelles
Horaire: de 9 h à 17 h et le samedi de 10 à 18 h.
b) Dr Michel, Schaerbeek
Absent ( ser