Retour à la « Note à l'usager » - Société d'habitation du Québec

En effet, conformément à l'article 4.5 de la section « Instructions aux prestataires de services », cette attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de quatre- .... Lorsque les plans sont terminés et avant le processus d'appel d'offres, les professionnels doivent soumettre les plans corrigés à l'organisme pour vérification et ...


un extrait du document









DOCUMENT D’APPEL D’OFFRES
Services professionnels




TABLE DES MATIÈRES

 TOC \o "1-2" 1 Liste des documents  PAGEREF _Toc329607087 \h 4
PREMIÈRE PARTIE – APPEL D’OFFRES ET PRÉSENTATION DES SOUMISSIONS  PAGEREF _Toc329607088 \h 5
2 RENSEIGNEMENTS PRÉLIMINAIRES  PAGEREF _Toc329607089 \h 5
2.1 DÉLAI DE SOUMISSION ET ADRESSE D’ENVOI  PAGEREF _Toc329607090 \h 5
2.2 REPRÉSENTANT DE L’ORGANISME  PAGEREF _Toc329607091 \h 5
2.3 LIEU D’OUVERTURE PUBLIQUE DES SOUMISSIONS  PAGEREF _Toc329607092 \h 5
2.4 AVERTISSEMENT  PAGEREF _Toc329607093 \h 6
2.5 ATTESTATION RELATIVE À LA PROBITÉ DU SOUMISSIONNAIRE  PAGEREF _Toc329607094 \h 7
2.6 FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LE REPRÉSENTANT DU PRESTATAIRE DE SERVICES  PAGEREF _Toc329607095 \h 8
3 DESCRIPTION DES SERVICES  PAGEREF _Toc329607176 \h 9
4 INSTRUCTIONS AUX PRESTATAIRES DE SERVICES  PAGEREF _Toc329607227 \h 14
4.1 DÉFINITION DES TERMES  PAGEREF _Toc329607228 \h 14
4.2 EXAMEN DES DOCUMENTS  PAGEREF _Toc329607229 \h 15
4.3 PRÉPARATION ET PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION  PAGEREF _Toc329607230 \h 16
4.4 SOUS-TRAITANCE  PAGEREF _Toc329607231 \h 17
4.5 ATTESTATION DE REVENU QUÉBEC  PAGEREF _Toc329607232 \h 18
4.6 PROGRAMME D’OBLIGATION CONTRACTUELLE (égalité en emploi)  PAGEREF _Toc329607233 \h 18
4.7 POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L’EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA LANGUE FRANÇAISE DANS L’ADMINISTRATION  PAGEREF _Toc329607234 \h 19
4.8 DURÉE DE VALIDITÉ DE LA SOUMISSION  PAGEREF _Toc329607235 \h 20
4.9 RÉCEPTION DES SOUMISSIONS  PAGEREF _Toc329607236 \h 20
4.10 RETRAIT D’UNE SOUMISSION  PAGEREF _Toc329607237 \h 20
4.11 OUVERTURE DES SOUMISSIONS  PAGEREF _Toc329607238 \h 20
4.12 PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE DE LA SOUMISSION  PAGEREF _Toc329607239 \h 20
4.13 CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ DES PRESTATAIRES DE SERVICES  PAGEREF _Toc329607240 \h 21
4.14 CONDITIONS DE CONFORMITÉ DES SOUMISSIONS  PAGEREF _Toc329607241 \h 22
4.15 COMMUNICATION AUX PRESTATAIRES DE SERVICES DE LA RAISON DU REJET DE LEUR SOUMISSION  PAGEREF _Toc329607242 \h 22
4.16 CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE  PAGEREF _Toc329607243 \h 22
4.17 RÉSERVE  PAGEREF _Toc329607244 \h 23
4.18 PUBLICATION DU RÉSULTAT DES SOUMISSIONS  PAGEREF _Toc329607245 \h 23
4.19 DÉFAUT DU PRESTATAIRE DE SERVICES  PAGEREF _Toc329607246 \h 24
ANNEXE 1 – ATTESTATION RELATIVE À LA PROBITÉ DU SOUMISSIONNAIRE  PAGEREF _Toc329607247 \h 25
ANNEXE 2 – SOUMISSION  PAGEREF _Toc329607248 \h 25
ANNEXE 3 – BORDEREAU DE PRIX POUR SERVICES PROFESSIONNELS  PAGEREF _Toc329607249 \h 30
ANNEXE 4 – ABSENCE D’ÉTABLISSEMENT AU QUÉBEC  PAGEREF _Toc329607250 \h 32
DEUXIÈME PARTIE – ADJUDICATION  PAGEREF _Toc329607251 \h 33
5 CONDITIONS GÉNÉRALES  PAGEREF _Toc329607252 \h 33
5.1 COLLABORATION  PAGEREF _Toc329607253 \h 33
5.2 INSPECTION  PAGEREF _Toc329607254 \h 33
5.3 VÉRIFICATION  PAGEREF _Toc329607255 \h 33
5.4 CONFLITS D’INTÉRÊTS  PAGEREF _Toc329607256 \h 33
5.5 SOUS-TRAITANCE (RENA)  PAGEREF _Toc329607257 \h 34
5.6 CESSION DE CONTRAT  PAGEREF _Toc329607258 \h 34
5.7 LIEN D’EMPLOI  PAGEREF _Toc329607259 \h 34
5.8 LOIS ET RÈGLEMENTS  PAGEREF _Toc329607260 \h 34
5.9 ASSURANCES  PAGEREF _Toc329607261 \h 34
5.10 COMPUTATION DES DÉLAIS  PAGEREF _Toc329607262 \h 35
5.11 ORDRE DE PRIORITÉ DES DOCUMENTS CONTRACTUELS  PAGEREF _Toc329607263 \h 35
6 CONDITIONS GÉNÉRALES COMPLÉMENTAIRES  PAGEREF _Toc329607264 \h 36
6.1 CHARGÉ DE PROJET DU PRESTATAIRE DE SERVICES  PAGEREF _Toc329607265 \h 36
6.2 RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE DE SERVICES  PAGEREF _Toc329607266 \h 36
6.3 RÉSILIATION  PAGEREF _Toc329607267 \h 36
6.4 CHARGÉ DE PROJET : REMPLACEMENT ET LIMITATION  PAGEREF _Toc329607268 \h 37
6.5 CONFIDENTIALITÉ  PAGEREF _Toc329607269 \h 37
6.6 PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS  PAGEREF _Toc329607270 \h 37
6.7 PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE ET DROITS D'AUTEUR  PAGEREF _Toc329607271 \h 40
6.8 ÉVALUATION ET ACCEPTATION DES SERVICES  PAGEREF _Toc329607272 \h 40
7 CONTRAT À SIGNER  PAGEREF _Toc329607273 \h 41
ANNEXE 5 – PROGRAMME D’OBLIGATION CONTRACTUELLE  PAGEREF _Toc329607274 \h 45
ANNEXE 6 – ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ  PAGEREF _Toc329607275 \h 49
ANNEXE 7 – LISTE DES SOUS-CONTRACTANTS POUR L’ATTESTATION DE REVENU QUÉBEC ET LE RENA  PAGEREF _Toc329607276 \h 50
 Liste des documents
Contrat de services professionnels
Numéro du projet : [Inscrire le numéro du projet]
Documents REMISLes documents suivants sont remis au prestataire de services et présumés lui être parvenus, à moins d’avis contraire de sa part, avant la date et l’heure limites pour la réception des soumissions :Avis ou lettre d’appel d’offres
Liste des documents
Fiche de renseignements sur le représentant du prestataire de services
Documents d’appel d’offres
Formulaire Attestation relative à la probité du soumissionnaire (annexe 1)
Formulaire Soumission (annexe 2)
Formulaire Bordereau de prix pour services professionnels (annexe 3)
Formulaire Absence d’établissement au Québec (annexe 4)
Formulaire Programme d’obligation contractuelle (annexe 5)
Formulaire Engagement de confidentialité (annexe 6)
Formulaire Liste des sous-contractants pour l’attestation de Revenu Québec et le RENA (annexe 7)
Addenda : [Indiquer les addenda]
Documents EXIGÉS LORS DE LA PRÉSENTATION DE LA SOUMISSIONLe prestataire de services doit fournir les documents suivants lors de la présentation de sa soumission :Formulaire Attestation relative à la probité du soumissionnaire
Formulaire Soumission
Formulaire Bordereau de prix pour services professionnels signé par une personne autorisée
Attestation de Revenu Québec (si le prestataire de services a un établissement au Québec)
Formulaire Absence d’établissement au Québec (si le prestataire de services n’a pas, au Québec, un établissement clairement associé à son nom et accessible durant les heures normales de bureau où il exerce ses activités de façon permanente)
Formulaire Programme d’obligation contractuelle
[Autres documents si requis (exemple : le curriculum vitae des personnes-ressources proposées, l’organigramme de fonctionnement adapté au projet, une liste des projets similaires, etc.)]
Documents EXIGÉS À LA SIGNATURE DU CONTRATL’adjudicataire doit fournir les documents suivants au plus tard à la signature du contrat :Preuve d’assurance responsabilité civile (police, certificat, attestation ou avenant)
Formulaire Engagement de confidentialité
Formulaire Liste des sous-contractants pour l’attestation de Revenu Québec et le RENA, le cas échéant PREMIÈRE PARTIE – APPEL D’OFFRES ET PRÉSENTATION DES SOUMISSIONS


RENSEIGNEMENTS PRÉLIMINAIRES


DÉLAI DE SOUMISSION ET ADRESSE D’ENVOI

Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées avant [heure], heure locale, le [date], à l’attention de [nom du chargé de projet], et être envoyées à l’adresse suivante :


[Compléter l’adresse]

REPRÉSENTANT DE L’ORGANISME

Afin d’assurer l’uniformité dans l’analyse des documents d’appel d’offres et de faciliter l’échange d’information, [nom de l’organisme] désigne la personne suivante à titre de représentant :


[Inscrire le nom du chargé de projet][Inscrire les coordonnées du chargé de projet]

LIEU D’OUVERTURE PUBLIQUE DES SOUMISSIONS

À l’expiration du délai fixé pour la réception des soumissions, l’ouverture publique de celles-ci se fera à l’endroit suivant :


[Inscrire l’adresse du lieu d’ouverture des soumissions]

AVERTISSEMENT

Le prestataire de services doit soumettre toute question ou toute demande de modifications relatives aux documents d’appel d’offres au représentant de l’organisme avant la date et l’heure limites pour la réception des soumissions.

Ainsi, en déposant sa soumission, le prestataire de services accepte les termes, conditions et spécifications énoncés dans les documents d’appel d’offres.


Toute soumission ne satisfaisant pas à l’une ou l’autre des conditions d’admissibilité des prestataires de services ou de conformité des soumissions décrites aux articles 4.13 et 4.14 de la section « Instructions aux soumissionnaires » sera rejetée.


Tout prestataire de services qui est inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (ci-après : « RENA ») ne peut présenter une soumission pour obtenir un contrat avec l’organisme.

Ce registre peut être consulté sur le site Internet du Secrétariat du Conseil du trésor à l’adresse suivante :  HYPERLINK "http://www.rena.tresor.gouv.qc.ca" www.rena.tresor.gouv.qc.ca. Pour tout renseignement complémentaire concernant le RENA, communiquer au 1 855 883-7362 (RENA) ou par courriel au : rena@sct.gouv.qc.ca.


Il est fortement suggéré au prestataire de services de faire sa demande d’attestation de Revenu Québec le plus rapidement possible afin de pouvoir résoudre tout problème éventuel relatif à l’obtention de cette attestation avant la date limite pour la réception des soumissions. En effet, conformément à l’article 4.5 de la section « Instructions aux prestataires de services », cette attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de quatre- vingt-dix (90) jours avant la date et l’heure limites pour la réception des soumissions, ni après ce moment.


Un prestataire de services ne peut transmettre une attestation de Revenu Québec qui contient des renseignements faux ou inexacts, produire pour lui-même l’attestation d’un tiers ou faussement déclarer qu’il ne détient pas l’attestation requise.

Il est interdit d’aider une personne, par un acte ou une omission, à contrevenir aux dispositions du paragraphe précédent ou, par un encouragement, un conseil, un consentement, une autorisation ou un ordre, de l’amener à y contrevenir.


Toute offre, tout don ou paiement, toute rémunération ou tout avantage en vue de se voir attribuer le présent contrat est susceptible d’entraîner le rejet de la soumission ou, le cas échéant, la résiliation du contrat.


ATTESTATION RELATIVE À LA PROBITÉ DU SOUMISSIONNAIRE

Par le dépôt du formulaire « Attestation relative à la probité du soumissionnaire » joint à l’annexe 1 et dûment signé, le soumissionnaire déclare notamment, avoir établi la présente soumission sans collusion et sans avoir établi d’entente ou d’arrangement avec un concurrent allant à l’encontre de la Loi sur la concurrence (L.R.C. 1985, c. C-34) édictée par le gouvernement fédéral, entre autres quant aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules utilisés pour établir les prix, à la décision de présenter, de ne pas présenter ou de retirer une soumission ainsi qu’à la présentation d’une soumission qui, volontairement, ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres. Le soumissionnaire déclare également que ni lui, ni une personne qui lui est liée, n’ont été déclarés coupables dans les cinq (5) années précédant la date de présentation de la soumission, d’un acte criminel ou d’une infraction énoncés au point 9 de l’Attestation.



FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LE REPRÉSENTANT DU PRESTATAIRE DE SERVICES
À RETOURNER DÈS LA RÉCEPTIONTitre du projet Numéro du projet RENSEIGNEMENTS SUR LE REPRÉSENTANT
DU PRESTATAIRE DE SERVICESPour faciliter la transmission de toute communication additionnelle relative au présent appel d’offres, le prestataire de services doit retourner au représentant de [inscrire le nom de l’organisme] ce formulaire dûment rempli.Nom Fonction Nom du prestataire de services Adresse postale Courriel TéléphoneTélécopieurAdresse de retour[Inscrire les coordonnées du chargé de projet]

DESCRIPTION DES SERVICES


1Renseignements sur le projetTitre du projetAdresse (s) des travaux (numéro, rue, municipalité)No de l’ensemble immobilierNature des travaux
2Type de services professionnels[inscrire le nom de l’organisme] (ci-après : « organisme ») qui assume la gestion de l’immeuble concerné, sollicite les services professionnels suivants :
 FORMCHECKBOX  Services professionnels d’architecture par une firme d’architectes
 FORMCHECKBOX  Services professionnels d’architecture par une firme d’architectes s’occupant aussi d’engager des ingénieurs pour effectuer les travaux d’ingénierie
 FORMCHECKBOX  Services professionnels d’ingénierie :
 FORMCHECKBOX  Toutes les disciplines  FORMCHECKBOX  Aménagement extérieur (génie civil)  FORMCHECKBOX  Mécanique (plomberie et ventilation)
 FORMCHECKBOX  Structure  FORMCHECKBOX  Électricité
 FORMCHECKBOX  Autres, précisez : 
3Description du projet3.1 Description des désordres observés3.2 Description des travaux
3Description du projet (suite)3.3 ÉchéancierÉtapeDateRéception des offres de services professionnelsAnnéeMoisJourOctroi du contrat de services professionnelsAnnéeMoisJourRapport d’expertise et recommandationsAnnéeMoisJourRéception des plans réalisés à 50 % et des devis pour analyse par l’organismeAnnéeMoisJourRéception des plans et des devis révisés pour analyse par l’organismeAnnéeMoisJourDébut de l’appel d’offres (travaux de construction)AnnéeMoisJourOuverture des soumissionsAnnéeMoisJourDébut des travaux de constructionAnnéeMoisJourFin des travaux de constructionAnnéeMoisJour3.4 Estimation des coûts de travauxLe coût des travaux de construction est évalué approximativement à$3.5 Documents annexés au présent mandat FORMCHECKBOX  Aucun document annexé
 FORMCHECKBOX  Rapport d’expertise de (nom de l’expert) daté du (Année Mois Jour)
(Note : Le rapport d’expertise est fourni à titre d’information. La description des travaux contenue dans le présent mandat est complémentaire au rapport d’expertise.)
 FORMCHECKBOX  Prescriptions fonctionnelles et techniques particulières au projet (exemple : réglementation particulière de la municipalité, directives de l’organisme ou besoins de la clientèle, etc.)
 FORMCHECKBOX  Autres :3.5 Documents fournis au prestataire de services adjudicataire FORMCHECKBOX  Aucun document annexé
 FORMCHECKBOX  Plans de construction du bâtiment
(Note : ces plans ne représentent pas nécessairement la réalité; le prestataire de services devra confirmer les informations à l’aide de ses propres relevés ou vérifications.)
4Services professionnels requis4.1 Étude préparatoire et rapport d’expertise FORMCHECKBOX  Ne s’applique pas
 FORMCHECKBOX  Le professionnel devra fournir un rapport d’expertise. Ce rapport inclue notamment des recommandations et des propositions d’intervention avec estimation des coûts de même que les renseignements spécifiques suivants : (détails spécifiques à inclure au rapport).
4.2 Plans et devis FORMCHECKBOX  Ne s’applique pas
 FORMCHECKBOX  Le professionnel devra fournir les plans et devis tel que mentionné à la présente section.4.2.1 Généralités
Les plans et devis devront contenir tous les détails pertinents pour bien comprendre et exécuter l’ensemble des travaux de démolition et de construction. Ils devront avoir fait l’objet d’une coordination entre les diverses disciplines, le cas échéant. De plus, pour chacune des disciplines concernées, les plans et devis doivent être signés par un architecte membre de l’Ordre des architectes du Québec ou par un ingénieur membre de l’Ordre des ingénieurs du Québec.4.2.2 Nombre de copies de plans et devis
 FORMCHECKBOX  Plans réalisés à 50 % : (nombre de copies)
 FORMCHECKBOX  Plans terminés : (nombre de copies)
 FORMCHECKBOX  Plans pour soumission : (original) (nombre de copies)
 FORMCHECKBOX  Plans pour construction : (original) (nombre de copies)
 FORMCHECKBOX  Plans du bâtiment après les travaux : (nombre de copies)
 FORMCHECKBOX  Fichiers informatiques des plans
 FORMCHECKBOX  Plans pour soumission  FORMCHECKBOX  Plans pour travaux de construction  FORMCHECKBOX  Plans du bâtiment après les travaux4.2.3 Analyse des plans et devis
Lorsque les plans sont réalisés à 50 %, ils sont remis à l’organisme pour analyse et commentaires. L’organisme transmet ses commentaires au prestataire de services, qui les envoie aux professionnels concernés. Ceux-ci devront tenir compte des commentaires dans leur conception et exprimer leur désaccord, s’il y a lieu. Lorsque les plans sont terminés et avant le processus d’appel d’offres, les professionnels doivent soumettre les plans corrigés à l’organisme pour vérification et approbation définitive.4.2.4 Gestion de l’appel d’offres pour les travaux de construction
 FORMCHECKBOX  L’organisme fera l’appel d’offres.
 FORMCHECKBOX  Le prestataire de services fera l’appel d’offres. Il devra notamment s’occuper des invitations et des publications, et assister l’organisme lors de l’ouverture et de la vérification des soumissions. Il devra informer l’organisme et les soumissionnaires de la date de la visite des lieux durant le processus d’appel d’offres.
4Services professionnels requis (suite)4.3 Services offerts pendant les travaux FORMCHECKBOX  Ne s’applique pas
 FORMCHECKBOX  Pendant les travaux, le prestataire de services offrira les services suivants dans ses bureaux et sur le chantier :
1. la préparation des dessins à grande échelle et des dessins plus détaillés nécessaires pour la construction;
2. la préparation des avis de changements et leur négociation;
3. la vérification et l’approbation des dessins d’atelier;
4. la correspondance relative aux travaux de construction;
5. la vérification des substituts de matériaux;
6. les visites périodiques au chantier, selon la fréquence qu’exige son évolution, pour s’assurer que l’avancement des travaux, leur exécution, la qualité des matériaux et la main-d’oeuvre respectent les exigences des documents contractuels. Les visites devront être régulières et suffisantes pour veiller à ce que la qualité d’exécution soit constante à chacune des phases du projet, comme demandé dans les plans et devis;
7. la rédaction du rapport manuscrit de chaque visite, qui doit être transmis à l’organisme;
8. la présence sur le chantier d’un représentant du prestataire de services aux étapes suivantes (énumérer les étapes) :


9. la transmission d’informations sur la progression des travaux, sur les défauts ou manquements constatés dans le travail de l’entrepreneur et sur la reprise des travaux jugés non conformes aux documents contractuels;
10. l’envoi d’avis à l’entrepreneur sur l’interprétation des plans et devis;
11. la rédaction des procès-verbaux des réunions de chantier et d’autres réunions de coordination avec l’organisme;
12. la vérification des demandes de paiement et la délivrance des certificats pour la recommandation des paiements progressifs et finaux;
13. la surveillance des tests sur la machinerie et sur les appareils installés pour déterminer s’ils satisfont aux garanties de capacité et de rendement, selon les éléments liés à leur spécialité;
14. la préparation de la liste des déficiences;
15. la délivrance d’un certificat de réception provisoire des travaux, s’il y a lieu, et du certificat de réception définitive;
16. la vérification des documents que doit fournir l’entrepreneur : garanties, manuel d’entretien, etc.;
17. la production des plans du bâtiment après les travaux, si nécessaire.
4Services professionnels requis (suite) 4.4 Services spéciaux FORMCHECKBOX  Ne s’applique pas
Les services spéciaux représentent tous les services supplémentaires qui pourraient être demandés :
 FORMCHECKBOX  Affectation de personnel en permanence au chantier.
 FORMCHECKBOX  Préparation des rapports et autres documents afin d’obtenir les autorisations et certificats requis par les lois
et les règlements en vigueur.
 FORMCHECKBOX  Préparation des formulaires de subvention ou de remise tel que ceux d’Hydro-Québec.
 FORMCHECKBOX  Autres : 4.5 Exigences relatives au prestataire de services et aux ressources attitrées au mandat[Indiquer le genre de compagnie et les exigences particulières telles que l’expérience du chargé de projet, de l’expert, etc.] 4.6 Présence de l’organisme sur le chantier (chargé de projet de l’organisme)L’organisme doit effectuer certaines visites sur le chantier. Il pourra transmettre à l’occasion des informations au prestataire de services, qui demeure néanmoins responsable de la communication avec l’entrepreneur et de la surveillance professionnelle durant la construction.
5Codes, lois , règlements et normesTous les travaux doivent être conformes à la plus récente édition du Code de construction du Québec, à l’ensemble des lois et règlements applicables ainsi qu’au cadre normatif de rénovation du Guide des immeubles.
6Accords en vigueur pour un appel d’offres publicLe présent appel d’offres est assujetti aux accords de libéralisation des marchés publics suivants :

- Accord sur le commerce intérieur;
- Accord de commerce et de coopération entre le Québec et l’Ontario;
- Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et du Nouveau-Brunswick (2008);
- Accord intergouvernemental sur les marchés publics entre le gouvernement du Québec et le gouvernement de l’État de New York.
INSTRUCTIONS AUX PRESTATAIRES DE SERVICES


Les règles qui suivent ont pour objet d’uniformiser la présentation des soumissions pour assurer la simplicité et l’efficacité ainsi que d’aider le prestataire de services à préparer un document complet.


DÉFINITION DES TERMES

Accord intergouvernemental [mettre cette définition s’il s’agit d’un appel d’offres public]
Accord conclu entre le gouvernement du Québec et un autre gouvernement qui a pour objet l’accès aux marchés publics.

Pour plus d’information sur les accords, les prestataires de services peuvent consulter le site Internet du Secrétariat du Conseil du trésor à l’adresse suivante :  HYPERLINK http://www.tresor.gouv.qc.ca/fr/marche/acheteur/accord/tableau.asp http://www.tresor.gouv.qc.ca/fr/marche/acheteur/accord/tableau.asp.

Attestation de Revenu Québec

Document qui confirme qu’un prestataire de services a produit les déclarations exigées en vertu des lois fiscales québécoises et qu’il n’a pas de compte en souffrance à l’endroit de l’Agence du revenu du Québec. Si un prestataire de services a un compte impayé, le recouvrement de ses dettes a été légalement suspendu ou il a conclu une entente de paiement qu’il respecte.

Le prestataire de services doit obtenir cette attestation en utilisant les services en ligne Clic Revenu – Entreprises sur le site Internet de Revenu Québec à l’adresse suivante : http://www.revenuquebec.ca/fr/entreprise/.

Documents d’appel d’offres

Ensemble des documents servant à la présentation de la soumission et à l’adjudication du contrat, lesquels documents se complètent.

Sans limiter la généralité de ce qui précède, ces documents comprennent : l’avis d’appel d’offres, la description des besoins, les instructions aux prestataires de services, les conditions générales, les conditions générales complémentaires, le contrat à signer, les annexes et, le cas échéant, les addenda.

Établissement

Lieu où le prestataire de services exerce ses activités de façon permanente; il doit être clairement associé au nom de celui-ci et accessible durant les heures normales de bureau.

Mandat

Ensemble des services confiés à un prestataire de services et les modalités d’exécution de ces services.

Soumission

Offre présentée par un prestataire de services qui consiste à soumettre un montant forfaitaire, un prix unitaire, un taux, un pourcentage ou une combinaison de ces éléments. [Choisir la définition selon le type d’appel d’offres]
ou
Offre présentée par un prestataire de services qui consiste à soumettre exclusivement un prix ou une démonstration de qualité pour la réalisation d’un projet. [Choisir la définition selon le type d’appel d’offres]

Soumissionnaire

Une personne, ayant déposé une soumission conformément aux documents d’appel d’offres, qui s’engage à satisfaire aux exigences et conditions des documents d’appel d’offres si le contrat lui est adjugé.

Il est également désigné comme étant le prestataire de services dans les documents d’appel d’offres.


EXAMEN DES DOCUMENTS

Le prestataire de services doit s’assurer d’avoir reçu tous les documents d’appel d’offres énumérés dans la table des matières. À moins d’un avis contraire de sa part avant la date et l’heure limites pour la réception des soumissions, il sera présumé que tous ces documents lui sont parvenus.

Le prestataire de services doit examiner attentivement les documents d’appel d’offres et il a la responsabilité de se renseigner sur l’objet et les exigences du contrat.

Par l’envoi de sa soumission, le prestataire de services reconnaît avoir pris connaissance des documents d’appel d’offres et en accepte les clauses, charges et conditions.

Aucun renseignement verbal ne peut changer les termes des documents d’appel d’offres ou de la soumission.

Le prestataire de services qui désire obtenir des renseignements complémentaires, qui trouve des ambiguïtés, des oublis ou des contradictions dans les documents d’appel d’offres ou encore qui a des doutes sur la signification du contenu de ces documents doit soumettre ses questions au représentant de l’organisme avant la date et l’heure limites pour la réception des soumissions. Lorsque les renseignements demandés ou les questions soulevées concernent un point important ou susceptible de modifier la présentation des soumissions, le représentant de l’organisme transmet toute l’information requise aux prestataires de services qui ont commandé les documents, au moyen d’un addenda.

L’organisme se réserve le droit de modifier les documents d’appel d’offres avant la date et l’heure limites pour la réception des soumissions et, le cas échéant, de changer la date limite de soumission. Les modifications deviennent partie intégrante des documents d’appel d’offres et sont transmises, au moyen d’un addenda, à tous les prestataires de services qui ont commandé les documents.

Si un addenda est susceptible d’influencer le montant des soumissions, il doit être transmis au moins sept (7) jours avant la date limite pour la réception des soumissions; si ce délai ne peut être respecté, la date doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour qu’il le soit.


PRÉPARATION ET PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION

Le prestataire de services doit présenter une seule soumission en établissant son prix conformément aux exigences des documents d’appel d’offres. La détermination du plus bas soumissionnaire se fait à partir des prix ainsi établis.

En conformité avec l’information inscrite dans les formulaires de Soumission et Bordereau de prix pour services professionnels, le prestataire de services doit indiquer les prix unitaires qu’il soumet. Tous les prix unitaires doivent être additionnés pour obtenir un seul montant global servant à déterminer la plus basse soumission conforme.

Le montant de la soumission doit être en dollars canadiens. Il inclut le coût de la main- d’œuvre et de l’équipement nécessaires à l’exécution du contrat, de même que les frais généraux, les frais d’administration, les frais de déplacement, les avantages sociaux, les profits et les autres frais indirects inhérents au contrat, et, lorsqu’ils s’appliquent, les frais et les droits de douane, les permis, les licences et les assurances.

La taxe de vente du Québec (TVQ) et la taxe sur les produits et services (TPS) doivent être indiquées à part du montant soumis, puisque les taxes ne sont pas prises en considération dans la détermination du plus bas soumissionnaire conforme.

Règles de présentation

La soumission doit être rédigée en français.

La soumission doit être présentée au moyen du formulaire fourni par l’organisme ou d’une reproduction de celui-ci. Toute rature ou correction faites à la soumission doivent porter les initiales de la personne autorisée.

Le texte, le cas échéant, doit être imprimé recto verso sur du papier de format « 8 ½ × 11 » ou l’équivalent dans le système international.

Le montant doit être spécifié en chiffres et en lettres sur les formulaires de Soumission et Bordereau de prix pour services professionnels; si les montants en chiffres et en lettres divergent, la soumission sera jugée non conforme.

Les formulaires Attestation relative à la probité du soumissionnaire, Soumission et Bordereau de prix pour services professionnels doivent être signés par la ou les personnes autorisées.

Le prestataire de services doit joindre les documents suivants à sa soumission :
( Le formulaire Attestation relative à la probité du soumissionnaire;
Le formulaire Soumission;
Le formulaire Bordereau de prix pour services professionnels;
L’attestation de Revenu Québec, s’il a un établissement au Québec;
Le formulaire Absence d’établissement au Québec, s’il n’a pas au Québec, un établissement clairement associé à son nom et accessible durant les heures normales de bureau où il exerce ses activités de façon permanente;
( [Autres documents, s’ils sont requis (exemple : le curriculum vitae des personnes-ressources proposées, l’organigramme de fonctionnement adapté au projet, une liste de projets similaires, etc.)]
Le prestataire de services doit présenter l’original de sa soumission, sous un emballage scellé portant les inscriptions suivantes :
( son nom et son adresse;
( le nom et l’adresse du destinataire;
( la mention « soumission »;
( le titre et le numéro de l’appel d’offres.


SOUS-TRAITANCE

Lorsque la soumission implique la participation de sous-traitants, la réalisation du contrat et les obligations qui en découlent demeurent sous la responsabilité du prestataire de services avec lequel l’organisme a signé le contrat.

Les sous-traitants doivent avoir un établissement au Québec ou dans un des territoires visés par les accords intergouvernementaux applicables.


ATTESTATION DE REVENU QUÉBEC

Tout prestataire de services ayant un établissement au Québec doit, pour se voir attribuer un contrat de 25 000 $ ou plus, transmettre à l’organisme, avec sa soumission, une attestation délivrée par l’Agence du Revenu du Québec au cours des quatre-vingt-dix (90) jours précédant la date et l’heure limites pour la réception des soumissions. Une attestation délivrée après la date et l’heure limites de soumission ne sera pas acceptée.

Cette attestation indique que, à sa date de délivrance, le prestataire de services avait produit les déclarations et les rapports qu’il devait produire en vertu des lois fiscales et qu’il n’avait pas de compte en souffrance à l’endroit de l’Agence du revenu du Québec, notamment lorsque le recouvrement de la créance a été légalement suspendu ou que des dispositions ont été convenues avec le prestataire de services pour en assurer le paiement et que celui-ci n’est pas en défaut à cet égard.

Un prestataire de services dont l’entreprise est immatriculée au registre des entreprises doit, pour obtenir son attestation, utiliser les services électroniques Clic Revenu par l’entremise de clicSÉQUR, le service d’authentification du gouvernement du Québec. Ces services sont accessibles sur le site Internet de Revenu Québec à l’adresse suivante :  HYPERLINK "http://www.revenu.gouv.qc.ca/fr/entreprise/amr/aqui.aspx" http://www.revenu.gouv.qc.ca/fr/entreprise/amr/aqui.aspx.

Le prestataire de services qui est une entreprise individuelle et qui n’est pas immatriculé au registre des entreprises doit communiquer avec la Direction générale du centre de perception fiscale et des biens non réclamés de Revenu Québec (418 577-0444 ou 1 800 646-2644) afin d’obtenir son attestation.

Tout prestataire de services qui n’a pas, au Québec, un établissement clairement associé à son nom et accessible durant les heures normales de bureau où il exerce ses activités de façon permanente doit, en lieu et place d’une telle attestation, remplir et signer le formulaire Absence d’établissement au Québec joint à l’annexe 4 et le présenter avec sa soumission.


PROGRAMME D’OBLIGATION CONTRACTUELLE (égalité en emploi)

Tout prestataire de services qui présente une soumission :

doit remplir la section 1 à l’annexe 5 et, lorsque cela est requis, les sections 2 et 3 du formulaire Programme d’obligation contractuelle – Égalité en emploi – Renseignements et engagement et retourner le document avec sa soumission;

doit, si son entreprise est québécoise et qu’elle compte plus de cent (100) employés, remplir la section 4 à l’annexe 5 du même formulaire, à moins qu’il ne possède déjà une Attestation d’engagement.

Tout prestataire de services du Québec ayant plus de cent (100) employés doit, pour se voir adjuger un contrat de 100 000 $ ou plus, s’engager au préalable à mettre en place un programme d’accès à l’égalité en emploi conforme à la Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12).

Cette obligation s’applique également à tout sous-contrat de 100 000 $ ou plus attribué à un sous-contractant ayant plus de cent (100) employés.

Tout prestataire de services à l’extérieur du Québec, mais à l’intérieur du Canada, ayant plus de cent (100) employés et un contrat de 100 000 $ ou plus doit participer au programme d’égalité en emploi de sa province s’il en existe un ou, à défaut, à un programme fédéral d’équité en emploi.

Cette obligation s’applique également à tout sous-contrat de 100 000 $ ou plus attribué à un sous-contractant canadien ayant plus de cent (100) employés.


POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L’EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA LANGUE FRANÇAISE DANS L’ADMINISTRATION

Cette politique s’applique aux contrats supérieurs à 10 000 $ et attribués par le gouvernement, ses ministères et les organismes gouvernementaux décrits aux sous-paragraphes 1 et 2 du paragraphe A de l’annexe de la Charte de la langue française (L.R.Q., c. C-11).

Afin de respecter une exigence de la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration, un prestataire de services ayant un établissement au Québec qui, durant une période de six (6) mois, emploie cinquante (50) personnes ou plus et qui est assujetti au chapitre V du titre II de la Charte de la langue française (La francisation des entreprises) doit, pour se voir attribuer un contrat, posséder l’une ou l’autre des pièces suivantes délivrées par l’Office québécois de la langue française :
( Une attestation d’inscription délivrée depuis moins de trente (30) mois aux entreprises inscrites à l’Office avant le 1er octobre 2002 ou depuis moins de dix-huit (18) mois aux entreprises inscrites après le 1er octobre 2002;
( Une attestation d’application d’un programme de francisation;
( Un certificat de francisation.

En conséquence, tout prestataire de services visé doit annexer à sa soumission le document exigé faisant foi du respect de cette exigence.

Le prestataire de services dont le nom apparaît sur la liste des prestataires de services qui ne tiennent pas compte du processus de francisation établi par l’Office québécois de la langue française ne peut se voir attribuer un contrat.

Pour tout renseignement complémentaire, communiquer avec l’Office québécois de la langue française (téléphone : 514 873-6565 ou 1 888 873-6202) ou consulter la rubrique « Administration publique » du site Internet de l’organisme ( HYPERLINK http://www.oqlf.gouv.qc.ca http://www.oqlf.gouv.qc.ca).


DURÉE DE VALIDITÉ DE LA SOUMISSION

La soumission présentée doit demeurer valide pour une période de quarante-cinq (45) jours suivant la date et l’heure limites pour la réception des soumissions.


RÉCEPTION DES SOUMISSIONS

Le prestataire de services doit faire parvenir sa soumission à l’intérieur du délai fixé dans les documents d’appel d’offres.

Toutes les soumissions reçues après ce délai seront retournées aux prestataires de services sans avoir été ouvertes.

À moins d’indication contraire dans les documents d’appel d’offres, les soumissions transmises par télécopieur ou par courriel ne seront pas considérées.


RETRAIT D’UNE SOUMISSION

Le prestataire de services peut retirer sa soumission en personne ou au moyen d’une lettre recommandée en tout temps avant la date et l’heure limites pour la réception des soumissions sans aliéner son droit d’en présenter une nouvelle dans le délai fixé.


OUVERTURE DES SOUMISSIONS

À l’endroit prévu à l’article 2.3, le représentant de l’organisme divulgue publiquement, en présence d’un témoin et à l’expiration du délai fixé pour la réception des soumissions, le nom des prestataires de services ainsi que le montant total de leur soumission respective, sous réserve de vérifications ultérieures.

Il rend disponible, dans les quatre (4) jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique des soumissions dans le système électronique d’appel d’offres approuvé par le gouvernement.


PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE DE LA SOUMISSION

La soumission présentée ainsi que les documents afférents demeurent la propriété matérielle de l’organisme et ne sont pas remis au prestataire de services, à l’exception des soumissions reçues en retard. Ces dernières sont réexpédiées aux prestataires de services concernés sans être décachetées.


CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ DES PRESTATAIRES DE SERVICES

Un prestataire de services qui omet de respecter l’une ou l’autre des conditions décrites ci-dessous est déclaré inadmissible.

Le prestataire de services doit posséder les compétences, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations requis dans les documents d’appel d’offres.

La soumission doit être présentée par un prestataire de services ayant, au Québec [ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable (s’il s’agit d’un appel d’offres public)], un établissement clairement associé à son nom et accessible durant les heures normales de bureau où il exerce ses activités de façon permanente.

Le prestataire de services doit présenter, avec sa soumission, le formulaire Attestation relative à la probité du soumissionnaire joint à l’annexe 1, dûment rempli et signé par une personne autorisée. Ce formulaire doit être celui de l’organisme ou contenir les mêmes dispositions.

Le prestataire de services ayant un établissement au Québec doit détenir, au moment de déposer sa soumission, une attestation délivrée par l’Agence du Revenu du Québec au cours des quatre-vingt-dix (90) jours précédant la date et l’heure limites pour la réception des soumissions. Une attestation délivrée après ce délai ne sera pas acceptée.

Le prestataire de services n’ayant pas, au Québec, un établissement clairement associé à son nom et accessible durant les heures normales de bureau où il exerce ses activités de façon permanente doit présenter, avec sa soumission, le formulaire Absence d’établissement au Québec joint à l’annexe 4. Le document doit être dûment rempli et signé par une personne autorisée.

Le prestataire de services ne doit pas être inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou, s’il y est inscrit, sa période d’inadmissibilité aux contrats publics doit être terminée.

Le prestataire de services doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.





CONDITIONS DE CONFORMITÉ DES SOUMISSIONS

Toute soumission ne satisfaisant pas à l’une ou l’autre des conditions décrites ci- dessous sera jugée non conforme et automatiquement rejetée.

La soumission doit être présentée à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites pour la réception des soumissions.

La soumission doit être rédigée en français.

Les formulaires Soumission et Bordereau de prix pour services professionnels doivent être ceux de l’organisme ou contenir les mêmes dispositions et être dûment remplis. Ils doivent aussi être signés par une personne autorisée.
.
La personne autorisée doit parapher les ratures ou les corrections faites aux montants de la soumission ou aux bordereaux de prix.

Les montants inscrits en chiffres et en lettres dans la soumission doivent être identiques.

La soumission ne doit en aucune façon être conditionnelle ou restrictive.

[Ajouter toutes autres conditions demandées dans le document.]

Il est obligatoire de respecter toute autre condition de conformité qui est indiquée dans les documents d’appel d’offres et qui entraîne le rejet automatique d’une soumission en cas de non-respect.

Toute omission ou erreur relativement à une condition autre que celles qui sont énumérées à l’article 4.14.1 n’entraînera pas le rejet d’une soumission, à condition que le prestataire de services la corrige à la satisfaction de l’organisme dans le délai accordé par celui-ci. Cette correction ne peut provoquer une modification du montant de la soumission, sous réserve de l’article 4.16.


COMMUNICATION AUX PRESTATAIRES DE SERVICES DE LA RAISON DU REJET DE LEUR SOUMISSION

Si l’organisme rejette une soumission parce que le prestataire de services est non admissible ou que la soumission est non conforme, il en informe le prestataire de services en mentionnant la raison du rejet au plus tard quinze (15) jours après l’adjudication du contrat.


CHOIX DE L’ADJUDICATAIRE

Le prestataire de services retenu est celui qui a présenté la plus basse soumission conforme après application des autres modalités prévues dans les documents d’appel d’offres concernant l’apport de l’assurance de la qualité ou de la spécification liée au développement durable et à l’environnement, s’il y a lieu.

En cas d’égalité entre les prestataires de services, le contrat est attribué par tirage au sort.

L’organisme corrige, s’il y a lieu, les erreurs de calcul dans la plus basse soumission conforme lorsque ces erreurs ne prêtent à aucune interprétation, c’est-à-dire lorsqu’elles ne nécessitent pas que l’organisme fasse des suppositions ou des présomptions au sujet de ce que le soumissionnaire a voulu affirmer.

Les corrections prévues au paragraphe qui précède se font selon les modalités suivantes :
Si le montant global demeure moins élevé que celui de la deuxième plus basse soumission conforme, le montant corrigé est retenu.
Si le montant global devient plus élevé que celui du deuxième plus bas soumissionnaire conforme, ce dernier devient le plus bas soumissionnaire conforme et il passe par le même processus de vérification.


RÉSERVE

L’organisme ne s’engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des soumissions reçues, notamment, lorsqu’il juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix.

L’organisme ne peut, pour aucun motif, être tenue responsable des frais afférents ou engagés à la préparation des soumissions.

L’organisme se réserve le droit d’annuler le processus d’appel d’offres et de relancer un second appel d’offres basé sur le même projet, si celui-ci ne reçoit aucune soumission satisfaisante.

L’organisme se réserve le droit de passer outre à tout vice de forme, ou défaut mineur que peut contenir une soumission, si ce défaut ne brise pas le principe de l’égalité entre les soumissionnaires.

L’organisme se réserve le droit de retirer certains services prévus au mandat, tant au moment de l’adjudication du contrat qu’en cours de contrat, et ce, sans s’exposer à quelque dommage que ce soit envers le prestataire de services ou tout autre soumissionnaire.


PUBLICATION DU RÉSULTAT DES SOUMISSIONS

Dans les quinze (15) jours suivant l’adjudication du contrat, l’organisme publie dans le système électronique d’appel d’offres :

le nom de l’adjudicataire;

le montant du contrat.

Aucune information sur le résultat des soumissions n’est communiquée avant l’adjudication du contrat.


DÉFAUT DU PRESTATAIRE DE SERVICES

Le prestataire de services qui omet de donner suite à sa soumission, notamment par le défaut de signer un contrat conforme à celle-ci ou, le cas échéant, de fournir les garanties requises dans les quinze (15) jours suivant une demande de le faire, est redevable envers l’organisme d'une somme représentant la différence entre le montant de sa soumission et celui de la soumission retenue par la suite.

ANNEXE 1 – ATTESTATION RELATIVE À LA PROBITÉ DU SOUMISSIONNAIRE
PROJET : TITRE : _________________________________________________________
NUMÉRO : _______________________________________________________

Je, soussigné(e), ____________________________________________________,
(Nom et titre de la personne autorisée par le soumissionnaire)

en présentant à [inscrire le nom de l’organisme] la soumission ci-jointe en réponse à l’appel d’offres lancé par [inscrire le nom de l’organisme], atteste que les déclarations ci-après sont vraies et complètes à tous les égards.


AU NOM DE : _______________________________________________________,
(Nom du soumissionnaire)

(ci-après : « soumissionnaire »)

je déclare ce qui suit :
J’ai lu et je comprends la présente attestation.
Je sais que la soumission sera rejetée si les déclarations contenues à la présente attestation ne sont pas vraies ou complètes à tous les égards.
Je reconnais que la présente attestation peut être utilisée à des fins judiciaires.
Je suis autorisé(e) par le soumissionnaire à signer la présente attestation.
La ou les personnes, selon le cas, dont le nom apparaît sur la soumission, ont été autorisées par le soumissionnaire à fixer les modalités qui y sont prévues et à signer la soumission en son nom.
Aux fins de la présente attestation et de la soumission, je comprends que le mot « concurrent » s’entend de toute société de personnes ou de toute personne, autre que le soumissionnaire, liée ou non, au sens du deuxième alinéa du point 9, à celui-ci :
qui a été invitée à présenter une soumission;
qui pourrait éventuellement présenter une soumission à la suite de l’appel d’offres compte tenu de ses qualifications, de ses habiletés ou de son expérience.
Le soumissionnaire a établi la présente soumission sans collusion et sans avoir établi d’entente ou d’arrangement avec un concurrent allant à l’encontre de la Loi sur la concurrence (L.R.C. 1985, c. C-34), notamment quant :
aux prix;
aux méthodes, aux facteurs ou aux formules utilisés pour établir les prix;
à la décision de présenter, de ne pas présenter ou de retirer une soumission;
à la présentation d’une soumission qui, volontairement, ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres.
Sauf en ce qui concerne la conclusion éventuelle d’un contrat de sous-traitance, les modalités de la soumission n’ont pas été et ne seront pas intentionnellement divulguées par le soumissionnaire, directement ou indirectement, à un concurrent avant l’heure et la date limites fixées pour la réception des soumissions, à moins d’être requis de le faire par la loi.
Ni le soumissionnaire ni une personne liée à celui-ci n’ont été déclarés coupables dans les cinq (5) années précédant la date de présentation de la soumission, d’un acte criminel ou d’une infraction prévu :
aux articles 119 à 125 et aux articles 132, 136, 220, 221, 236, 336, 362, 366, 368, 375, 380, 388, 397, 398, 426, 462.31, 463 à 465* et 467.11 à 467.13 du Code Criminel (L.R.C. 1985, ch. C-46);
aux articles 45, 46 et 47 de la Loi sur la concurrence (L.R.C., 1985, ch. C-34) relativement à un appel d’offres public ou à un contrat d’une administration publique au Canada;
à l’article 3 de la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers (L.C. 1998, ch. 34)
aux articles 5, 6 et 7 de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances (L.C. 1996, ch. 19)
aux articles 62, 62.0.1 et 62.1 de la Loi sur l’administration fiscale (L.R.Q., c. A-6.002);
à l’article 44 de la Loi concernant la taxe sur les carburants (L.R.Q., c. T-1);
aux articles 239 (1) a) à 239 (1) e) de la Loi de l’impôt sur le revenu (L.R.C., 1985, ch. 1, 5e supplément);
aux articles 327 (1) a) à 327 (1) e) de la Loi sur la taxe d’accise (L.R.C., 1985, ch. E-15);
à l’article 46 b) de la Loi sur l’assurance-dépôts (L.R.Q., c. A-26);
à l’article 406 c) de la Loi sur les assurances (L.R.Q., c. A-32);
à l’article 605 de la Loi sur les coopératives de services financiers (L.R.Q., c. C-67.3);
à l’article 469.1 de la Loi sur la distribution de produits et services financiers (L.R.Q., c. D-9.2);
à l’article 66 1° de la Loi sur les entreprises de services monétaires (L.R.Q., c. E-12.000001);
à l’article 148 6° de la Loi sur les instruments dérivés (L.R.Q., c. I-14.01);
à l’article 356 de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (L.R.Q., c. S-29.01);
aux articles 195 6°, 196 et 197 de la Loi sur les valeurs mobilières (L.R.Q., c. V-1.1);
à l’article 45.1 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics (R.R.Q., c. C-65.1, r.2) concernant une violation des articles 37.4 et 37.5 de ce règlement;
à l’article 58.1 du Règlement sur les contrats de services des organismes publics (R.R.Q., c. C-65.1, r.4) concernant une violation des articles 50.4 et 50.5 de ce règlement;
à l’article 58.1 du Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics (R.R.Q., c. C-65.1, r.5) concernant une violation des articles 40.6 et 40.7 de ce règlement;
à l’article 10 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes visés à l’article 7 de la Loi sur les contrats des organismes publics (R.R.Q., c. C-65.1, r.1.1) concernant une violation des articles 7 et 8 de ce règlement;

à l’article 10 du Règlement sur les contrats de construction des organismes municipaux (R.R.Q., c. C-19, r.3) concernat une violation des articles 7 et 8 de ce règlement.
ou
ayant été déclaré coupable d’un tel acte criminel ou d’une telle infraction, le soumissionnaire ou une personne qui lui est liée, en a obtenu la réhabilitation ou le pardon.
* Aux fins de la présente attestation, les articles 463 à 465 du Code Criminel s’appliquent uniquement à l’égard des actes criminels et des infractions mentionnés ci-dessus
Pour l’application de la présente attestation, on entend par personne liée : lorsque le soumissionnaire est une personne morale, un de ses administrateurs, et, le cas échéant, un de ses autres dirigeants de même que la personne qui détient des actions de son capital-actions qui lui confèrent au moins 50 % des droits de vote pouvant être exercés en toutes circonstances rattachés aux actions de la personne morale et, lorsque le soumissionnaire est une société en nom collectif, en commandite ou en participation, un de ses associés et, le cas échéant, un de ses autres dirigeants. L’infraction commise par un administrateur, un associé ou un des autres dirigeants du soumissionnaire doit l’avoir été dans le cadre de l’exercice des fonctions de cette personne au sein du soumissionnaire.



Je reconnais ce qui suit :
Si l’organisme découvre, malgré la présente attestation, qu’il y a eu déclaration de culpabilité à l’égard d’un acte criminel ou d’une infraction mentionné au point 9, le contrat qui pourrait avoir été accordé au soumissionnaire dans l’ignorance de ce fait pourra être résilié et des poursuites en dommages-intérêts pourront être intentées contre le soumissionnaire et quiconque en sera partie.
dans l’éventualité où le soumissionnaire ou une personne qui lui est liée serait déclaré coupable d’un acte criminel ou d’une infraction mentionné au point 9 en cours d’exécution du contrat, le contrat pourra être résilié par l’organisme.
Et j’ai signé, _______________________________________ ___________________________
(signature) (date)













ANNEXE 2 – SOUMISSION

PROJET : TITRE : _________________________________________________________
NUMÉRO : _______________________________________________________

en mon nom personnel ou au nom du prestataire de services que je représente :
Je déclare :
avoir reçu tous les documents afférents au projet en titre et en avoir pris connaissance, lesquels documents font partie intégrante du contrat à adjuger;
avoir pris les renseignements nécessaires sur la nature des services à fournir et les exigences du projet;
être autorisé à signer ce document.
Je m’engage en conséquence :
à effectuer les tâches décrites dans les documents reçus ainsi que tout autre travail qui pourrait être requis selon ces documents;
à respecter toutes les conditions et spécifications décrites dans les documents;
à respecter les obligations énoncées dans la soumission présentée en réponse à cet appel d’offres;
D) S’il s’agit d’une soumission avec un prix :
à exécuter le projet pour un montant forfaitaire de : 
_______________________________________________________________________________
(En lettres moulées) (En chiffres)
OU
D) S’il s’agit d’une soumission avec plusieurs montants, remplir la section « Bordereau de prix » à l’annexe 3.
À exécuter le projet conformément au bordereau ci-joint.

Le montant de ma soumission est de :
__________________________________________________________________________________
(En lettres moulées) (En chiffres)

Ce montant est fonction des quantités préalablement estimées par l’organisme et ne sert qu’au calcul de la plus basse soumission conforme. l’engagement du prestataire de services porte sur le ou les prix unitaires soumis dans le bordereau de prix.
 1 de 2

Je certifie que le ou les montants soumis sont valides pour une période de quarante-cinq (45) jours à partir de la date et de l’heure limites pour la réception des soumissions.
Je conviens que, si cela est requis, le ou les montants de la soumission incluent le coût de la main-d’œuvre et de l’équipement nécessaires à l’exécution du contrat de même que les frais généraux, les frais d’administration, les frais de déplacement, les avantages sociaux, les profits et les autres frais indirects inhérents au contrat et, lorsqu’ils s’appliquent, les frais et les droits de douane, les permis, les licences et les assurances.

Nom du prestataire de services :adresse (numéro, rue, municipalité) :Code postal
Numéro de téléphoneNuméro de télécopieurNom du signataire (en lettres moulées)SignatureDate
2 de 2 ANNEXE 3 – BORDEREAU DE PRIX POUR SERVICES PROFESSIONNELS


1Coûts des services professionnelsIndiquez les coûts de la main-d’œuvre :
(Le nombre d’heures est donné à titre indicatif afin de préparer la soumission et d’établir la limite de responsabilité financière du contrat).2Étude préparatoire et rapport d’expertise FORMCHECKBOX  Taux horaireServicesNombre estimé d’heuresTaux horaireNb. Heure X Taux horaireTechnicien$$Professionnel$$Sous total$ FORMCHECKBOX  À forfaitSous total$3Plans et devis FORMCHECKBOX  Taux horaireServicesNombre estimé d’heuresTaux horaireNb. Heure X Taux horaireTechnicien$$Professionnel$$Sous total$ FORMCHECKBOX  À forfaitSous total$4Gestion de l’appel d’offres FORMCHECKBOX  Taux horaireServicesNombre estimé d’heuresTaux horaireNb. Heure X Taux horaireTechnicien$$Professionnel$$Sous total$ FORMCHECKBOX  À forfaitSous total$
5Surveillance FORMCHECKBOX  Taux horaireServicesNombre estimé d’heuresTaux horaireNb. Heure X Taux horaireTechnicien$$Professionnel$$Sous total$ FORMCHECKBOX  À forfaitSous total$6Services spéciaux FORMCHECKBOX  Taux horaireServicesNombre estimé d’heuresTaux horaireNb. Heure X Taux horaireTechnicien$$Professionnel$$Sous total$ FORMCHECKBOX  À forfaitSous total$7Temps de déplacementDescription :Sous total$8Autres dépensesDescription :Sous total$
9Coûts de l’ensemble des services professionnels(Somme des sous totaux 2 à 8)Sous total$TPS ( %)$TVQ (%)$(dans la limite de responsabilité financière)Total (*)$
LE BORDEREAU DE PRIX DOIT ÊTRE JOINT À LA SOUMISSION.

Numéro et titre du projet :Nom du prestataire de services :   (En lettres moulées)

1. Les quantités ou le nombre d’heures estimés sont indiqués afin de calculer le plus bas prix.


ANNEXE 4 – ABSENCE D’ÉTABLISSEMENT AU QUÉBEC
TITRE DU PROJET : _________________________________________________________
NUMÉRO : _________________________________________________________________
Tout prestataire de services n’ayant pas, au Québec, un établissement clairement associé à son nom et accessible durant les heures normales de bureau où il exerce ses activités de façon permanente doit remplir et signer le présent formulaire, et le fournir avec sa soumission.

Tout prestataire de services ayant un établissement au Québec doit transmettre à l’organisme, avec sa soumission, une attestation délivrée par l’Agence du Revenu du Québec au cours des quatre-vingt-dix (90) jours précédant la date et l’heure limites pour la réception des soumissions.Je soussigné ou soussignée, _____________________________________________________________,
(Nom et titre de la personne autorisée par le prestataire de services)

en présentant à [inscrire le nom de l’organisme] la soumission ci-jointe,

atteste que les déclarations ci-après sont complètes et exactes.

Au nom de _________________________________________________________________,
(Nom du prestataire de services)

(ci-après : « Prestataire de services »)

je déclare ce qui suit :
Le Prestataire de services n’a pas, au Québec, un établissement clairement associé à son nom et accessible durant les heures normales de bureau où il exerce ses activités de façon permanente.
J’ai lu et je comprends le contenu de la présente déclaration.
Le Prestataire de services m’a autorisé ou autorisée à signer cette déclaration et à la présenter en son nom.
Je reconnais que le Prestataire de services ne sera pas autorisé à présenter une soumission s’il omet de fournir le présent formulaire ou l’attestation délivrée par l’Agence du Revenu du Québec.
Et j’ai signé, _______________________________________________ ___________________________
(Signature) (Date)

DEUXIÈME PARTIE – ADJUDICATION


CONDITIONS GÉNÉRALES


COLLABORATION

Le prestataire de services s’engage à collaborer entièrement avec l’organisme dans l’exécution du contrat et à tenir compte de toutes les instructions et recommandations de celui-ci relativement à la façon de préparer et d’effectuer le travail.


INSPECTION

L’organisme se réserve le droit de faire inspecter, par des personnes dûment autorisées et sans préavis nécessaire, mais à des heures normales, le travail du prestataire de services. Celui-ci sera tenu de se conformer sans délai aux exigences et aux directives de l’organisme à la suite de ces inspections dans la mesure où celles-ci respectent le contrat.

Toute inspection ainsi effectuée ne dégage pas pour autant le prestataire de services de sa responsabilité de remplir entièrement son contrat.


VÉRIFICATION

Les demandes de paiement découlant de l’exécution du présent contrat peuvent faire l’objet d’une vérification par l’organisme.


CONFLITS D’INTÉRÊTS

Le prestataire de services doit éviter toute situation qui mettrait en conflit soit son intérêt propre, soit d’autres intérêts, notamment, mais sans limiter la généralité de ce qui précède, l’intérêt d’une de ses personnes-ressources, d’une de ses filiales ou d’une personne liée et, dans le cas d’un consortium, l’intérêt d’une des constituantes versus l’intérêt de l’organisme. Si une telle situation se présente ou est susceptible de se présenter, le prestataire de services doit immédiatement en informer l’organisme qui peut, à sa seule discrétion, émettre une directive indiquant au prestataire de services comment remédier à ce conflit d’intérêts ou résilier le contrat.


SOUS-TRAITANCE (RENA)

Le prestataire de services doit, avant de conclure tout sous-contrat requis pour l’exécution du contrat, s’assurer que chacun de ses sous-traitants n’est pas inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (ci-après : « RENA ») ou, s’il y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée.

Il doit transmettre à l’organisme, avant que l’exécution du contrat ne débute, une liste indiquant, le cas échéant, pour chaque sous-contrat, les informations suivantes :

 1° le nom et l’adresse du principal établissement du sous-traitant;

 2° le montant et la date du contrat de sous-traitance.

Le prestataire de services qui, pendant l’exécution du contrat, conclut un sous-contrat relié directement au contrat doit, avant que ne débute l’exécution du sous-contrat, produire une liste modifiée.

Le prestataire de services peut utiliser le document « Liste des sous-contractants pour l’attestation de Revenu Québec et le RENA » joint à l’annexe 7.


CESSION DE CONTRAT

Les droits et obligations énoncés dans le présent contrat ne peuvent, sous peine de nullité, être cédés, en tout ou en partie, sans l’autorisation de l’organisme.


LIEN D’EMPLOI

Le prestataire de services est le seul patron de l’ensemble du personnel affecté à l’exécution du contrat et il doit en assumer tous les droits ainsi que toutes les obligations et responsabilités. Le prestataire de services doit notamment se conformer aux lois régissant les accidents du travail et les conditions de travail.


LOIS ET RÈGLEMENTS

Le prestataire de services s’engage à respecter les lois et règlements qui sont en vigueur au Québec et applicables à l’exécution du présent contrat.


ASSURANCES

Le prestataire de services doit fournir, sur demande de l’organisme, la preuve qu’il détient une assurance responsabilité civile et professionnelle d’au moins cinq cent mille dollars (500 000 $), qu’il s’engage à maintenir en vigueur jusqu’à l’exécution complète du contrat.


COMPUTATION DES DÉLAIS

Aux fins de la computation des délais fixés dans le contrat, lorsque les délais prévus pour remplir une obligation expirent un jour ouvrable, cette obligation peut être valablement remplie le premier jour ouvrable suivant.


ORDRE DE PRIORITÉ DES DOCUMENTS CONTRACTUELS

Le contrat est constitué des documents suivants :

Le contrat dûment rempli et signé par les parties ainsi que les avenants au contrat;

Les documents d’appel d’offres, qui comprennent généralement l’avis d’appel d’offres, la description des besoins, les instructions aux prestataires de services, les conditions générales, les conditions générales complémentaires, les annexes et, le cas échéant, les addenda;

La soumission présentée par le prestataire de services adjudicataire.

En cas de conflit entre les termes de l’un ou l’autre de ces documents, les termes du document qui figure en premier dans la liste prévalent sur ceux des documents suivants.


CONDITIONS GÉNÉRALES COMPLÉMENTAIRES


CHARGÉ DE PROJET DU PRESTATAIRE DE SERVICES

Le chargé de projet a pleine autorité pour agir au nom du prestataire de services. Il dirige et conseille quotidiennement l’équipe de travail. Il est le seul interlocuteur technique auprès de l’organisme. Il doit entretenir un dialogue avec le représentant de l’organisme afin de mieux évaluer et résoudre les problèmes relatifs à la réalisation du contrat.


RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE DE SERVICES

Le prestataire de services est responsable de tout dommage causé par lui, ses employés, ses agents, ses représentants ou ses sous-traitants dans le cours ou à l’occasion de l’exécution du contrat de la section 7, y compris du dommage résultant d’un manquement à un engagement pris en vertu du contrat.

Le prestataire de services s’engage à indemniser et à protéger l’organisme ainsi qu’à prendre fait et cause pour celui-ci en cas de recours, de réclamations, de demandes, de poursuites et d’autres procédures intentés par toute personne en raison de dommages ainsi causés.


RÉSILIATION

L’organisme se réserve également le droit de résilier le contrat sans qu’il soit nécessaire pour lui de motiver la résiliation.

Pour ce faire, l’organisme doit adresser un avis écrit de résiliation au prestataire de services. La résiliation prendra effet de plein droit à la date de la réception de cet avis par le prestataire de services.

Le prestataire de services aura alors droit aux frais, déboursés et sommes représentant la valeur réelle des travaux effectués jusqu’à la date de résiliation du contrat, conformément au présent contrat, sans autre compensation ou indemnité que ce soit et, notamment, sans compensation ni indemnité pour la perte de tous profits escomptés.

L’organisme se réserve le droit d’opérer compensation entre le montant total de ces frais et tout montant dû par le prestataire de services en vertu du contrat ou autrement. À cet égard, si le prestataire de services avait obtenu une avance monétaire, il devra la restituer en tout ou en partie selon les montants à compenser entre l’organisme et le prestataire de services.
.


CHARGÉ DE PROJET : REMPLACEMENT ET LIMITATION

Le prestataire de services doit obtenir l’autorisation de l’organisme avant de remplacer le chargé de projet désigné dans la soumission.

Dans un tel cas, l’organisme peut :

soit accepter le changement si la personne proposée possède les mêmes compétences que celle qui avait été désignée initialement et si le prestataire de services assume le transfert des connaissances;

soit refuser le changement s’il juge que la personne proposée ne possède pas les mêmes compétences que celle qui avait été désignée initialement et obliger le prestataire de services à maintenir le chargé de projet en poste, à défaut de quoi le contrat est résilié.


CONFIDENTIALITÉ

Le prestataire de services s’engage à ne pas révéler ni faire connaître, sans y être dûment autorisé par l’organisme, quoi que ce soit dont il aurait eu connaissance dans l’exécution du contrat.

Le prestataire de services s’engage à ce que ni lui ni aucun de ses employés ne divulguent, sans y être dûment autorisés par l’organisme, les données, analyses ou résultats inclus dans les rapports produits dans le cadre du contrat ou, de façon générale, quoi que ce soit dont il aurait eu connaissance dans l’exécution du contrat.


PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS

Définitions
« Renseignement personnel » : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de connaître son identité.
« Renseignement confidentiel » : tout renseignement dont l’accès est assorti d’une ou de plusieurs restrictions prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) (ci-après : « Loi sur l’accès »), notamment un renseignement ayant des incidences sur les relations intergouvernementales, sur les négociations entre organismes publics, sur l’économie, sur l’administration de la justice et la sécurité publique, sur les décisions administratives ou politiques ou encore sur la vérification.

Le prestataire de services s’engage envers l’organisme à respecter chacune des dispositions applicables aux renseignements personnels et confidentiels énumérées ci-dessous, que ces renseignements lui soient communiqués dans le cadre du contrat ou qu’ils soient générés par la réalisation de celui-ci.

Informer son personnel des obligations que prévoient les présentes dispositions et diffuser à cet égard toute l’information pertinente.

Rendre les renseignements personnels accessibles uniquement aux membres de son personnel qui ont qualité pour les recevoir, lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

Ne pas communiquer à qui que ce soit des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, sauf dans le cadre d’un contrat de sous-traitance. Dans un tel cas, les modalités prévues au paragraphe 13) doivent être respectées.

Faire approuver par l’organisme le formulaire de consentement relatif à la communication de renseignements personnels de la personne concernée.

Utiliser les renseignements personnels uniquement pour la réalisation du contrat.

Recueillir un renseignement personnel au nom de l’organisme dans les seuls cas où cela est nécessaire à la réalisation du contrat et informer préalablement toute personne concernée de ce à quoi le renseignement servira, ainsi que des autres éléments mentionnés à l’article 65 de la Loi sur l’accès.

Prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la confidentialité des renseignements personnels et confidentiels à toutes les étapes du contrat et, le cas échéant, les mesures spécifiées à l’annexe 6 – Engagement de confidentialité, qui est jointe au présent document.

À l'expiration du contrat, ne conserver aucun document contenant un renseignement personnel ou confidentiel, quel qu'en soit le support. Le prestataire de services doit retourner les documents à l’organisme ou les détruire à ses frais, conformément au Guide pour la destruction des documents renfermant des renseignements personnels, disponible sur le site Internet de la Commission d’accès à l’information au :

 HYPERLINK "http://www.cai.gouv.qc.ca/06_documentation/01_pdf/destruct.pdf" http://www.cai.gouv.qc.ca/06_documentation/01_pdf/destruct.pdf.

Informer, dans les plus brefs délais, l’organisme de tout manquement aux obligations que prévoient les présentes dispositions ou de toute situation pouvant risquer de porter atteinte à la sécurité ou à la confidentialité des renseignements personnels ou confidentiels.

Fournir, à la demande de l’organisme, toute l’information pertinente au sujet de la protection des renseignements personnels et confidentiels, et permettre à toute personne désignée par l’organisme d’avoir accès à la documentation, aux systèmes, aux données et aux lieux physiques associés au contrat afin de s’assurer du respect des présentes dispositions.

Se conformer aux objectifs et aux exigences de sécurité de l’information définis par l’organisme.

Obtenir l’autorisation écrite de l’organisme avant de communiquer ou de transférer quelque donnée que ce soit, même à des fins techniques, hors du Québec.

Lorsque la réalisation du contrat est confiée à un sous-traitant et qu’elle comporte la communication de renseignements personnels et confidentiels par le prestataire de services au sous-traitant ou la cueillette de renseignements personnels et confidentiels par celui-ci :

faire approuver par l’organisme la liste des renseignements personnels et confidentiels communiqués au sous-traitant;

conclure, avec le sous-traitant, un contrat imposant les mêmes obligations que celles qui sont prévues par les présentes dispositions;

exiger du sous-traitant qu’il s’engage à ne conserver, à l’expiration du contrat de sous-traitance, aucun document contenant un renseignement personnel ou confidentiel, quel qu’en soit le support, et à remettre au prestataire de services les documents qui renferment un tel renseignement dans les soixante (60) jours suivant la fin du contrat.

Transmettre les renseignements personnels ou confidentiels de façon sécuritaire lorsque ceux-ci sont communiqués par courriel ou Internet. Ces renseignements doivent nécessairement faire l’objet d’un chiffrement ou être protégés par un dispositif de sécurité éprouvé. S’ils sont acheminés par télécopieur, la personne qui envoie le document doit s’assurer que le destinataire est habilité à le recevoir et qu’il prendra toutes les mesures nécessaires pour protéger ces renseignements. Toutefois, les parties peuvent convenir d’une autre procédure d’envoi, telle la remise en mains propres, la messagerie ou le courrier recommandé en indiquant toujours sur l’enveloppe la mention « personnel et confidentiel ».

La fin du contrat ne dégage aucunement le prestataire de services et le sous- traitant de leurs obligations et de leurs engagements relatifs à la protection des renseignements personnels et confidentiels. Les principales dispositions applicables se trouvent notamment aux articles 1, 9, 18 à 41.3, 53 à 60.1, 62, 64 à 67.2, 83, 89, 158 à 164 de la Loi sur l’accès.

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels peut être consultée gratuitement à l’adresse suivante :  HYPERLINK "http://www.publicationsduquebec.gouv.qc.ca" www.publicationsduquebec.gouv.qc.ca.


PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE ET DROITS D'AUTEUR

Propriété matérielle

Les travaux réalisés par le prestataire de services en vertu du présent contrat, y compris tous les travaux accessoires tels les rapports de recherche et autres, deviennent la propriété entière et exclusive de l’organisme, qui peut en disposer à son gré.

Droits d'auteur

Le prestataire de services cède à l’organisme tous les droits d’auteur sur l’ensemble des documents réalisés en vertu du contrat. Cette cession est exclusive et consentie sans limites territoriales, temporelles ou de quelque nature que ce soit.

Toute considération pour la cession des droits d’auteur consentie en vertu du contrat est incluse dans la rémunération prévue.


ÉVALUATION ET ACCEPTATION DES SERVICES

Malgré toute autorisation ou approbation donnée aux fins de rémunération au cours des différentes étapes du contrat, l’organisme se réserve le droit, lors de la réception définitive des travaux ou de l’acceptation des services, de refuser, en tout ou en partie, les travaux ou les services qui n’auraient pas été exécutés ou fournis conformément aux exigences du contrat.

L’organisme fait connaître, au moyen d’un avis écrit, son refus d’une partie ou de l’ensemble des travaux ou des services du Prestataire de services dans les dix (10) jours de la réception définitive des travaux ou de l’acceptation des services. L’absence d’avis dans le délai prescrit signifie que l’organisme accepte les travaux exécutés ou les services rendus par le prestataire de services.

L’organisme ne peut refuser les travaux exécutés ou les services rendus par le prestataire de services que pour une bonne raison valable et liée à la qualité du travail, compte tenu du mandat du prestataire de services et des attentes qui peuvent raisonnablement en découler.

L’organisme se réserve le droit de faire reprendre les travaux ou les services rendus ainsi refusés par un tiers ou par le prestataire de services, aux frais de ce dernier.


CONTRAT À SIGNER

CONTRAT DE SERVICES PROFESSIONNELS


NUMÉRO DU PROJET : [Préciser le numéro]


ENTRE : [INSCRIRE LE nom et LES coordonnées de l’organisme]

(ci-après : « Organisme »)


ET : [INSCRIRE LE NOM DE LA PERSONNE MORALE], ayant son siège social au (adresse) et agissant par (nom du représentant), (fonction du représentant), dûment autorisé ou autorisée ainsi qu’il ou qu’elle le déclare;

(ci-après : « Prestataire de services »)


1. INTERPRÉTATION

1.1 Documents contractuels

Le contrat est constitué des documents suivants :

Le contrat dûment rempli et signé par les parties ainsi que les avenants au contrat;

Les documents d’appel d’offres, qui comprennent généralement l’avis d’appel d’offres, la description des besoins, les instructions aux prestataires de services, les conditions générales, les conditions générales complémentaires, les annexes et, le cas échéant, les addenda;

La soumission présentée par le Prestataire de services.

En cas de conflit entre les termes de l’un ou l’autre de ces documents, les termes du document qui figurent en premier dans la liste prévalent sur ceux des documents suivants.

Le Prestataire de services reconnaît avoir reçu une copie de l’ensemble de ces documents et les avoir lus. Il consent à respecter les normes et les conditions qui y sont énoncées.

Le présent contrat constitue la seule entente entre les parties et toute autre entente non reproduite dans celui-ci est réputée nulle et sans effet.

1.2 Lois applicables et tribunaux compétents

Le contrat est régi par le droit applicable au Québec et, en cas de contestation, les tribunaux du Québec sont les seules instances compétentes.


2. REPRÉSENTANT DES PARTIES

2.1 L’organisme désigne [nom du chargé de projet] pour le représenter aux fins de l’application du présent contrat, y compris pour autoriser toute approbation requise. Si un remplacement est rendu nécessaire, l’Organisme doit en aviser le Prestataire de services dans les meilleurs délais.

2.2 De même, le Prestataire de services désigne [nom et fonction du ou des représentants] pour le représenter. Si un remplacement est rendu nécessaire, le Prestataire de services doit en aviser l’Organisme dans les meilleurs délais.

2.3 Dans les cas où il y a plusieurs représentants, chacun peut agir séparément et l’autorisation de l’un d’eux constitue une autorisation valide.


3. OBJET DU CONTRAT

3.1 L’Organisme retient le Prestataire de services qui accepte de fournir des services dans le cadre du mandat [nom du mandat], conformément aux documents contractuels.

3.2 Le mandat du Prestataire de services est de rendre les services requis par l’Organisme conformément aux exigences énoncées dans les documents d’appel d’offres.

3.3 Malgré ce qui précède, le Prestataire de services accepte que l’Organisme retire un ou des biens livrables sans pénalité.


4. DURÉE DU CONTRAT

Les services professionnels doivent être rendus entre le [date] et le [date].


5. OBLIGATIONS DES PARTIES

5.1 Le Prestataire de services s’engage à réaliser le mandat tel qu’il est décrit à l’article 3 du présent contrat.

5.2 L’Organisme s’engage à verser au Prestataire de services les sommes indiquées à l’article 6 selon les modalités prévues à l’article 7.


6. PRIX

6.1 Le présent contrat est fait en considération d’un montant de [inscrire le montant] dollars (       $) pour la fourniture complète et entière des services prévus dans les documents contractuels, excluant tous les autres frais et coûts ou toutes les autres dépenses.

6.2 Le montant de la soumission inclut, s’il y a lieu, le coût de la main-d'œuvre et de l'équipement nécessaires à l'exécution du contrat, de même que les frais généraux, les frais d'administration, les frais de déplacement du personnel, les avantages sociaux, les profits et les autres frais indirects inhérents au contrat, et, lorsqu'ils s’appliquent, toutes les taxes, les frais ainsi que les droits de douane, les permis, les licences et les assurances.


7. PAIEMENT

7.1 Les paiements se font en un seul versement à la fin du mandat [ou autre modalité, si nécessaire] ou chaque mois au gré de l'avancement des travaux [ou autre modalité, si nécessaire].

7.2 Après vérification, l’Organisme verse les sommes dues au Prestataire de services dans les trente (30) jours suivant la date de réception de la facture, accompagnée de tous les documents requis.

7.3 L’Organisme se réserve le droit de vérifier les demandes de paiement déjà acquittées le cas échéant.


8. MODIFICATION DU CONTRAT

Toute modification au présent contrat doit faire l’objet d’une entente écrite entre les parties. Cette entente ne peut changer la nature du contrat et elle en fait partie intégrante.


9. RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

Si un différend survient durant l’exécution du contrat ou à propos de l’interprétation de celui-ci, les parties s’engagent, avant d’exercer tout recours, à rechercher une solution à l’amiable et, si besoin est, à faire appel à un tiers, selon des modalités à convenir, pour les assister dans ce règlement.


10. COMMUNICATIONS

Tout avis exigé en vertu du présent contrat, pour être valide et lier les parties, doit être donné par écrit. De plus, il doit être remis en mains propres ou transmis par un messager, par la poste ou par courrier recommandé à l’adresse de la partie concernée, telle qu’elle est indiquée ci-après :


Organisme : [Nom et coordonnées du responsable de l’Organisme]
Téléphone : 
Télécopieur :
Courriel : 



Prestataire de services : [Nom et coordonnées du responsable pour le Prestataire de services]
Téléphone : 
Télécopieur :
Courriel :


Tout changement d’adresse de l’une des parties doit faire l’objet d’un avis à l’autre partie.




EN FOI DE QUOI, les parties ont signé à la date indiquée ci-dessous :


[NOM DE L’Organisme]


(Signature du représentant) (Date)


[NOM DU PRESTATAIRE DE SERVICES]


(Signature du représentant) (Date)
ANNEXE 5 – PROGRAMME D’OBLIGATION CONTRACTUELLE
ÉGALITÉ EN EMPLOI


RENSEIGNEMENTS ET ENGAGEMENT

Toute organisation ou entreprise québécoise ayant à son emploi plus de 100 employés et employées au Québec qui présente une soumission ou une demande en vue d’obtenir un contrat ou une subvention de 100 000 $ ou plus doit s’engager à mettre en place un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et libertés de la personne du Québec.
Dans le but de prouver son engagement à implanter un tel programme, l’organisation ou l’entreprise doit joindre le présent formulaire à sa soumission ou à sa demande de subvention. Si elle a déjà fourni le document auparavant, elle doit indiquer le numéro officiel de l’Attestation d’engagement qui lui a été remise ou le numéro du Certificat de mérite s’il y a lieu.
Si la soumission provient d’une organisation ou d’une entreprise canadienne qui compte plus de 100 employés et employées au Canada, mais qui est située à l’extérieur du Québec et qu’elle vise à obtenir un contrat de 100 000 $ ou plus, l’organisation ou l’entreprise doit fournir au préalable une attestation confirmant sa participation au programme d’équité en emploi de sa province ou de son territoire s’il en est ou, à défaut, à un programme fédéral d’équité en emploi.

1. RENSEIGNEMENTS SUR L’ORGANISATION OU L’ENTREPRISE
Raison sociale : __________________________________________________________________________

Adresse : _______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Téléphone : _______________________________________ Télécopieur : ________________________

Nom du mandataire : _____________________________________________________________________

Fonction : ________________________________________ Téléphone : __________________________

Signature : ______________________________________________________________________________

 2. PARTICIPATION À UN PROGRAMME D’ÉQUITÉ EN EMPLOI2.1 La soumission ou la demande de subvention provient du Québec
Si le nombre d’employés et d’employées au Québec est supérieur à 100 et que la soumission ou la demande de subvention est supérieure ou égale à 100 000 $, remplir la section 3.1.
Sinon, indiquer les raisons pour lesquelles la participation au programme d’obligation contractuelle n’est pas nécessaire :
 FORMCHECKBOX  Le montant de la soumission ou de la demande de subvention est inférieur à 100 000 $.
 FORMCHECKBOX  L’entreprise est sans but lucratif.
 FORMCHECKBOX  L’entreprise ou l’organisation ne compte pas, au Québec, plus de 100 employés permanents et employées permanentes à temps plein ou à temps partiel.

2.2 La soumission provient de l’extérieur du Québec
Si l’entreprise compte plus de 100 employés et employées au Canada et que la soumission est supérieure ou égale à 100 000 $, remplir la section 3.2.
Sinon, indiquer les raisons pour lesquelles la participation à un programme d’équité en emploi n’est pas nécessaire :
 FORMCHECKBOX  Le montant de la soumission est inférieur à 100 000 $.
 FORMCHECKBOX  L’entreprise est sans but lucratif.
 FORMCHECKBOX  L’entreprise ou l’organisation ne compte pas, au Canada, plus de 100 employés permanents et employées permanentes à temps plein ou à temps partiel.3. ATTESTATIONLa soumission ou la demande de subvention provient du Québec
Remplir la section 4 ou, si l’adhésion au programme a déjà été signalée :
( inscrire le numéro officiel de l’Attestation d’engagement :
A – ________________________
ou
( inscrire le numéro du Certificat de mérite :
C – ________________________

3.2 La soumission provient de l’extérieur du Québec
L’entreprise participe déjà ou est déjà soumise au programme d’équité en emploi suivant (cochez la case appropriée) :
 FORMCHECKBOX  Programme d’équité en matière d’emploi de sa province
 FORMCHECKBOX  Programme de contrats fédéraux
 FORMCHECKBOX  Programme fédéral d’équité en matière d’emploi en vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi (1995, c. 44)


J’atteste que mon entreprise participe ou est soumise audit programme. Je reconnais que le non-respect des exigences de ce programme a pour effet d’interdire l’adjudication de tout contrat ou l’attribution de toute subvention jusqu’à ce que mon entreprise se conforme aux exigences du programme.

Nom du mandataire (en lettres moulées) Signature (mandataire de l’entreprise)

____________________________________________ ________________________________________

Fonction : ___________________________________ Date : ___________________________________

4. ENGAGEMENT DANS LE PROGRAMME
Raison sociale : _______________________________________________________________________________

Adresse : ____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

Téléphone : _____________________________________ Télécopieur : ________________________________

Nombre d’employés et d’employées au Québec : ____________________________________________________

Pour assurer la conformité au programme d’obligation contractuelle, je, au nom de l’entreprise que je représente, m’engage, advenant l’attribution d’un contrat ou d’une subvention de 100 000 $ ou plus :

à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte
des droits et libertés de la personne du Québec, selon les modalités
énoncées au dos du présent document.

Je reconnais que le non-respect de cet engagement a pour effet d’annuler mon Attestation d’engagement et d’interdire l’adjudication de tout contrat ou l’attribution de toute subvention jusqu’à ce que j’obtienne une nouvelle attestation d’engagement.

Nom du mandataire (en lettres moulées) Signature (mandataire de l’entreprise)

__________________________________________ ___________________________________________

Fonction : _________________________________ Date : ______________________________________


5. CONTENU DE L’ENGAGEMENT – MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE
Transmission, par le mandataire général de l’entreprise au personnel, au syndicat ou à l’association d’employés et d’employées, de l’information au sujet de l’engagement pris par l’entreprise de mettre sur pied un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et libertés de la personne du Québec

Nomination de cadres supérieurs responsables de la mise en place du programme

Mise en œuvre du programme en quatre phases :

Diagnostic de la situation des membres des groupes cibles dans l’entreprise
Mise en évidence d’une sous-utilisation des membres des groupes cibles à l’aide des analyses de l’effectif et de la disponibilité
Dépistage des règles ou des pratiques de l’entreprise qui pourraient avoir ou avoir eu des effets discriminatoires sur les membres des groupes cibles, à l’aide de l’analyse du système d’emploi

Élaboration du programme
Fixation des objectifs numériques
Choix des mesures de redressement pour contrer la sous-utilisation
Choix des mesures d’égalité de chances pour faire cesser les règles ou pratiques discriminatoires
Choix des mesures de soutien, s’il y a lieu
Établissement d’un échéancier de réalisation
Choix des moyens de surveillance
Implantation du programme
Évaluation du programme

Transmission des documents suivants à la Commission des droits de la personne et de la jeunesse, dans les délais prévus, afin de s’assurer du respect des engagements et des « lignes directrices concernant la validité des programmes d’accès à l’égalité établis volontairement dans le secteur de l’emploi » établies par la Commission :
( les résultats de la phase de diagnostic (3.1), dans les neuf mois qui suivent l’adjudication du contrat ou l’attribution de la subvention
( le plan du programme (3.2), dans les quatre mois suivants
( le rapport d’étape sur l’implantation du programme, chaque année par la suite et jusqu’à la fin du programme

 ANNEXE 6 – ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ


Je soussigné ou soussignée, ___________, employé ou employée / agent ou agente / représentant ou représentante / administrateur ou administratrice / dirigeant ou dirigeante / sous-traitant ou sous-traitante de ______________ (ci-après : « Prestataire de services ») déclare formellement ce qui suit :

1. Je suis un employé ou une employée / un agent ou une agente / un représentant ou une représentante / un administrateur ou une administratrice / un dirigeant ou une dirigeante / un sous-traitant ou une sous-traitante du Prestataire de services et, à ce titre, j’ai été affecté ou affectée à l’exécution du mandat faisant l’objet du contrat de service entre le Prestataire de services et [inscrire le nom complet de l’organisme] (ci-après : « Organisme ») concernant le (« titre du mandat »).

2. Je m’engage à garder le secret absolu, à ne pas communiquer ou permettre que soit communiqué à personne quelque renseignement ou document, quel qu’en soit le support, qui me sera communiqué ou dont je prendrai connaissance dans le cadre de mes fonctions ou à l’occasion de l’exercice de celles-ci, à moins d’avoir été dûment autorisé ou autorisée à le faire par l’Organisme ou par l’un de ses représentants désignés.

3. Je m’engage à faire usage d’un tel renseignement ou document uniquement dans le cadre des rapports contractuels entre le Prestataire de services et l’Organisme.

4. J’ai été informé ou informée que mon défaut de respecter totalement ou en partie le présent engagement de confidentialité m’expose ou expose le Prestataire de services à des recours légaux, à des réclamations, à des poursuites ou à toutes autres procédures en raison du préjudice causé à quiconque est concerné par le contrat précité.

5. Je confirme avoir lu les termes du présent engagement et en avoir saisi toute la portée.



Signé à _____________________, ce _______ jour du mois de ______________ 20____

______________________________________________
(Signature du déclarant ou de la déclarante)

ANNEXE 7 – LISTE DES SOUS-CONTRACTANTS POUR L’ATTESTATION DE REVENU QUÉBEC ET LE RENA

Liste des sous-contractants pour l’attestation de Revenu Québec et le RENATITRE DU PROJET : _________________________________________________________
NUMÉRO : _________________________________________________________________

Instructions

Un prestataire de services qui a conclu un contrat avec l’organisme doit lui transmettre, avant que l’exécution du contrat ne débute, une liste, indiquant pour chaque sous-contrat, les informations demandées ci-dessous.

Lorsque, pendant l’exécution du contrat qu’il a conclu avec l’organisme, le prestataire de services conclut un nouveau sous-contrat, il doit, avant que ne débute l’exécution de ce nouveau sous-contrat, en aviser l’organisme en produisant une liste modifiée.

Pour tous les sous-contrats (approvisionnement, services et travaux de construction), le contractant doit remplir la partie A. Toutefois, lorsque le sous-contrat est un contrat de travaux de construction et que le montant du sous-contrat est égal ou supérieur à 25 000 $, le contractant doit également remplir la partie B.
A. À remplir pour tout sous-contratB. À remplir si le montant du sous-contrat de travaux de construction est égal ou supérieur à 25 000 $Nom du sous-contractantNEQ du sous-contractantAdresse du sous-contractantMontant du sous-contratDate du sous-contratNuméro de l ARQDate de délivrance de l ARQ  FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT      A. À remplir pour tout sous-contratB. À remplir si le montant du sous-contrat de travaux de construction est égal ou supérieur à 25 000 $Nom du sous-contractantNEQ du sous-contractantAdresse du sous-contractantMontant du sous-contratDate du sous-contratNuméro de l’ARQDate de délivrance de l’ARQ FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT       FORMTEXT      
Le prestataire de services atteste avoir obtenu, avant le début de l exécution de son contrat, une co 89:;Ru§¨©³ªª80
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