Système de Gestion des Approvisionnements Humanitaires

11 oct. 2007 ... fiche de stock FIFO. - fiche de stock CMUP ... thème de secrétariat. Présentation des documents à l'aide de l'outil informatique. ... Diaporama. Création et gestion d'un fichier « transporteurs » .... avoirs p 62 à 65 . Suite du cours sur le dossier 4 : les ventes à l'étranger ..... ET LES MOUVEMENTS DE GREVE ...


un extrait du document

Système pour la Gestion des Approvisionnements de l’Assistance Humanitaire
SUMA






MANUEL

GESTION INTEGRALE DES APPROVISIONNEMENTS D’URGENCE



VERSION 1.0








FUNDESUMA




Mars, 1999
Ce manuel a été préparé par l’équipe de la Fondation pour la Gestion des Approvisionnements Humanitaires (FUNDESUMA en espagnol) au Costa Rica, pour le cours de Gestion Intégrale d’Approvisionnement de l’Urgence, en Mars, 1999.

Les apports, observations et suggestions, ayant pour but d’améliorer le contenu, seront toujours les bienvenus. Vous pouvez les communiquer à:
 HYPERLINK mailto:Funsuma@sol.racsa.co.cr funsuma@sol.racsa.co.cr


Traduit de l’espagnol par Marina Nassour

CONTENUS

 TOC \o "1-4" \h \z  HYPERLINK \l "_Toc18747542" 1 Préface  PAGEREF _Toc18747542 \h 1
 HYPERLINK \l "_Toc18747543" 2 Scénarios de désastre  PAGEREF _Toc18747543 \h 2
 HYPERLINK \l "_Toc18747544" 3 Coordination des actions de l’assistance à la population  PAGEREF _Toc18747544 \h 3
 HYPERLINK \l "_Toc18747545" 3.1 Dans la phase des préparatifs  PAGEREF _Toc18747545 \h 3
 HYPERLINK \l "_Toc18747546" 3.2 Dans la phase de réponse  PAGEREF _Toc18747546 \h 4
 HYPERLINK \l "_Toc18747547" 4 La gestion intégrale des approvisionnements  PAGEREF _Toc18747547 \h 5
 HYPERLINK \l "_Toc18747548" 4.1 L’approvisionnement  PAGEREF _Toc18747548 \h 5
 HYPERLINK \l "_Toc18747549" 4.1.1 Types d’approvisionnements  PAGEREF _Toc18747549 \h 5
 HYPERLINK \l "_Toc18747550" 4.1.2 Identification des besoins  PAGEREF _Toc18747550 \h 5
 HYPERLINK \l "_Toc18747551" 4.1.3 Vérification des aspects pratiques avant l’arrivée des approvisionnements  PAGEREF _Toc18747551 \h 6
 HYPERLINK \l "_Toc18747552" 4.1.4 Sources et formes d’acquisitions  PAGEREF _Toc18747552 \h 6
 HYPERLINK \l "_Toc18747553" 4.1.5 Commandes  PAGEREF _Toc18747553 \h 7
 HYPERLINK \l "_Toc18747554" 4.1.6 Arrivée de frets internationaux  PAGEREF _Toc18747554 \h 8
 HYPERLINK \l "_Toc18747555" 4.1.7 Expédition, envoi de frets  PAGEREF _Toc18747555 \h 9
 HYPERLINK \l "_Toc18747556" 4.1.8 Réception sur le terrain  PAGEREF _Toc18747556 \h 10
 HYPERLINK \l "_Toc18747557" 4.1.9 Contrôles  PAGEREF _Toc18747557 \h 10
 HYPERLINK \l "_Toc18747558" 4.2 Le transport  PAGEREF _Toc18747558 \h 11
 HYPERLINK \l "_Toc18747559" 4.2.1 Types de transport et caractéristiques  PAGEREF _Toc18747559 \h 11
 HYPERLINK \l "_Toc18747560" 4.2.2 Stratégies de transport (à l’intérieur du pays ou de la région)  PAGEREF _Toc18747560 \h 12
 HYPERLINK \l "_Toc18747561" 4.2.3 Conditions de transport  PAGEREF _Toc18747561 \h 13
 HYPERLINK \l "_Toc18747562" 4.2.4 Transport international  PAGEREF _Toc18747562 \h 13
 HYPERLINK \l "_Toc18747563" 4.2.5 Chargement, transport et déchargement  PAGEREF _Toc18747563 \h 16
 HYPERLINK \l "_Toc18747564" 4.2.6 Contrôle du parc automobile  PAGEREF _Toc18747564 \h 16
 HYPERLINK \l "_Toc18747565" 4.2.7 Carburant et lubrifiant: calcul de consommation, approvisionnement, contrôle  PAGEREF _Toc18747565 \h 17
 HYPERLINK \l "_Toc18747566" 4.2.8 Matériels dangereux  PAGEREF _Toc18747566 \h 17
 HYPERLINK \l "_Toc18747567" 4.2.9 Mesures de sécurité des transports  PAGEREF _Toc18747567 \h 17
 HYPERLINK \l "_Toc18747568" 4.2.10 Organisation des convois et détermination des routes  PAGEREF _Toc18747568 \h 18
 HYPERLINK \l "_Toc18747569" 4.2.11 Gestion d’une opération de vols charter  PAGEREF _Toc18747569 \h 19
 HYPERLINK \l "_Toc18747570" 4.3 Le stockage  PAGEREF _Toc18747570 \h 20
 HYPERLINK \l "_Toc18747571" 4.3.1 Types d’entrepôt  PAGEREF _Toc18747571 \h 20
 HYPERLINK \l "_Toc18747572" 4.3.2 Décision de la taille nécessaire des entrepôts.  PAGEREF _Toc18747572 \h 20
 HYPERLINK \l "_Toc18747573" 4.3.3 Choix de l’endroit  PAGEREF _Toc18747573 \h 21
 HYPERLINK \l "_Toc18747574" 4.3.4 Organisation et gestion de l’entrepôt  PAGEREF _Toc18747574 \h 22
 HYPERLINK \l "_Toc18747575" 4.3.4.1 Personnel de l’entrepôt:  PAGEREF _Toc18747575 \h 22
 HYPERLINK \l "_Toc18747576" 4.3.4.2 Équipement et matériel pour les entrepôts:  PAGEREF _Toc18747576 \h 22
 HYPERLINK \l "_Toc18747577" 4.3.4.3 Règles de base de l’entrepôt:  PAGEREF _Toc18747577 \h 22
 HYPERLINK \l "_Toc18747578" 4.3.4.4 Empilement des produits:  PAGEREF _Toc18747578 \h 23
 HYPERLINK \l "_Toc18747579" 4.3.4.5 Zones de mouvement et secteurs spécifiques:  PAGEREF _Toc18747579 \h 23
 HYPERLINK \l "_Toc18747580" 4.3.4.6 Contrôle et suivi (monitoring)  PAGEREF _Toc18747580 \h 23
 HYPERLINK \l "_Toc18747581" 4.3.4.7 Réception et livraison  PAGEREF _Toc18747581 \h 24
 HYPERLINK \l "_Toc18747582" 4.3.5 Chaîne du froid  PAGEREF _Toc18747582 \h 25
 HYPERLINK \l "_Toc18747583" 4.3.6 Maintenance et mesures d’hygiène  PAGEREF _Toc18747583 \h 25
 HYPERLINK \l "_Toc18747584" 4.3.7 Magasinage des matériels dangereux  PAGEREF _Toc18747584 \h 26
 HYPERLINK \l "_Toc18747585" 4.3.8 Mesures de sécurité  PAGEREF _Toc18747585 \h 26
 HYPERLINK \l "_Toc18747586" 4.3.9 Construction d’un entrepôt temporel  PAGEREF _Toc18747586 \h 26
 HYPERLINK \l "_Toc18747587" 4.4 La distribution  PAGEREF _Toc18747587 \h 27
 HYPERLINK \l "_Toc18747588" 4.4.1 Principes de base:  PAGEREF _Toc18747588 \h 27
 HYPERLINK \l "_Toc18747589" 4.4.2 Responsabilité et critères  PAGEREF _Toc18747589 \h 28
 HYPERLINK \l "_Toc18747590" 4.4.3 Systèmes de distribution  PAGEREF _Toc18747590 \h 28
 HYPERLINK \l "_Toc18747591" 4.4.3.1 Distribution directe  PAGEREF _Toc18747591 \h 28
 HYPERLINK \l "_Toc18747592" 4.4.3.2 Distribution indirecte  PAGEREF _Toc18747592 \h 29
 HYPERLINK \l "_Toc18747593" 4.4.4 Contrôle et monitoring de la distribution  PAGEREF _Toc18747593 \h 30
 HYPERLINK \l "_Toc18747594" 5 Évaluation d’une opération de gestion des approvisionnements humanitaires  PAGEREF _Toc18747594 \h 31
 HYPERLINK \l "_Toc18747595" 5.1 Types d’évaluation  PAGEREF _Toc18747595 \h 31
 HYPERLINK \l "_Toc18747596" 5.1.1 Évaluation continue  PAGEREF _Toc18747596 \h 31
 HYPERLINK \l "_Toc18747597" 5.1.2 Évaluation finale  PAGEREF _Toc18747597 \h 32
 HYPERLINK \l "_Toc18747598" 6 Bibliographie  PAGEREF _Toc18747598 \h 33

TABLEAUX

 TOC \h \z \c "Tableau"  HYPERLINK \l "_Toc473086422" Tableau 1: Pour et contres des différents types d’acquisition  PAGEREF _Toc473086422 \h 7
 HYPERLINK \l "_Toc473086423" Tableau 2: Capacité de charge terrestre (*)  PAGEREF _Toc473086423 \h 12
 HYPERLINK \l "_Toc473086424" Tableau 3: Calcul des quantités de véhicules nécessaires (*)  PAGEREF _Toc473086424 \h 13
 HYPERLINK \l "_Toc473086425" Tableau 4: Explication des terminologies communes de transport INCOTERMS (*)  PAGEREF _Toc473086425 \h 14
 HYPERLINK \l "_Toc473086426" Tableau 5: Termes communs de transport et responsabilités vendeur / acheteur.  PAGEREF _Toc473086426 \h 15
 HYPERLINK \l "_Toc473086427" Tableau 6: Moyenne de consommation de véhicules pour 100 km (*)  PAGEREF _Toc473086427 \h 17
 HYPERLINK \l "_Toc473086428" Tableau 7: Capacité moyenne de chargement de certains appareils (*)  PAGEREF _Toc473086428 \h 20
 HYPERLINK \l "_Toc473086429" Tableau 8: Décision de la capacité de stockage nécessaire (*)  PAGEREF _Toc473086429 \h 21


Préface

Malgré l’expérience accumulée et l’avance évidente de nos pays, en matière de prévention, préparation et réponse face aux désastres, de plus gros efforts devront être fournis pour que la population affectée puisse avoir un meilleur accès à l’aide humanitaire, par le biais d’une amélioration substantielle de la capacité logistique des organismes responsables de cette assistance.

Un des aspects qui constitue un cauchemar récurrent à chaque nouvelle urgence, est la gestion logistique des approvisionnements destinés à pallier les besoins des sinistrés, que ces matériels proviennent de la solidarité internationale, des dons locaux et y compris des provisions acquises par les organisation en charge.

La saturation rapide des points d’accès des approvisionnements d’urgence et le manque ou la carence de moyens de transport et de magasinage, sont rapidement aggravés par le manque de stratégie logistique pour le flux de ces matériels. La plupart de ces produits s’abîment ou se périment parce qu’ils sont mal manipulés ou n’ont pas pu être distribués à temps.

Comme le Système de Gestion des Approvisionnements de l’Assistance Humanitaire (SUMA) qui est un outil proposant des solutions pour la gestion de l’information sur les approvisionnements, la Gestion Intégrale des Approvisionnements d’Urgence cherche à améliorer les aspects de la gestion physique de ces provisions, pour contribuer à une meilleure utilisation de ces coûteuses ressources au bénéfice des personnes affectées par les désastres, qui affectent avec régularité et ponctualité nos territoires vulnérables

Ce manuel, crée à partir d’expériences sur le terrain et d’une consultation bibliographique détaillée, constitue essentiellement un résumé de base des quatre phases qui forment la chaîne logistique des approvisionnements. Chacune de ces phases est divisée afin d’apporter un mémento pratique des aspects qu’il faut prendre en compte pendant l’approvisionnement, le transport, le magasinage et la distribution des provisions en situation d’urgence.

Dr Edgardo Acosta Nassar
Directeur Général, FUNDESUMA
Scénarios de désastre

Pour la compréhension de ce document, nous allons définir le terme, désastre, comme une "grave interruption du fonctionnement normal des systèmes, qui provoque un fort impact sur les personnes, leur environnement et leurs travaux, dépassant la capacité locale de réponse".

Les désastres sont de génération soudaine ou de développement lent et tiennent leur origine dans les processus mêmes des forces de la nature ou sont causés par l’action humaine. On appelle désastres complexes, ceux qui combinent les éléments naturels et l’action humaine.

Le chaos et la confusion peuvent presque être considérés comme faisant partie intégrante des désastres et la gestion mal appropriée de l’aide humanitaire peut conduire à ce que l’on appelle un «second désastre ». Dans ce sens, il y a des scénarios communs dans les différentes situations de désastre, comme :

Manque d’une évaluation opportune, indiquant les dimensions de l’évènement et les besoins immédiats de l’aide;

Lorsqu’elle apprend qu’un désastre a eu lieu, la communauté internationale se mobilise rapidement;

Il y a généralement une arrivée massive d’aide, aussi bien internationale que provenant d’autres régions du pays;

Normalement les points d’accès des approvisionnements, tels que les ports, aéroports et frontières sont rapidement saturés;

Il manque un système logique approprié pour gérer le flux des approvisionnements;

Les endroits pour entreposer et les moyens de transport sont rares, inaccessibles ou ne sont pas disponibles;

Le temps presse, les besoins des victimes sont urgents et la pression de l’opinion publique est forte;

De nombreux produits se détériorent parce qu’ils se périment, à cause d’une entreposage, manipulation ou d’un transport inadéquat ou encore parce qu’ils ne peuvent être envoyés sur le terrain ou sont envoyés trop tard.
Coordination des actions pour l’assistance à la population

Une autre des difficultés qui se présentent de manière répétée dans les situations d’urgences, est le manque de coordination entre les organisations qui agissent en faveur de la population affectée, même malgré leur volonté d’aider. Les disputes entre les organisations ou le manque de volonté de partager l’information et de travailler en commun, entraînent des retards sur l’attention aux victimes, ainsi que la duplication d’efforts et la perte de ressources.

Afin de proposer des éléments de coordination entre les organisations qui sont en relation avec la réponse en cas d’urgence, nous pouvons donner quelques-uns des prémices de base:

Toutes les organisations ont pour objectif d’apporter un soulagement à la population touchée;

Chaque organisation dispose d’une aire de travail particulière et d’un service spécialisé;

Aucune organisation n’est en mesure de s’occuper seule de tous les problèmes provoqués par un désastre;

Les organisations peuvent s’appuyer et compléter leurs actions en mettant leurs efforts en commun et en travaillant en coordination;

La coordination entre les organisations bénéficiera directement aux victimes des désastres, puisqu’ils pourront recevoir une aide rapide et diversifiée.

La coordination est une tâche de base pour rechercher une intervention plus effective des opérations d’urgence, et pour la rendre effective, le premier pas dépend d’un changement de mentalité, d’attitude et de volonté à tous les niveaux des organisations et plus spécialement au niveau de ses dirigeants.

Il y a deux moments fondamentaux dans les processus de coordinations, et certaines des activités sont les suivantes :

Dans la phase des préparatifs

Déterminer qui est qui et qui fait quoi dans le contexte de l’intervention humanitaire (organisations nationales, internationales, gouvernementales, sans buts lucratifs, etc.).

Réaliser des réunions fréquentes et des activités de coordination entre les différentes organisations travaillant sur ce thème.

Élaborer et maintenir actualisé un inventaire (national, régional, institutionnel selon le cas) des ressources et des contacts utiles en cas d’urgence.

Échanger des informations sur les ressources éventuellement disponibles en cas d’urgence, provenant des organisations ou d’autres sources.

Arriver à des accords et des compromis concrets de collaboration entre les organisations pour les phases, avant, pendant et après les urgences.

Dans la phase de réponse

Maintenir un contact proche et permanent entre les différentes organisations qui jouent un rôle dans les activités d’assistance.

Partager l’information sur les activités qu’elles réalisent ou vont réaliser dans le cadre de l’urgence.

Réaliser des évaluations conjointes de la situation sur le terrain.

Partager l’information sur la situation sur le terrain, disponible dans les organisations.

Vérifier la possibilité de l’appui matériel et d’échange des ressources entre les organisations.

Appliquer les accords de collaboration.
La gestion intégrale des approvisionnements

La gestion adéquate de l’aide qui garantira de meilleures conditions de vie voire même la survie des victimes d’un désastre, doit prendre en compte une série de normes et d’éléments qui sont en relation entre eux, que nous appellerons Gestion Intégrale des Approvisionnements. De l’application logique de cette gestion dépend le succès d’une opération d’approvisionnement. Ses composantes sont :

L’approvisionnement

C’est mettre au service des organisations en charge de l’assistance, les ressources identifiées comme étant nécessaires et sollicitées pour l’attention des besoins détectés; c’est pour cela qu’il faut également identifier les sources et les moyens d’acquisition.


Types d’approvisionnements

Il existe une norme internationale qui classe les approvisionnements d’urgence en 10 catégories, à savoir:

Médicaments
Eau et assainissement
Santé
Aliments et boissons
Hébergement/Logement/ Électricité/Construction

Logistique/Administration
Besoins personnels / Education
Ressources Humaines
Agriculture/Bétail
Non classifiés

La catégorie Non classifiés est utilisée pour les approvisionnements, qui sont soit expirés, inconnus, inutiles, en mauvaises conditions o trop mélangés pour être classifiés pendant la situation d’urgence.

Identification des besoins

N’importe quel besoin d’approvisionnements doit être fait une fois que les besoins exprimés par la situation ont été clairement déterminés. L’évaluation de la situation et l’identification des besoins doivent être faites de manière rapide et ample. Normalement le type d’urgence détermine la classe de ressources nécessaires, bien qu’il y ait un groupe de besoins de base de survie qu’il faut toujours prendre en compte: santé, eau, assainissement, alimentation et hébergement.

L’information qui concerne les besoins peut être obtenue par le biais des autorités locales, les agences des Nations Unies, d’autres organisations nationales et internationales présentes sur le terrain, évaluations directes sur le terrain, contacts locaux (ONG, dirigeants communaux), presse, etc.

Quelques informations importantes concernant les besoins, qu’il faut obtenir:

Quel type, combien et d’où vient le besoin? Prévoir les besoins futurs.

Que peut-on trouver localement et qu’est-ce qu’il faut amener de l’extérieur?

L’acheminement des approvisionnements vers le pays ou la région touchée est-il possible? Existe-t-il ou prévoit-on des difficultés pour l’entrée des approvisionnements? (changements climatiques, détérioration des voies, problèmes de sécurité...)

Vérification des aspects pratiques avant l’arrivée des approvisionnements

Sachant que les désastres peuvent affecter les lignes vitales et parmi elles les voies de communication, ou dans le cas de désastres complexes, l’adoption de mesures restrictives de la part des autorités nationales, il est important de faire une rapide vérification afin de savoir si les sites et moyens pour l’arrivée des approvisionnements ainsi que d’autres situations qui peuvent affecter l’arrivée de l’assistance sont disponibles et opérationnels. Par exemple 

Point d’arrivée des approvisionnements (aéroports, ports, frontières…) sont-ils utilisables? Ont-ils une limitation d’utilisation ?

Transport et sites de magasinage: sont-ils disponibles? Peut-on les utiliser ? de qui dépendent-ils ?

Mesures des autorités nationales pour restreindre ou pour faciliter les opérations ou les approvisionnements humanitaires.

Restriction des mouvements dans les zones de désastre.

Sources et formes d’acquisitions

Les approvisionnements qui seront utilisés pour faire face à l’urgence, sont acquis par les organisations ou sont l’objet de donations ou de prêts par les bailleurs de fonds. Chacune de ces modalités à ses avantages et inconvénients, et nous ne sommes pas toujours en mesure de choisir entre elles celle qui sera la plus adéquate pour la circonstance. Quoi qu’il en soit, la décision doit se prendre en fonction de critères techniques et politiques, dans la mesure du possible.

Ce type de critères doit s’appliquer aussi lorsque les organisations doivent acheter directement les équipements ou approvisionnements, et lorsqu’elles doivent décider si acheter localement ou importer le matériel nécessaire.

Achat local: elle dépend de divers critères, tel que la disponibilité locale des produits nécessaires, la qualité et la quantité de ce que l’on peut trouver sur place, l’urgence avec laquelle on a besoin des produits et le temps nécessaire pour les faire parvenir de l’étranger... Dans tous les cas, il faut vérifier la relation coût-qualité ce qui implique une aide technique.

Du point de vue politique, l’achat massif d’un produit spécifique pourrait dans certains cas présenter un effet négatif pour le marché local ou pour l’accès de la population à ce produit. D’autre part, l’achat local favorise la récupération économique de la zone affectée.
Importation: il est fréquent que la disponibilité locale d’articles spécifiques soit très faible ou la quantité/qualité des articles disponibles localement ne soit pas suffisante pour subvenir aux besoins avec efficacité. Dans ces cas là, l’option réside dans les achats internationaux.

Les Prêts ou Dons fait par des personnes, des organisations ou des entreprises privées, que ce soit en services, en matériel ou en équipement, peuvent être identifiés et convenus à travers des accords antérieurs faits durant la phase de planification, bien que beaucoup seront offerts et envoyés spontanément au moment même de l’urgence.

Les dons, quand il s’agit d’articles non demandés ou inutiles pour l’attention de l’urgence, provoquent une complication logistique, puisqu’ils vont demander de l’espace pour leur stockage, des moyens de transports et en général, une attention de la part des chargés des approvisionnements. Pour cela, il est important de savoir avec précision quels sont les besoins les plus urgents, afin d’essayer d’orienter les donateurs et de réduire le plus possible l’arrivée de matériel inutilisable ou non désiré.

Dans le  REF _Ref473083164 \h Tableau 1 sont ébauchés à titre d’exemple quelques-uns uns des avantages et inconvénients des différentes modalités d’acquisition des approvisionnements.


Tableau  SEQ Tableau \* ARABIC 1: Pour et contres des différents types d’acquisition
AcquisitionAvantages InconvénientsAchat localLivraison rapide
Coût de transport plus bas
Appui l’économie localeLa quantité et la qualité demandées ne sont pas toujours disponibles
Peut générer une concurrence entre des organisations pour l’achat d’un produit
Peut causer un manque d’approvisionnement du marché localImportationPossibilité d’avoir une meilleure qualité, plus grande quantité
Possibilité de commander des produits spécifiquesAugmentation des délais de livraison
Augmentation des coûts de transport
N’appuie pas l’économie localeDonGratuit ou à bas coûts (attention, tout don a un coût…)
Encourage la solidarité nationale et internationale
Arrive fréquemment sans demande
Ne correspond pas toujours aux besoins
S’ils ne sont pas utilisés, ils feront perdre du temps et des ressources
On peut difficilement les refuser s’ils ne sont pas utiles.PrêtIl s’agit parfois d’équipement ou de matériel difficile d’acheter ou non nécessaire.
Allége les coûts de l’opération
Encourage la coordination et l’appuiDépendance du temps de disponibilité des biens prêtés
Responsabilité de protection et de maintenance des biens prêtés
Difficile d’exiger une responsabilité, une qualité ou un accomplissement
Commandes

Il est nécessaire que les commandes que nous faisons soient claires et exactes, pour les recevoir le plus rapidemment possible et sans erreur. Les malentendus peuvent provenir de n’importe où lorsque l’on fait des commandes d’articles, spécialement sur des aspects techniques.

Responsable: une seule personne clairement identifiée doit être chargée de faire les commandes.

Clarté les commandes doivent être clairement spécifiées, et doivent inclure toutes les données et détails relatifs aux articles demandés. Une fois de plus, il est recommandé d’avoir une aide technique au moment de faire les commandes, spécialement dans le cas des produits avec lesquels nous ne sommes pas familiarisés.

Fréquence des commandes: elle dépend des besoins détectés, du volume de distribution, du contrôle des stocks. Cependant, il ne faut pas attendre le dernier moment pour faire les nouvelles commandes. Il faut toujours tenir compte du temps que mettra le nouvel envoi ou fret.

Médicaments et produits dangereux: Il faut se renseigner sur les lois et régulations internationales en rapport avec l’entrée et la gestion de ces produits et les procédures pour obtenir les autorisations.

Suivi des ordres de commande: les commandes doivent être numérotées et datées de manière à pouvoir faire un suivi de chacun d’entre eux. Lorsque l’on se renseigne sur une commande en cours, il faut mentionner son numéro et sa date.

Certaines organisations internationales qui interviennent en cas de désastres, telles que OXFAM, Médecins Sans Frontières, l’OMS et OFDA entre autres, ont crée différents kits qui constituent un ensemble de groupes de matériels ou d’équipements d’une même espèce ou qui servent à une même activité, tels que les kits de traitement, magasinage et distribution de l’eau, les kits pour les hébergements, les kits de génération électrique et illumination, kits d’installation de dispensaires, kits de choléra, kits de médicaments et d’équipement médical essentiels, etc. Ces kits, qui ont été testés dans de multiples situations d’urgencee, ont l’avantage de contenir dans un même paquet, non seulement l’équipement nécessaire à l’activité qui va être réalisée, mais aussi les outils et l’équipement aditionnel à une intervention plus efficace. Ccei permet d’éviter de commander les articles de manière individuelle, mais au contraire les kits complets, en sachant que ceux-ci contiennent le nécessaire.

Normalement ces kits sont donnés ou mis à disposition par ces organisations, au service des activités d’assistance. le contenu des différents kits disponibles est décrit dans les catalogues de ces différentes organisations.

Arrivée de frets internationaux

Pour recevoir des frets internationaux, il est plus facile de faire appel à un transitaire pour qu’il se charge des formalités de douane et de réception de la marchandise. Cependant, ce n’est pas toujours possible, selon les pays et les circonstances.

Quelques choses importantes à savoir:

Tous les chargements internationaux sont accompagnés des documents suivants :

Lettre de Transport Aérien ou Waybill: qui est une sorte d’acceptation de la compagnie de transport disant qu’il vont transporter la marchandise. Ce document décrit la quantité de paquets, le volume, le poids et d’autres informations particulières au sujet du fret. Waybill est un terme utilisé pour le transport terrestre et aérien. Pour le transport maritime, on utilise le terme de bill of lading.

Manifeste International de Chargement: décrit les détails du fret, et permet de vérifier les contenus sans avoir à ouvrir les boites. Il est aussi utilisé comme une confirmation de la réception.

Liste de contenu, (Packing list): Identifie les contenus du fret paquet par paquet.

Normalement l’expéditeur doit faire parvenir ces documents avant l’arrivée de la cargaison. Dans le cas contraire, il faut en demander l’envoi le plus tôt possible, puisqu’ils seront nécessaires pour les procédures de douanes et de sortie de magasin. Dans des cas particuliers, il pourrait aussi être nécessaire d’inclure d’autres documents, comme des certificats de dons, des certificats de qualité des aliments (certificats phytosanitaires), ou de matériels dangereux.

Procédures de douane: dans la phase de planification, il faut identifier les procédures spécifiques du pays et essayer d’obtenir des conditions ou arrangements spéciaux, tels que les exemptions d’impôts, les formalités prioritaires d’obligations douanières concernant les approvisionnements humanitaires, etc.

Certains pays ont signé un accord international promu par les Nations Unies, approuvant une série de mesures permettant de faciliter le va et vient (entrée et sortie) des approvisionnements humanitaires lors des désastres. Certains groupes de pays ont aussi avec des accords multilatéraux (par exemple, l’Amérique Centrale et le MERCOSUR) ont inclut dans leur législation douanière des apartés concernant le traitement préférentiel de ces approvisionnements. Il est alors important de s’informer sur l’application de ces mesures, localement.

Réception: Il faut vérifier que les articles reçus correspondent bien à la commande faite, en termes de quantité et de qualité. L’état des paquets et de leur contenu doit aussi être vérifié. N’importe quelle différence ou problème détecté doit être communiqué à l’expéditeur le plus rapidement possible, en incluant les observations sur les conditions générales d’arrivage de la marchandise.

Expédition, envoi de frets

Pour l’envoi de frets, qu’ils soient nationaux ou internationaux, il est nécessaire de suivre certaines règles de base:

Préparation: les paquets appartenant à un même fret doivent être numérotés avec un numéro particulier en rapport avec la quantité totale de paquets, par exemple, pour un fret de 100 paquets, on numérotera 1/100, 2/100, 3/100, 4/100 et de la sorte jusqu’au 100/100. Ceci facilite la vérification et le suivi de la quantité de paquets dans les points de réception.

Empaquetage et identification des paquets: chaque paquet doit être clairement étiqueté, en indiquant le lieu de destination, le nom, l’adresse et le téléphone du destinataire et de l’expéditeur. Doivent également être identifiés par la numérotation citée ci-dessus et être notées toutes les caractéristiques spécifiques ou attention à porter au contenu (fragile, réfrigération, etc..).

En empaquetant un envoi, il est important de tenir compte du voyage et de la manipulation que les paquets auront à subir. Pour cela, la résistance du matériel d’empaquetage est très importante.

Plus encore, selon le type de transport (par exemple aérien), il faudra réduire le plus possible le « poids ajouté », c’est-à-dire le poids du matériel d’empaquetage. Un des paquets doit contenir une copie de la liste du contenu ("Packing List") et doit être identifié comme tel.

Taille, forme et poids: en principe, le poids, la taille et la forme des paquets doivent être tels qu’ils puissent être manipulés par une seule personne (entre 25 kg et 50 kg maximum). En général aux points d’arrivée sur le terrain, il n’y a pas de machine pour chargement et déchargement, ceux-ci se font à la main.

Contenus: les approvisionnements doivent être empaquetés séparément selon leur espèce. Ils ne doivent pas être mélangés dans un même paquet, des vêtements avec des médicaments par exemple. Ils doivent être accompagnés d’une liste de contenu.

Waybill, lettre de transport et liste de contenu: dans le cas d’envois internationaux la compagnie de transport prépare le waybill et la lettre. L’expéditeur doit préparer la liste du contenu en décrivant le chargement par paquet. Normalement, pour les envois nationaux ou locaux il y aura seulement la lettre de transport et dans la mesure du possible la liste du contenu.

Assurances: lorsque l’on envoie un fret avec une compagnie de transport accréditée, normalement l¿assurance fait partie du contrat de transport (voir tableau 4 et 5). Le cas contraire, il faudra se renseigner sur des assurances de chargement.

Avis d’envoi: les destinataires du chargement doivent être informés chaque fois qu’on leur envoi un fret, en leur transmettant des informations telles que le moyen de transport (type, compagnie, caractéristiques, personne en charge…), heure d’arrivée estimée et lieu exact d’arrivée. Tout changement d’horaire ou d’itinéraire d’envoi doit être notifié au point de destination

Réception sur le terrain

Le responsable de la réception doit vérifier le contenu avec les mêmes critères notifiés dans le point 3.1.6, Réception et confirmer la réception à l’expéditeur.

Contrôles

Il faut avoir à disposition des formulaires numérotés, qui incluent la date, le nom des responsables l’identification du moyen de transport et toute l’information qui puisse servir au contrôle et suivi des envois. Il est également important d’établir un contrôle des opérations de chargement et de déchargement des paquets.

Le transport

C’est la stratégie pour que les approvisionnements arrivent à l’endroit où ils seront nécessaires. Elle doit prendre en compte non seulement les moyens demandés mais aussi les possibilités réelles et les alternatives pour une réception rapide et sûre de l’aide.

Types de transport et caractéristiques

Le choix du type de transport dépend d’une série de variables telles que les besoins (urgence, taille et type de chargement...) et les possibilités (transport disponible, destination, conditions d’accès, état des routes…). Voici quelques-unes des caractéristiques générales des différents types de transport.

Aérien: c’est l’option la plus rapide et la plus sûre, mais aussi la plus chère et elle dépend de la taille de l’appareil disponible. La capacité de volume de transport peut être réduite. Elle permet d’atteindre des zones qui sont très éloignées. Elle est utilisée généralement, lorsque l’on a un besoin urgent des approvisionnements ou lorsque l’accès aux zones touchées ne permet pas l’utilisation d’un autre moyen de transport. Une des limites dans le cas des avions, est qu’ils ont besoin d’un vaste espace et de certaines conditions à respecter pour l’atterrissage et le décollage. Les hélicoptères ont une faible capacité de transport mais peuvent accéder plus facilement à des zones diffíciles. Il faut également penser à la possibilité de réapprovisionnement de combustible de type Jet A1 utilisé normalement par les avions.

Chemins et routes: c’est un moyen très flexible et économique. Leur utilisation dépend des conditions de circulation des routes d’accès aux points de livraison. Grande capacité de transport.

Chemin de fer: grande capacité de transport de poids lourds. Son utilisation dépend évidemment de l’existence de lignes de chemins de fer et de leur condition. Les coûts d’opération sont assez bas.

Maritime: le délai de livraison peut être très long. Il faut un accès à un port ou un quai pour recevoir la marchandise. Les formalités de douane peuvent être plus longues. Grande capacité de transport et très économique.

Fluvial: Cela dépend de la taille et des caractéristiques du fleuve; généralement les embarcations ne sont pas très grandes et ne peuvent être très chargées. Le coût des opérations est bas.

Humain et animal: en général, dans les régions éloignées ou encore là où le transport motorisé est impossible. Pour les petites charges.

Transport commercial contre transport non commercial: bien que parfois, nous arrivons à négocier un traitement préférentiel pour les approvisionnements humanitaires, le transport commercial est un négoce comme tous les autres. En l’utilisant nous devons tenir compte du prix, de la confiance et de la qualité de ses services (rapidité...) et nous pouvons exiger l’accomplissement de ce qui a été négocié.

Le transport non commercial ou gratuit, qui est offert parfois par d’autres organisations ou par des volontaires, allége nos dépenses mais en général, personne n’assume la responsabilité de la sécurité de la marchandise. Nous pouvons profiter de ces services, mais nous devons assumer des mesures de sécurité pour protéger le transport de la marchandise.

Le  REF _Ref473083449 \h Tableau 2 montre quelques exemples de capacité de transport de charges terrestre. Ces exemples sont illustratifs, puisqu’en situation réelle il peuvent prendre en compte d’autres variables, telles que l’état de la route qui peut affecter la capacité de charge sûre d’un véhicule.

Tableau  SEQ Tableau \* ARABIC 2: Capacité de charge terrestre (*)
Moyen de transporteCapacité de chargementWagon standard de train 30 TM (52 m3)Conteneur standard 20 pies/6,1 m
40 pies/12,2 m18 TM (30 m3)
26 TM (65 m3)Camion long avec remorque22 TMCamion long articulé30 TMCamion moyen6-8 TMPick Up 4x4 1 TMPersonnes Charge sur la tête et les épaules20-35 kg Charge sur le dos35- 70 kgBête de somme Chameau200-300 kg Âne 50- 120 kg Cheval 100-150 kgCharrettes (tirée par un seul animal) Âne200-400 kg ChevalJusqu’à 1200 kg Bœuf500- 1000 kg (*) Adapté de Engineering in emergencies. Davis and Lambert. Intermediate Technology Publication Ltd. 1995, London and Handbook for emergencies. UNHCR. 1982, Geneva

Stratégies de transport (à l’intérieur du pays ou de la région)

Selon la situation et les besoins, nous pouvons identifier :

Transport de longue distance: quand le trajet se fait de la base d’expédition aux points de distribution ou d’emmagasinage secondaire.

Transport intermédiaire: dans les cas ou il faut transborder ou diviser le chargement à un point intermédiaire entre la base d’expédition et les sites de distribution ou d’emmagasinage secondaire.

Transport local: s’effectue à l’intérieur de la zone des opérations (par exemple, mobilisation locale des approvisionnements).
Conditions de transport

Le type et la quantité du transport nécessaire, dépend de :

Nature et quantité du chargement à transporter.
Destination: distance, moyen d’accès au lieu de livraison (air, eau, terre), conditions des voies d’accès
Urgence de la livraison

Le  REF _Ref473083509 \h Tableau 3 offre un moyen simple pour calculer la quantité de véhicules, (des camions, des barques ou des avions), qui seront nécessaires pour transporter un chargement ayant un poids et en un temps, donnés. Dans ce tableau, les chiffres sont calculés à partir du poids du chargement, mais il ne faut pas oublier de tenir compte de la variable, volume du chargement.

Tableau  SEQ Tableau \* ARABIC 3: Calcul des quantités de véhicules nécessaires (*)
Etapes du calcul:

Combien de tonnes de chargement devons nous bouger ? en combien de temps ?
Combien de temps met un véhicule pour faire l’aller et le retour entre le site d’expédition et le site de réception? (Ne pas surestimer la rapidité et inclure le temps de chargement et de déchargement)
Quelle est capacité des véhicules?

N°. de possibles voyages par véhicule = période
Temps aller et retour

N°. de chargements = tonnage total
Capacité du véhicule

N°. de véhicules = N°. de chargements
N°ode possibles voyages/véhicules
Rajouter 25% de temps par voyage.
(*) Informations recueillies dans Engineering in emergencies. Davis and Lambert. Intermediate Technology Publication Ltd. 1995, London. 

Transport international

Le commerce et le transport international de biens sont régis par une série de conditions décrites par les Termes du Commerce International, connus sous le nom d’Incoterms. Les plus connus sont le CIF, dans lequel le prix d’achat couvre le coût (Cost), l’assurance (Insurance) et le fret (Freight); le FOB (Free On Board) dans lequel le prix couvre le coût et le dépôt des matériels sur l’embarcation qui effectuera le transport, et le ExU (ex works) dans lequel le prix couvre seulement la valeur du matériel déposé dans les installations du vendeur.

Les  REF _Ref473083638 \h Tableau 4 et  REF _Ref473084109 \h Tableau 5 suivants, décrivent les différentes caractéristiques de ces termes commerciaux, qui régiront également le transport du chargement humanitaire quand il se fera en utilisant une entreprise de transport.


Tableau  SEQ Tableau \* ARABIC 4: Explication des terminologies communes de transport INCOTERMS (*)
IncotermsResponsabilité de l’exportateur
(vendeur) Lieu de livraisonTransfert de risques/propriété du vendeur à l’acheteurExW
Ex WorksTous les coûts sont à la charge de l’acheteur, inclue les frais de préparation et empaquetage pour l’embarquement, sauf accord différent. Dans les installations ou entrepôts du vendeur. Quand le vendeur livre les biens à l’acheteur selon les termes du contrat. FCA
Free CarrierTous les coûts de chargement des biens dans n’importe quel transport. L’acheteur paye les frais ultérieurs de fret et assurances.Au lieu convenu du chargement. Quand le chargement est livré sous la surveillance du transporteur au lieu convenu. FAS
Free Alongside ShipTous les coûts pour la livraison des biens avec l’embarcation au lieu du chargement. L’acheteur paye les frais ultérieurs de fret et assurances. Sous la grue de l’embarcationQuand les biens sont libres à coté de l’embarcation au lieu d’accostage et au port convenu. FOB
Free On BoardTous les frais, obligations portuaires, etc, jusqu’à ce que les biens soient chargés à bord. Les coûts de fret et assurances ultérieurs sont à la charge de l’acheteur. Sur le lieu de transport, une fois qu’ils sont chargés et sûrs. A bord du transport sur le lieu du chargement. CFR
Cost and FreightLe fret et autres coûts ajoutés jusqu’à la destination convenue, seulement. L’assurance est à la charge de l’acheteur. Sur le port de déchargement mentionné lorsque l’acheteur reçoit la connaissance de l’embarquement. A bord du transport sur le lieu du chargementCPT
Carriage Paid ToTous les frais encourus pour la livraison des biens à la destination mentionnée, excepté les assurances. Sur le lieu de destination convenu, à bord du transport.Quand le vendeur livre les biens sous la surveillance du premier transporteur. DES
Delivered Ex ShipLes coûts jusqu’à la destination convenue, à bord du transport. L’acheteur paye les frais de déchargement et les impôts. Sur le port de déchargement convenu, à bord du transport. A bord, sur le port de déchargement convenu. DAF
Delivered at FrontierTous les frais pour la livraison des biens au lieu de frontière nommé, en incluant les assurances mais pas les impôts (camions et train) A la frontière. Au point de livraison convenu. A la frontière. Au point de livraison convenu. DEQ
Delivered ex QuayTous les coûts jusqu’au port de destination convenu, en incluant déchargement et impôts. Sur le port de déchargement nommé, sur le quai ou la jetée. Sur le port de déchargement accessible pour l’acheteur, sur le quai ou la jetée DDP
Delivered Duty PaidTous les coûts jusqu’au port de destination convenu, en incluant les assurances. A la destination convenue, a bord du transportA la destination convenueCIF: Cost, Insurance, FreightTous les coûts nécessaires à la livraison des biens au lieu de destination mentionné, en incluant les assurances maritimes Sur le port de déchargement nommé (ou autre destination convenue) A bord, sur le port de chargementCIP: Carriage & Insurance Paid toIdem que le DDP mais le vendeur est en plus responsable d’assurer les biens Au lieu de destination convenu. A bord du transport Quand le vendeur livre les biens sous la surveillance du premier transporteur DDU
Delivered Duty UnpaidTous les coûts nécessaires à la livraison des biens au lieu de destination mentionné, en incluant les assurances mais pas les impôtsAu lieu de destination convenu. A bord du transport Au lieu de destination convenu. (*) Source: Handbook for Delegates. International Federation of the Red Cross and Red Crescent Societies
Tableau  SEQ Tableau \* ARABIC 5: Termes communs de transport et responsabilités vendeur / acheteur.
IncotermsDescriptionCoûts, chargement, train et camion Fret train et camionCoûts de chargement air/merFrets air/mer AssurancesL’acheteur paye aussi EXW
Ex WorksBiens disponibles dans les installations du vendeurPayés par l’acheteurPayés par l’acheteurPayés par l’acheteurPayés par l’acheteurPayés par l’acheteurTous les coûts ultérieursFCA
Free CarrierBiens déposés dans le transportPayés par l’acheteurPayés par l’acheteurPayés par l’acheteurPayés par l’acheteurPayés par l’acheteurTous les coûts ultérieursFAS: Free Alongside ShipBiens déposés à coté de l’embarcation Payés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par l’acheteurPayés par l’acheteurTous les coûts ultérieursFOB
Free On BoardBiens disponibles une fois chargés à bordPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par l’acheteurPayés par l’acheteurTous les coûts ultérieursCFR
Cost and FreightBiens livrés au lieu de destination convenuPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par l’acheteurTous les coûts ultérieursCPT
Carriage Paid ToLivrés au lieu de destination convenu. Tous les coûts sont payés sauf les assurances. Payés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par l’acheteurTous les coûts ultérieursDES
Delivered Ex ShipTous les coûts sont payés jusqu’au port de destination, à bord du transport. Payés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurDéchargements, impôts et coûts ultérieurs. DAF
Delivered at FrontierBiens libres au lieu de frontière convenu, impôts à payerPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurRechargement et coûts ultérieursDEQ
Delivered ex QuayTous les coûts jusqu’au quai du port de destination. Payés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurTous les coûts ultérieursCIF
Cost, Insurance, FreightLivrés au port de destination convenu, assurances maritimes payées. Payés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurTous les coûts ultérieursCIP
Carriage& Insurance Paid toLivrés au lieu de destination convenu. Tous les coûts sont payés. Payés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurDéchargements et coûts ultérieurs. DDU
Delivered Duty UnpaidLivrés au lieu de destination convenu. Tous les coûts sont payés sauf les impôts. Payés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurImpôts, déchargements et coûts ultérieurs. DDP
Delivered Duty PaidLivrés au lieu de destination convenu. Tous les coûts sont payés. Payés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurPayés par le vendeurDéchargements et coûts ultérieurs. (*) Informations recueillies dans Handbook for Delegates. International Federation of the Red Cross and Red Crescent Societies
Chargement, transport et déchargement

Il faut prendre quelques mesures de base pour assurer un transport et un arrivage sûr des approvisionnements:

Taille, poids et type de paquet: les paquets les plus lourds vont sur le sol du véhicule et les plus légers, ceux qui sont fragiles ou dont les paquets sont faibles vont au-dessus. Dans le cas des livraisons partielles en des points intermédiaires, les paquets qui sont déchargés en premiers doivent être chargés en derniers, pour qu’ils soient plus proches de la sortie. Les paquets doivent être chargés de façon à repartir le poids sur la plate-forme du véhicule.

Transport des provisions: il faut prendre des mesures pour protéger le chargement contre les problèmes dus au transport ou à la manipulation, contre les intempéries, les vols, etc… Dans le cas des véhicules ouverts, le chargement doit être couvert avec une bâche ou un plastique. Le chargement doit être immobilisé avec des cordes pour éviter qu’il ne se déplace, ce qui pourrait endommager des paquets ou déstabiliser le véhicule. Il faut tenir compte l’utilisation d’équipement adéquat lorsque sont transportées des denrées qui ont besoin d’une chaîne de froid.

Déchargement des provisions: Il faut prévoir un endroit convenable et une équipe de personnes pour le déchargement des véhicules. En général sur le terrain on ne dispose pas d’équipement hydraulique pour la manipulation des chargements. Quelques fois, on peut utiliser des pneus pour laisser tomber les paquets trop lourds pour être descendus à bras d’homme. Les pneus auront un effet d’amortisseur qui minimisera la chute et les dégâts occasionnés aux paquets.

Supervision et contrôle: Tant au moment du chargement comme au déchargement des véhicules, il faut exercer une supervision et un contrôle pour éviter la manipulation inadéquate des paquets, et pour compter ce qui à été chargé et ce qui à été déchargé.


Contrôle du parc automobile

Lorsque cela est possible, il vaut toujours mieux engager une compagnie au lieu de diriger un parc automobile, ce qui est délicat et compliqué. Mais si l’on a la charge d’une flottille, il faut garantir les bonnes conditions mécaniques et établir des mesures d’entretien et de contrôle. L’utilisation de formulaires pour enregistrer ces contrôles est essentielle, tel que le responsable du véhicule, le contrôle des services mécaniques, le kilométrage, la consommation de carburant, les itinéraires, etc.

De la même façon, il est préférable d’établir une politique du type “un véhicule, un chauffeur”, pour assigner des responsabilités d’entretien et de contrôle de chaque véhicule à une seule personne. La détérioration des véhicules a tendance à être plus élevée lorsqu’il est utilisé par plusieurs personnes et qu’aucune d’elles n’assume les taches de nettoyage et d’entretien.
Carburant et lubrifiant: calcul de consommation, approvisionnement et contrôle

Le carburant est un bien très recherché de tout temps, mais plus particulièrement en temps de pénuries comme pendant les urgences. Il faut établir dés le début un control méticuleux de la consommation des véhicules en fonction des trajets effectués. Chaque véhicule doit avoir sa carte de consommation. Il faut identifier les points d’approvisionnement en carburant pour les longs trajets. De la même façon, les carburants doivent être contrôlés au moyen des registres de services et entretien des véhicules.

Le  REF _Ref473084227 \h Tableau 6 montre des moyennes de consommations de quelques types de véhicules. Ces moyennes peuvent varier en fonction des caractéristiques de la route, de la quantité de chargement transporté, de la vitesse de déplacement, etc.

Tableau  SEQ Tableau \* ARABIC 6: Moyenne de consommation de véhicules pour 100 km (*)
Moteur à essence
Moteur dieselVoiture tourisme8-12 litresPickup simple10-13 litresPick up 14-17 litresPickup van 4x4 13-16 litresLand Cruiser21-27 litresLand Cruiser14-17 litresMinibus15-18 litresPetit camion (3.5 a 8 tonnes)18-28 litres
Grands Camions35-50 litres(*) Informations recueillies dans Supplies and food handbook. UNHCR

Il faut éviter de transporter du carburant dans les véhicules qui transportent déjà d’autres approvisionnements, mais si cela est inévitable, il faut que celui-ci voyage bien séparé des autres marchandises.

Matériels dangereux

On appelle matériel dangereux tous ceux qui, bien qu’utiles pour les activités humaines (carburant, chlore, gaz domestique, oxygène...) représentent de part leur composition chimique un danger (incendies, explosions, empoisonnement, lésions...) pour les personnes. Ils doivent être transportés séparément des produits de consommation humaine. Il faut vérifier la compatibilité des produits chimiques ou autres qui sont transportés ensembles, pour éviter le danger d’une réaction pendant le voyage. Comme norme de sécurité, le carburant ne doit pas être transporté dans les récipients métalliques, mais si cela est le cas, il faut qu’il soit isolé du sol, des murs métalliques et entre eux pour éviter une combustion par friction. Bien souvent, les transports aériens ne permettent pas le chargement de carburant dans aucun type de récipient, et ont une série de restrictions pour le transport de produits chimiques. Les récipients contenant de type de produits doivent être méticuleusement révisés pour localiser et éviter tout type de fuite ou d’écoulement.

Mesures de sécurité des transports

Il faut bien tenir compte des conditions mécaniques et d’entretien général des véhicules utilisés pour les opérations de transports.

Il faut établir des consignes de sécurité pour la route, pour protéger le personnel et les approvisionnements, tel que des normes de comportement du personnel, les vitesses maximales, les heures de routes et de repos, la relation avec les autorités militaires, etc.

Du point de vue de la sécurité, il vaut mieux voyager de jour que de nuit.

En tenant compte des situations particulières, il faut déterminer s’il est nécessaire d’escorter le ou les véhicules.

Les véhicules doivent avoir un moyen de communication qui leur permette d’établir le contact entre eux et avec les points de départ et d’arrivée.

En fonction de la situation il faut décider s’il est convenable que les véhicules avec des provisions soient identifiables ou non. Dans certaines circonstances (vols, pillages, confidentialité...) cela pourrait être non recommandable.

Les conducteurs doivent avoir une copie des manifestes de chargement et une autorisation officielle pour le transport des biens cités, afin de pouvoir le montrer aux autorités s’ils sont demandés en route.

Les occupants, les véhicules et le chargement doivent tous avoir leurs papiers en règle.

Passage de frontières: il faut faire les arrangements préalables avec les autorités (de chaque pays) pour passer des frontières avec des approvisionnements. Il faut s’assurer que les chauffeurs ou le personnel qui accompagne le chargement n’a pas d’incompatibilité avec l’autre pays (conflits international, tensions …).


Organisation des convois et détermination des routes

Dans la mesure du possible, il est préférable d’éviter les convois. Les véhicules individuels se déplacent plus rapidement.

Cependant, pour de longues distances et pour des raisons de sécurité, il est possible d’organiser de petits groupes de véhicules, qui seront placés sous la responsabilité d’une personne capable de maintenir la discipline et de prendre des décisions en cas de problèmes (imperfections, accidents, sécurité…)

En cas d’évacuation ou de transport de personnes, le convoi doit se munir d’une escorte médicale.

La sélection des routes dépend du transport avec lequel on compte, l’urgence de la livraison, l’itinéraire des livraisons (livraisons à des points intermédiaires par exemple), etc.…

Il faut au préalable, identifier des points d’aide le long de la route sélectionnée (combustible, nourriture, service mécanique…). De même, il faut identifier les secteurs critiques, en matière de sécurité, par exemple, routes en mauvaises conditions éboulements, zones d’agressions, etc.

Dans tous les cas, le personnel du convoi doit toujours emmener avec lui, des outils de base pour faire face à des situations sur la route, et des produits personnels de “survie”, en commençant par de l’eau, des produits alimentaires et d’autres produits de base pour son bien être et sa protection

Il faut coordonner à l’avance les autorisations de passage par des zones de transit limité.

Tous les changements ou situation spéciales qui se présentent sur la route, doivent être communiqués immédiatement à la base la plus proche, que ce soit le point de départ ou d’arrivée.

Gestion d’une opération de vols charter

Cette opération demande beaucoup de préparation et de temps, et il faut désigner une personne chargée de ce travail, de préférence, quelqu’un qui ait de l’expérience dans ce domaine. De toutes manières, voici quelques points importants à savoir:

Lieu d’atterrissage: l’idéal serait de pouvoir compter sur un aéroport, mais ce n’est pas toujours possible. Il faut trouver un bon endroit pour l’atterrissage. La longueur et la largeur du site, doivent être adéquates au type d’avion qui va atterrir. Les conditions du terrain, doivent être vérifiées et les réparations ou modifications minimums doivent être faites pour assurer un atterrissage sûr

Toute l’information sur les caractéristiques (longueur, largeur, matériel de construction, orientation, lieu) et services (illumination, combustible...) du site d’atterrissage ainsi que d’autres détails importants tels que l’état du temps dans la zone ou des informations sur les aspects de sécurité doivent être transmises aux responsables des appareils.

Préparation à l’arrivée: tous les détails sur les formalités pour les autorisations d’atterrissage doivent être vérifiés avec les autorités locales (s’il y en a …) Il est nécessaire de déterminer quel type d’appui et d’équipement terrestre il faut pour l’atterrissage et prévoir de la main d’œuvre pour le déchargement de l’appareil. Il est important de savoir si l’appareil doit se réapprovisionner en combustible, ce qui peut poser un problème dans la mesure ou il n’y a pas toujours le combustible qu’utilisent les appareils ou l’équipement pour le réapprovisionner.

Date et heure d’arrivée: Elles doivent être clairement établies. Pour éviter les confusions entre AM et PM, il est préférable d’utiliser le système des 24 heures, dans lequel 1pm se dit 13:00 heures, 2pm se dit 14:00 heures, et ainsi de suite.

Sécurité pour l’atterrissage: Le responsable de l’opération ou la personne qu’il aura désigné doit être à l’endroit de l’atterrissage au moins une heure avant l’arrivée du vol, pour vérifier les conditions et éliminer n’importe quel obstacle (personnes, animaux, objets…) pour assurer un atterrissage sûr.

Capacité des avions: Le type d’avion que nous pourrons utiliser va dépendre d’une série de facteurs qui vont de notre capacité financière pour louer un appareil, jusqu’au type de piste d’atterrissage que nous aurons trouvé, en passant par la quantité et le type de chargement que nous voulons mobiliser. Le  REF _Ref473084430 \h Tableau 7 montre la capacité de transport et les besoins de longueur de piste de certains appareils.

Tableau  SEQ Tableau \* ARABIC 7: Capacité moyenne de chargement de certains appareils (*)

Type d’avionCapacité de chargementBesoins de piste
B747100 MT/460 m33000 mDC10/30F65 MT/340 m33000 mDC8/63F44 MT/240 m32300 mB707/320C40 MT/165 m32100 mCL4426 MT/180 m31900 mL-100-30 Hercules21 MT/120m31500 mDC9/33F et B737/20014 MT/105 m31700 mDC33 MT/40 m31200 m(*) Informations recueillies dans Emergency handbook. UNHCR. 1982, Geneva

Le stockage

C’est la protection des approvisionnements suivant un système organisé, jusqu’à leur livraison pour être distribués, et la prévision de réserves pour des besoins ultérieurs.

Types d’entrepôt

De part leur fonction nous en distinguons trois types, bien que dans la réalité du terrain il ne s’agisse pas toujours de trois entrepôts séparés, mais plutôt de secteurs dans un seul entrepôt, du à plusieurs facteurs tels que le type des approvisionnements, la taille et la durée de l’opération, et surtout de la disponibilité d’espace.

Entrepôt général d’expédition (d’envoi): C’est le type d’entrepôt dans lequel les produits sont emmagasinés pour de longues périodes ou en attente d’être envoyés sur le terrain, ou dans un entrepôt secondaire. En général ils sont situés à la capitale ou en des points centraux d’une région déterminée.

Entrepôt de rotation lente: C’est l’endroit dans lequel l’on entrepose les articles non urgents, en réserve ou qui ne sont pas de consommation fréquente, tel les pièces détachées, les équipements, les outils, etc.

Entrepôt de rotation rapide: ce sont ceux d’expéditions de produits quotidiennes ou fréquentes.

Décision de la taille nécessaire des entrepôts.

La taille des entrepôts nécessaire dépend de la quantité des approvisionnements attendus, bien qu’il soit toujours préférable de compter sur plus d’espace que le nécessaire. Normalement, 70% de l’espace est utilisé pour entreposer, les 30% restant étant utilisés pour le travail (zones de mouvements, zones d’emballage, d’accès, …).

Le  REF _Ref473084497 \h Tableau 8 offre un exemple pour calculer les besoins en espace nécessaires pour une quantité connue des approvisionnements.

Tableau  SEQ Tableau \* ARABIC 8: Décision de la capacité de stockage nécessaire (*)
Il faut savoirExemplesPopulation à être servieArrivée attendue de 30,000 personnesDistribution proposée
Une tente par famille (moyenne de 6 personnes par familles)Fréquence de distributionUne foisPériode de besoin de l’article 3 moisPoids / Unité de volume des biens1TM= 25 tentes = 5m3Réserve d’approvisionnement10%
Calculs

Quantité de tentes à stocker = 30,000 = 5,000 + 10% = 5,500 tentes
6

Volume des tentes = 5,500 x 5 m3 = 1,100 m3
25

Pour une hauteur de 2 mètres, l’aire au sol nécessaire = 1,100m3 = 550m2
2m

Charge au sol = 5,500 tentes = 220TM
25 tentes/TM

220MT = 0.4TM o 400 kg/ m2 (acceptable)
550 m2

Calculez 550 m2 + 20% pour l’accès et la ventilation = 660 m2 de sol
(*) Source : Supplies and Food Aid Field Handbook. UNHCR. Geneva, June 1989


Choix de l’endroit

Bien souvent dans les situations d’urgence nous n’avons pas beaucoup de choix quand à l’endroit pour le stockage des approvisionnements, mais au moment de choisir il faut tenir compte de quelque concept minimum:

Type de provision qu’est-ce qui va être stocké: les médicaments et les aliments ont besoin d’un endroit frais, sec et ventilé. Certains auront même besoin d’une température contrôlée. D’autres articles, comme les vêtements, l’équipement, le matériel ont des besoins plus flexibles. Dans la plupart des cas, il nous faut stocker des approvisionnements de divers types dans un même entrepôt.

Convenance de l’endroit: taille, capacité et possibilités d’agrandissement de l’espace utile. Ventilation, illumination, accessibilité pour les transports, positionnement par rapport à la zone des opérations. Comme il a été dit au-dessus, il vaut toujours mieux disposer d’un endroit plus grand que nécessaire plutôt que plus petit.

Conditions de sécurité internes (structurales et non structurales): Dans l’idéal, il faut compter avec des structures en ciment qui soient en bonnes conditions de conservation et d’entretien (ou au moins qui n’est pas besoin de grandes réparations pour devenir fonctionnel). Il doit y avoir un toit et des portes, une bonne ventilation, une illumination adéquate et être accessible aux transports.

Conditions de sécurité externes (topographie, et environnement social): Vérifier les dangers naturels (possibilités d’inondations, de glissements de terrain …). Les eaux stagnantes, les poubelles, les mauvaises herbes et toute autre déficience environnementale aux alentours de l’endroit doivent être éliminées avant son utilisation. L’environnement social doit être pris en compte pour déterminer de possibles problèmes de sécurité.

Organisation et gestion de l’entrepôt

Personnel de l’entrepôt:
Seulement une personne responsable de l’administration. Il faudra une équipe d’entretien pour manipuler les approvisionnements dans l’entrepôt (déchargement, chargement, déplacement…). L’équipe d’entretien pourra être composée de volontaires d’organisations, du village ou même des bénéficiaires. On peut également appliquer la modalité de dons d’aliment contre travail. Ces situations aident à réduire les coûts opérationnels, mais ne sont pas exempt de problèmes liés à la sécurité des provisions et à la non stabilité du personnel. Dans tous les cas, l’administrateur doit quand à lui être payé, du fait de la nature de ses fonctions et responsabilités. Un garde (vigile) est aussi nécessaire.

Équipement et matériel pour les entrepôts:


Indispensable: eau, électricité ou générateur, estrades, outils pour ouvrir/fermer des caisses, trousse de secours, extincteurs types ABC, papiers et formulaires pour le contrôle, matériel et produits de nettoyage, portes avec clés …

Souhaitable: étiquettes, ruban adhésif pour paquets, balances, équipement de réfrigération, équipement hydraulique de chargement, chariots, tables de conversions de poids et mesures, mètre, échelles, étagères…

De tout cela, tout ce qui sera possible, en tenant compte des conditions!


Règles de base de l’entrepôt:

Ne jamais mélanger des produits de différentes natures dans la même pile, palette ou lot.

Les produits inflammables et les produits dangereux ne doivent pas être stockés dans l’entrepôt général.

Stocker les aliments et autres produits de consommation humaine séparément ou le plus loin possible des produits chimiques.


Empilement des produits:

Le sol doit être propre et sec avant d’empiler des provisions.

Pour éviter l’humidité et d’autres inconvénients, les produits ne doivent pas être en contact direct avec le sol ou les murs. Il faut utiliser des palettes ou des estrades. Les approvisionnements doivent être empilés ensemble selon leur nature.

Le haut de la pile doit prendre en compte la résistances des matériaux d’emballage (ou les instructions des caisses, s’il y en a).

S’il y a des fenêtres, la hauteur et la distance entre les piles doivent être telles qu’elles ne bloquent pas l’illumination naturelle et la ventilation.

La distance entre les piles doit être entre 0,70 m à 1 m pour permettre le mouvement des personnes dans leur tache d’entretien, contrôle ou manipulation, ou le passage avec des équipements hydrauliques s’il y en a. Il faut aussi assurer la libre circulation de l’air.


Zones de mouvement et secteurs spécifiques:

Pour que l’entrepôt soit plus fonctionnel et pratique, il est recommandé d’y identifier des zones de mouvement et des secteurs spécifiques.

Zone d’arrivée: pour gérer les provisions qui entrent (pour ouvrir, contrôler les contenus, sélectionner...) avant de les stocker.

Zone de livraison: pour y placer les provisions qui sont prêtes à être livrées. Ces provisions doivent être empilées sur les palettes séparées et étiquetées en fonction de leur destination.

Zone de stockage: ou l’on garde le matériel ou approvisionnements sans destination immédiate. Cette zone est divisée en fonction du type d’approvisionnement (aliments, vêtements, affaires personnelles, produits médicaux…)

Secteur d’emballage et de préparation des livraisons: ou l’on prépare les envois qui seront livrés. Les caisses vides et le matériel d’emballage réutilisable se range aussi dans ce secteur.

Secteur administratif, qui peut être un simple bureau avec une armoire à dossier (métallique, à clé) pour les taches de gestion administrative.

Contrôle et suivi (monitoring)

Nous devons garantir que les fournitures seront utilisées par ceux qui en ont vraiment besoin et diminuer au minimum les pertes et déviations. Quelques mesures dans ce sens sont:

Seulement le personnel à charge peut avoir un libre accès aux installations de l’entrepôt.

Une surveillance de jour comme de nuit est à recommander.

Il faut établir les niveaux minimums, maximums et de nouvelle demande des approvisionnements de l’entrepôt. Ces niveaux sont généralement différents en fonction du type de fournitures et de leur rythme de rotation qu’elles peuvent avoir.

Chaque nouvelle arrivée de provisions doit être enregistrée dans l’inventaire. Même les produits qui ne sont pas entré immédiatement ou en mauvais état doivent être enregistrés comme tel.

Il faut établir des procédures claires et strictes pour le contrôle des entrées et des sorties des approvisionnements.

Les livraisons de provisions se feront uniquement après présentation d’autorisations dûment signées par les personnes correspondantes.

Faire des inventaires fréquents et garder à jour les cartes de contrôle et les inventaires imprimés.

Enregistrement et contrôle clair et actualisé des pertes et certificats de destruction (produits périmés ou détériorés). Normalement, l’enlèvement et la destruction de médicaments périmés ou détériorés ne peut se faire que sous la supervision d’un professionnel ou d’une autorité compétente, selon le cas et le type de médicaments, ce qui doit figurer sur l’acte de destruction.

Il faut garder le contrôle des dates d’entrée et de péremption des fournitures pour éviter les partes par caducité dans l’entrepôt.

Il doit exister des formulaires pour l’enregistrement de tous les mouvements dans l’entrepôt, comme les entrées, sorties, commandes, livraisons, etc. Ces formulaires doivent être numérotés de façon consécutive, et doivent inclure la date et les données des personnes mêlées au processus.


Réception et livraison

Il faut organiser dans l’entrepôt des secteurs d’emballage et de livraison, comme expliqué précédemment.

Tout chargement qui entre dans l’entrepôt doit être vérifié (quantité, qualité) et doit correspondre aux papiers qui l’accompagnent. Une fois la vérification conforme, il doit être immédiatement enregistré dans l’inventaire.

Lorsque l’on reçoit des aliments (par exemple des céréales, du lait en poudre, du sucre…), il faut vérifier leur état et s’ils ont besoin d’un traitement. Si une quelconque contamination est constatée dans les produits qui entrent, ceux-ci ne doivent pas être stockés avec les produits propres. Le traitement doit être fait par une personne entraînée.

Les produits ayant leur emballage abîmé ou détérioré devront être remballés ou distribués le plus tôt possible, en vérifiant toutefois que l’emballage abîmé ne contribue pas à un danger pour la consommation humaine.

Ne jamais remballer des produits d’utilisation ou de consommation humaine dans des récipients ayant contenu des matières inflammables, des substances chimiques et en général des produits qui peuvent représenter un danger pour la santé.

La rotation des produits se fait selon le principe « premier entré, premier sorti”: les produits qui sont restés plus longtemps dans l’entrepôt ou dont la date de péremption est plus proche doivent être placés en face pour être les premiers distribués, et les articles qui arrivent sont placés derrière, en attente de leur tour. En cas de date identique de péremption, les articles qui sont dans l’entrepôt depuis le plus longtemps partent les premiers.

Il faut établir des procédures et des outils clairs (formulaires d’autorisation, reçus...). Ceux-ci doivent être clairement compris par la personne qui a la charge de faire les livraisons.


Chaîne du froid

Certains médicaments et produits médicaux doivent être conservés à une température fraîche et stable. Si nous devons emmagasiner ce type de produits, il est indispensable d’avoir un équipement de réfrigération adéquat, une source sûre d’électricité et une source alternative en cas de coupures d’électricité. La plupart de ces équipements de réfrigération peuvent fonctionner avec une batterie quand il n’y a pas d’électricité, et dans ce cas, celle-ci doit être rechargée régulièrement; il faudra donc désigner des responsables pour cette tache.


Maintenance et mesures d’hygiène

Maintenance: Il est nécessaire de réaliser régulièrement des inspections des conditions de l’immeuble, spécialement des installations électriques, serrures, toiture et structure physique des installations en général. Toute réparation doit être faite le plus vite possible pour éviter que les dommages ne s’empirent.

Hygiène: les environs et l’entrepôt doivent rester propres. Il faut éviter l’accumulation de déchets ou de matériels non contrôlés. Les eaux stagnantes, les mauvaises herbes et tout autre type d’élément pouvant favoriser la prolifération d’insectes et de rongeurs, doivent être éliminés.

Un plan de nettoyage de l’entrepôt doit être établi, incluant le nettoyage journalier et général de l’entrepôt, l’inspection périodique et complète des arrimages, des coins et secteurs de l’immeuble. Il est aussi nécessaire d’établir un plan de gestion et de disposition des déchets solides, des fournitures détériorées, du matériel d’emballage, des récipients vides, etc.

La principale mesure pour éviter les infections est la prévention. L’accès des animaux à l’entrepôt est interdit. Il ne faut pas mélanger des aliments infectés avec d’autres produits alimentaires. La fumigation et les mesures chimiques sont des pratiques communes pour lutter contre les pestes dans l’entrepôt, mais elles doivent être réalisées par des personnes spécialistes en la matière.

Magasinage des matériels dangereux

Ils doivent être gardés dans un endroit qui ne soit pas l’entrepôt général. Si cela n’est pas possible ils devront être le plus loin possible des articles de consommation humaine.

Il existe une série de normes et de régulations concernant l’identification, la manipulation le transport et l’entreposage de ces substances avec lesquelles la personne chargée de l’entrepôt doit être familiarisé. Elles devront être identifiées avec des étiquettes standardisées selon leur nature.

Mesures de sécurité

L’entrepôt doit être un endroit sûr pour les provisions et pour les personnes qui y travaillent. Pour cela, des mesures de sécurité du travail doivent être appliquées:

On ne fume pas dans l’entrepôt.

Tout le personnel doit être informé des dangers et de mesures de sécurité pour éviter les accidents.

Le personnel de maintenance doit utiliser des protections pour les épaules et les mains lorsqu’il manipule des paquets, ainsi que n’importe quel équipement de protection et outils nécessaires à l’accomplissement des taches.

Il faut installer des marques et des signes visibles pour signaler la présence de produits dangereux.

Extincteurs et équipements de premiers secours doivent être disposés à des endroits visibles, accessibles et doivent être actualisés.


Construction d’un entrepôt temporel

S’il n’y a pas de structure appropriée pour installer l’entrepôt (par exemple, campement de réfugiés ou de personnes déplacées), il est possible de construire un site temporel d’entreposage, avec du matériel dur (bois, plaques métalliques pour toit…) ou en plastique renforcé du type de celui utilisé par Médecins Sans Frontières et OFDA. De toute façon, il faut observer les mêmes conditions que celles mentionnées au dessus, pour ce qui concerne l’endroit du site et la convenance.

La distribution

Le grand objectif de la gestion des provisions humanitaires, est de distribuer l’aide entre les personnes affectées par le désastre ou les organisations chargées de sa gestion, pour procurer une livraison proportionnelle, égalitaire et contrôlée afin d’éviter les abus et les pertes.

Principes de base:

La distribution ne peut être une action généralisée et non discriminée, mais au contraire elle doit être proportionnelle et contrôlée. Quelques principes de base à respecter lorsque l’on conduit des actions de distribution:

L’appartenance politique, ethnique, religieuse, la nationalité, ni aucun autre jugement discriminatoire ne peuvent être un critère d’élection des bénéficiaires de l’aide humanitaire.

Dans la phase d’urgence, il ne faut distribuer que les produits et les articles strictement nécessaires pour couvrir les besoins de base de survie ou de conditions de vie de la population touchée.

L’aide doit être donnée uniquement aux personnes qui en ont réellement besoin et selon leurs besoins.

L’aide est destinée à appuyer les personnes se trouvant dans une situation d’interruption soudaine de leur capacité d’approvisionnement. C’est pour cela qu’elle doit être immédiate, car elle couvre les moments de besoins critiques.

Elle est complémentaire. Elle ne prétend pas résoudre tous les problèmes de la population mais les aider à résoudre les plus urgents et vitaux, ainsi qu’à compléter l’effort que réalisent les personnes affectées pour réussir à survivre.

Doit être pertinente et appropriée, et doit s’adapter aux coutumes locales et aux caractéristiques de l’environnement.

Est temporelle. Il faut éviter l’aide à long terme qui génère une dépendance de l’aide étrangère et ne stimule pas la récupération économique de l’aire touchée. Même dans le cas de populations déplacées qui auront besoin de l’aide pendant une période plus longue, il faut générer une aide qui promeuve l’autosuffisance et un rapide retour à la normale.


Responsabilité et critères

Une action de distribution ne doit pas commencer avant d’être sûrs que notre organisation a la capacité d’affronter les conditions d’organisation que demande une opération de ce type, les critères de sélection des bénéficiaires, de distribution et les procédures qui vont être utilisés doivent être clairement définis.

En situations de pénuries et dans certains contextes politiques ou militaires, les ressources et provisions se convertissent en une source de pouvoir et de contrôle pour les groupes qui en ont un meilleur accès. Les politiques et autres secteurs intéressés, tentent fréquemment de contrôler la distribution, soit pour étayer leur image publique ou pour qu’elle bénéficie à des groupes particuliers. Certains groupes ou individus pourraient essayer de s’arroger la représentation de la population affectée et usurper l’aide, d’autres pour diverses raisons ne pourraient arriver jusqu’aux centres de distribution.

Pour cette raison, l’équité dans la distribution ainsi que la protection des provisions sont fondamentales pour éviter que l’aide ne se convertisse en un couteau à double tranchant, dû au fait de la distorsion et d’une gestion peu scrupuleuse.


Systèmes de distribution

Les systèmes de distribution peuvent varier selon la situation et les conditions particulières de la population affectée (par exemple, si ce sont des réfugiés ou déplacés de leur communauté ou si ce sont des sinistrés mais qui sont encore établis dans leur aire d’habitation) et la capacité réelle de notre organisation de se charger de la distribution. L’aide peut être distribuée directement aux bénéficiaires ou par le biais d’intermédiaires choisis pour cette tâche.

Distribution directe

Il faut avoir une bonne connaissance de l’environnement physique et social de la population et une bonne capacité logistique, administrative et d’infrastructure. Cela permet un contrôle direct des dons mais peut s’avérer extrêmement complexe si l’on ne peut compter sur les capacités mentionnées et le personnel expérimenté. Quelques aspects de base à prendre en compte:

Lorsque l’on fait de la distribution dans une zone que l’on ne connaît pas, il est très important d’identifier les personnes ayant une bonne connaissance de la région et de la communauté qui puisse guider et faciliter l’accès et les contacts. Mais il faut rester prudent pour éviter de tomber entre les mains de personnes qui pourraient manipuler ou tirer un profit personnel ou pour un groupe déterminé.

Il est également très important d’identifier les dirigeants, dirigeants et organisations représentatives de la population bénéficiaire, pour coordonner dans la mesure du possible les efforts, en faisant attention de ne pas perdre ni son autonomie ni le contrôle des actions.

Le fait d’identifier l’existence de groupes de pression au sein de la population bénéficiaire, ainsi que d’essayer de comprendre le plus rapidement possible les dynamiques locales de relation et antagonismes, nous permettent de voir de possibles scénarios de conflits.

Il faut établir un système d’enregistrement et d’identification des bénéficiaires, de manière à faire un contrôle des livraisons.

Il est préférable de mener un registre par famille et non par individus. Il faut enregistrer la quantité de membres et les groupes qui la composent et de cette manière livrer l’aide de façon égalitaire et proportionnelle.

Il faut utiliser des billets, coupons, tickets de rations, reçus, bons etc. et d’autres moyens pour contrôler la distribution, qui devront être vérifiés au moment des livraisons.

Une marque visible (tampon, signature, etc.) doit être déposée sur le document de distribution pour certifier que la livraison a été réalisée et éviter les répétitions.

Les bénéficiaires doivent présenter l’identification convenue pour le retrait des provisions.

Le traitement des bénéficiaires doit être égal. Il faut à tout prix éviter de faire des exceptions, (les traitements préférentiels et envers les amis), car ce sont des sources de conflits et attentent à nos propres règles et à notre sécurité.

L’organisation doit prévoir des mesures pour éviter l’exclusion de personnes qui de par leur condition sont qualifiés comme entrant dans la catégorie des bénéficiaires mais qui pour diverses raisons n’ont pas accès aux points de distribution.

Il faut isoler ou démarquer les aires de distribution pour éviter les agglomérations qui sont autour ou le contact direct de la foule et des provisions.

Utiliser des méthodes d’organisation (fiches, files, horaires, haut-parleurs, etc.) pour réaliser les distributions.

Distribution indirecte

Lorsque l’on travaille sur des sites inconnus, il est très difficile pour une organisation non locale de faire une distribution qui convienne à tous, juste en peu de temps. Dans ces circonstances, il est très important de trouver une contrepartie locale, fiable, et qui connaisse la population et le site.

Cette méthode est plus facile et rapide, mais la destination finale des donations doit être très bien dirigée pour assurer la livraison aux populations affectées. De plus, elle sacrifie la visibilité, ce qui peut être très important pour certaines organisations. Lorsque l’on choisit ce mode de distribution, il faut :

Identifier une contrepartie fiable, présente sur le terrain, telles que les organisations communales, non gouvernementales, institutions sociales et autres organisations.

Il faut établir une série de critères, très clairs et en relation avec la nature et la politique de notre organisation, pour choisir la contrepartie sur le terrain et ainsi éviter une désignation peu appropriée.

Ne pas utiliser les organisations qui se trouvent en situation antagoniste ou en conflit avec la communauté ou avec d’autres organisations, ni les organisations ouvertement identifiées comme faisant partie d’un parti politique ou d’une faction militaire en conflit. De toutes les façons, ne pas avoir de traitement préférentiel avec elles, mais essayer d’avoir une relation équilibrée pour éviter des signalements partialité et s’économiser des problèmes de sécurité.

Établir dés le départ et conjointement, les accords d’action et des procédures de contrôle et de monitoring de la distribution et les rapports d’activités.

Le contact proche, le suivi et la rétro alimentation avec la contrepartie, ainsi que notre présence fréquente sur le terrain, sont essentiels pour appuyer leur travail et pour s’assurer que la distribution répond aux principes et standards de notre organisation.

Il faut faire un contrôle physique et documentaire des approvisionnements distribués et restants de manières périodique, et faire un monitoring sur le terrain des activités de distribution réalisées par la contrepartie.

Contrôle et monitoring de la distribution

Une des taches fondamentales des organisations est de réussir à ce que l’aide arrive aux victimes des désastres, et de ce fait éviter que les approvisionnements terminent en d’autres mains. Pour cela les composantes de contrôle et de monitoring doivent être présentes dans chacune des étapes de la gestion des approvisionnements, et plus spécialement dans la distribution.

Réaliser l’aide ou partager nos activités avec des contreparties sur le terrain, ne signifie pas les livrer à eux-mêmes. Ces contreparties ont besoin qu’il existe une relation proche de suivi fréquent, supervision et rétro alimentation. De la sorte, elles doivent présenter des rapports clairs sur l’utilisation des ressources qui leur ont été confiées pour qu’elles arrivent aux personnes affectées. Mais notre organisation est responsable de la fourniture des formulaires adéquats pour ces rapports et doit s’assurer que les rapports seront faits.

Évaluation d’une opération de gestion des approvisionnements humanitaires

La gestion des approvisionnements humanitaires ne peut pas être considérée comme une action isolée, sporadique ou spontanée. Elle doit faire partie d’un processus global de planification et de préparation, et cela a un sens, dans la mesure où elle contribue à modifier de manière positive la situation de besoin soudain dans laquelle se trouve une population affectée par un désastre.

Chaque intervention doit apporter des leçons qui aideront à corriger et à améliorer les méthodes, procédures et systèmes, et l’évaluation est la meilleure façon d’extraire de chaque expérience les aspects positifs et négatifs qui nous aident à réaliser ces changements.

Pour pouvoir évaluer la gestion des approvisionnements, il faut établir au début de l’opération une série d’objectifs qui seront les indicateurs de l’impact ou des résultats obtenus.

Types d’évaluation

L’évaluation peut être interne, faite par des personnes liées à l’organisation ou par des évaluateurs externes. Lorsque nous exécutons des fonds ou distribuons des matériels qui ont été donnés, il est possible que l’accord de coopération avec les donateurs, inclue une évaluation qui leur est destinée.

Évaluation continue

Les désastres sont des scénarios dynamiques et changeants, ce qui signifie que nos prémices initiales exprimées dans la première partie, les objectifs et ce qui suit, les activités présentées, auront éventuellement besoin d’être modifiés, ajustés ou confirmés. Pour cela, il est important d’évaluer l’opération en marche, en prenant en compte ce que la réalité sur le terrain nous indique. Entre autres, il faut évaluer:

Problèmes détectés dans l’approvisionnement, le transport et l’entreposage des fournitures.

Déterminer si le type de fournitures distribuées est pertinent et en relation avec les besoins réels de la population affectée.

Effectivité de la méthode de distribution en termes de cadence, couverture et opportunité.

Relation (collaboration/difficultés) avec les structures des organisations locales et des autorités.

Assignation des responsabilités dans les taches à la communauté bénéficiaire.

Détection des difficultés d’accès à l’aide de groupes particuliers (isolement géographique, raisons culturelles, politiques, militaires, etc.).

Impact des fournitures distribuées dans l’amélioration des conditions de vie.

Besoin d’amplifier ou de réduire la période et les quantités prévues.

Problèmes de sécurité: pour le personnel, pour les bénéficiaires, pour les fournitures.


Évaluation finale

Comme toute activité, une évaluation finale est nécessaire à la fin de l’opération pour mesurer l’impact, l’accomplissement des objectifs, tirer des leçons pour les interventions futures et présenter les rapports respectifs aux donateurs et à l’opinion publique.


Bibliographie

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Autre Littérature

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Manuel Gestion Intégrale des Approvisionnements de l’Urgence

Manuel Gestion Intégrale des Approvisionnements de l’Urgence


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