modèle de lettre d'invitation à soumissionner - Europa EU

[pic] DIRECTION GENERALE DE LA COMMUNICATION DIRECTION BUREAUX D'INFORMATION CAHIER DES CHARGES APPEL D'OFFRES Procédure Ouverte COMM/04DGCOMM/AWD/2012/180/076 SOMMAIRE 1 OBJET DU MARCHE 3
2 PARTICIPATION A LA PROCEDURE D'APPEL D'OFFRES 4
3 PREUVE DU STATUT 5
4 GROUPEMENTS ECONOMIQUES 5
5 SOUS-TRAITANCE 6
6 CALENDRIER PREVISIONNEL DE L'APPEL D'OFFRES 6
7 VISITE DES LIEUX [NON APPLICABLE] 7
8 VARIANTES 7
9 GARANTIES FINANCIERES [NON APPLICABLE] 7
10 POLITIQUE DE PROMOTION DE L'EGALITÉ DE CHANCES 7
11 CRITERES D'EXCLUSION 7
11.1 Evaluation des critères d'exclusion 8
12 LOTS 10
12.1 LOT 1 Services de restauration dans le cadre des événements et
autres activités de communication 10
12.1.1 Description, Objectif et montant estimé du marché 10
12.1.2 Critères de sélection 11
12.1.3 Critères d'attribution 13
12.2 LOT 2 - Produits multimédia 14
12.2.1 Description, Objectif et montant estimé du marché 14
12.2.2 Critères de sélection 17
12.2.3 Critères d'attribution 18
12.3 LOT 3 - Relations Publiques liées aux activités de communication
20
12.3.1 Description, Objectif et montant estimé du marché 20
12.3.2 Critères de sélection 24
12.3.3 Critères d'attribution 25
12.4 LOT 4 Conception graphique/Adaptation des formats, mise en page
et impression/production de matériel de communication 27
12.4.1 Description, Objectif et montant estimé du marché 27
12.4.1.1 Sous-lot 4 A - Conception graphique 27
12.4.1.2 Sous-lot 4 B - Adaptation des formats, mise en page et
impression 30
12.4.1.3 Sous-lot 4 C - Production de matériel de communication 32
12.4.2 Critères de sélection 33
12.4.3 Critères d'attribution 34
12.5 LOT 5 - Enregistrements et travail éditorial 35
12.5.1 Description, objectif et montant estimé du marché 35
12.5.2 Critères de sélection 36
12.5.3 Critères d'attribution 38
12.6 LOT 6 - Stockage et distribution logistique 39
12.6.1 Description, objectif et montant estimé du marché 39
12.6.2 Critères de sélection 40
12.6.3 Critères d'attribution 42
12.7 LOT 7 - Evènements spéciaux liés aux activités de communications
43
12.7.1 Description, objectif et montant estimé du marché 43
12.7.2 Modalités d'exécution des contrats-cadres 46
12.7.3 Critères de sélection 46
12.7.4 Critères d'attribution 47
13 ASPECTS ENVIRONNEMENTAUX 48
14 PRIX 49
15 COMMUNICATION DES RESULTATS 49
16 SUSPENSION DE LA PROCEDURE 50 OBJET DU MARCHE
Conformément aux dispositions du Règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du
Conseil du 25 juin 2002 portant Règlement financier applicable au budget
général des Communautés européennes, amendé par le règlement (CE, EURATOM)
n° 1995/2006 du Conseil du 13 décembre 2006, et du Règlement (CE, Euratom)
n° 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités
d'exécution du Règlement financier précité amendé par les règlements (CE,
Euratom) no 1261/2005 du 20 juillet 2005, no 1248/2006 du 7 août 2006, n°
478/2007 du 23 avril 2007 le Parlement européen a décidé de lancer le
présent appel d'offres en vue de conclure un ou plusieurs contrat(s)-cadre
avec des contractants externes pour la prestation de services récurrents
nécessaires pour le support et la mise en ?uvre des activités de
communication et d'information des Bureaux d'Information de Paris et
Marseille.
Le marché a une durée totale de 4 ans. L'exécution du marché ne commencera
qu'à partir du moment où le contrat-cadre sera signé. Tout renouvellement
contractuel sera effectué conformément aux conditions fixées dans le
contrat. Le marché est divisé en 7 lots. Les soumissionnaires sont autorisés à
soumettre une offre pour un ou plusieurs lots. Les lots sont indépendants
et pourront être attribués à des soumissionnaires distincts. Le Parlement
européen se réserve le droit de n'attribuer qu'un seul lot ou qu'une partie
du nombre total prévu. Le marché à une valeur totale maximale de 4.760.000 Euros. La valeur
maximale par lot est indiquée ci-dessous Lot 1 Services de restauration dans le cadre des événements et autres
activités de communication : 100.000 Euros Lot 2 Produits multimédia: 800.000 Euros Lot 3 Relations Publiques liées aux activités de communication: 640.000
Euros Lot 4 Conception graphique/Adaptation des formats, mise en page et
impression/production de matériel de communication: 1.140.000 Euros Lot 5 Enregistrements et travail éditorial: 240.000 Euros Lot 6 Stockage et distribution logistique: 240.000 Euros Lot 7 Evènements spéciaux liés aux activités de communications : 1.600.000
Euros Le soumissionnaire remettra un prix distinct pour chacun des lots auquel il
soumet l'offre. Information générales Le Parlement européen (PE) est la seule Institution de l'Union européenne
dont les membres sont directement élus au suffrage universel. Avec ses
compétences législatives, budgétaires et de contrôle, le PE agit dans des
domaines qui concernent directement les citoyens. Afin de renforcer la visibilité du PE et de rendre les politiques et les
actions de l'Union européenne plus proches des citoyens, le PE a établi une
politique d'information et de communication visant à fournir des
informations impartiales et précises sur le rôle et les activités du PE au
grand public, aux médias et aux leaders d'opinion, tenant compte de la
nature politique et des compétences accrues de l'institution au titre du
traité de Lisbonne. A moyen terme, un large éventail d'activités de
communication ciblées seront menées pour sensibiliser aux prochaines
élections européennes qui sont prévues en 2014. Face à la diversité des activités du PE, la direction générale de la
Communication (DG COMM) veille au niveau central à la bonne circulation des
informations auprès du citoyen, des médias et des leaders d'opinions. Au
niveau national, les bureaux d'information du PE sont chargés de mettre en
?uvre la stratégie d'information et de communication du PE dans les 27
Etats Membres de l'Union Européenne (UE), dans leurs régions, dans leurs
villes et localités. Ils ne représentent pas l'institution mais assurent la
transmission des informations législative et institutionnelle de façon
neutre et objective tout en encourageant le débat politique entre les
membres élus du PE et leurs électeurs pour ainsi augmenter les
connaissances des citoyens sur l'institution et donc rehausser le profil du
PE. Des informations sur le rôle et les compétences du PE sont disponibles sur
www.europarl.europa.eu. Les contractants prospectifs sont également invités
de consulter le site internet du Bureau d'Information (BI) en France
(www.europarl.fr) afin de s'informer plus en détails sur les actions
concrètes de communication et d'information du BI du Parlement européen en
France. Les objectifs généraux du marché couverts par l'appel d'offres ci-présent
sont : . susciter l'intérêt du citoyen pour le travail et le rôle du Parlement
européen . renforcer les connaissances et la compréhension du Parlement et de
ses activités . assurer la visibilité des événements organisés par le Parlement
européen en France de manière à ce qu'ils se démarquent des autres
événements grand public, à travers des outils de communication distinctifs,
innovants et créatifs . maximiser le nombre de participants aux manifestations organisées par
le BI du Parlement européen en France. Les objectifs spécifiques du marché et une liste indicative des missions à
accomplir sont indiqués, par lot, aux points 12.1 à 12.7 de ce cahier des
charges.
PARTICIPATION A LA PROCEDURE D'APPEL D'OFFRES
La participation aux procédures d'appel d'offres est ouverte sous les mêmes
conditions à toutes les personnes physiques, morales et entités publiques
relevant du domaine d'application des traités et à toutes les personnes
physiques, morales et entités publiques d'un pays tiers ayant conclu avec
les Communautés un accord particulier dans le domaine des marchés publics,
dans les conditions prévues par cet accord. Afin de déterminer l'éligibilité des soumissionnaires, ceux-ci devront
indiquer dans leur offre l'Etat dans lequel ils ont leur siège ou sont
domiciliés. Ils en présenteront, également, les preuves requises selon leur
loi nationale.
PREUVE DU STATUT 1. Tout soumissionnaire peut être invité par le Parlement européen à
justifier de son autorisation à produire l'objet visé par le marché selon
le droit national. Pour ce faire, il présentera les pièces justificatives
pertinentes. A titre d'exemple, le Parlement européen pourrait accepter
l'inscription au registre du commerce ou de la profession; la déclaration
sous serment ou un certificat d'appartenance à une organisation
spécifique; l'inscription au registre TVA. Si aucun de ces documents
n'apporte la preuve requise pour justifier et évaluer l'existence d'une
telle autorisation, le Parlement européen pourra accepter d'autres
documents officiels équivalents fournis par le soumissionnaire. 2. En cas de groupement économique, la justification de l'autorisation à
produire l'objet visé par le marché sera demandée à chacun des membres.
GROUPEMENTS ECONOMIQUES Les groupements d'opérateurs économiques sont autorisés à soumissionner. Le
Parlement e