Créer un formulaire dans Word - Enseignons.be

generalites
1. Introduction 3
2. Les types de formulaires 3 Créer un formulaire à compléter
DANS WORD
1. CONCEPTION DU FORMULAIRE 4
1.1. Son utilité 5
1.2. Sa forme 5 2. Création du formulaire 5
2.1. La barre d'outils "Formulaire" 5
2.2. La barre d'outils "Tableau" 8
2.3. Insérer les champs 11
2.4. Définir les propriétés des champs 12 3. Les différents types de champs 15
3.1. Le champ "Texte" 15
3.2. Le champ "Nombre" 15
3.3. Le champ "Date" 17
3.4. Le champ "Date du jour" 17
3.5. Le champ "Heure du jour" 17
3.6. Les champs calculés 18
3.7. Modifier les propriétés des champs 20
protection et enregistrement 1. PROTÉGER LE FORMULAIRE 21 2. enregistrer le document 21
2.1. Document formulaire ordinaire 21
2.2. Modèle de document 22
pour terminer...
1. LES OPTIONS AVANCÉES DU FORMULAIRE 23
2. Imprimer le formulaire 23
3. Transfert des données du formulaire 23
Conclusion GENERALITES
1. INTRODUCTION Ce tutorial va aborder la création d'un formulaire sous MS Word.
Un formulaire est un document qui contient des zones à compléter appelées
"CHAMPS". Ces seules zones seront accessibles et leur mise en forme permet
de contrôler leur contenu pour éviter des erreurs de saisie. L'entièreté du
document, hormis ces zones de saisie, est inaccessible à l'utilisateur et
le curseur de saisie se rend automatiquement et exclusivement d'une zone de
saisie à l'autre. Ce mode permet d'optimiser la saisie de documents types, tels les dossiers
de candidature, les demandes de voyages, les demandes de réservation de
salles,... 2. Les types de formulaires Les formulaires créés sous Word peuvent être utilisés de manières
différentes: V Vous imprimez votre formulaire et le distribuez aux personnes intéressées
pour qu'elles le complètent et vous le retournent. V Vous faites parvenir le fichier Word qui contient le formulaire que les
destinataires rempliront. Vous faites l'économie du papier et de
l'impression. Ce fichier peut être envoyé de différentes manières :
email, sur disquette, etc. V Vous intégré le formulaire à un site web.
Créer un tel document apporte plusieurs avantages lors de son utilisation
sur un PC: V Il permet de s'assurer que les données introduites sont conformes à ce
que vous souhaitiez recevoir (du texte là où il faut une adresse par
exemple, une date à un endroit précis; un nombre dans un autre champ,
etc.). V Vous pouvez introduire des cases à cocher pour faciliter et limiter les
choix. V Toujours pour limiter les choix, vous pouvez insérer des listes
déroulantes. V Vous pouvez associer deux champs: le champ d'un code postal et celui de
la ville qui lui est associée. Quand on introduit le code, la ville
s'affiche alors automatiquement et vice et versa. V Il est possible, une fois le formulaire complété, de transférer les
données contenues vers une base de données relationnelles (Access) ou
votre tableur (Excel). Comme vous le constatez, l'utilisation de tels formulaires est ouverte à
une multitude d'applications différentes. Vos besoins et votre imagination
vous guideront dans vos choix. Créer un formulaire à compléter
DANS WORD LA CRÉATION D'UN FORMULAIRE À COMPLÉTER PAR L'UTILISATEUR IMPOSE UNE SÉRIE
D'OPÉRATIONS INDISPENSABLES À RÉALISER POUR ATTEINDRE L'OBJECTIF FIXÉ. Nous allons les passer en revue l'une après l'autre, dans l'ordre
chronologique.
1. Conception du formulaire La conception d'un formulaire ne se fait pas au hasard ni "à la volée". Il
doit être mûrement réfléchi et sa construction doit faciliter le travail
des utilisateurs du document, que ce soit le concepteur ou le destinataire. Vous pouvez, bien entendu, vous inspirer d'un formulaire existant pour
créer le vôtre ou même reproduire intégralement un formulaire papier. Il
existe également, dans Word comme dans diverses sources de données, des
formulaires préétablis qu'il vous suffirait de modifier quelque peu pour
l'adapter à vos besoins. Ce qui importe surtout, c'est qu'il remplisse la
tâche à laquelle vous le destinez. Les différents champs du formulaire peuvent être introduits de diverses
manières selon vos envies, le contenu du formulaire, etc. Ainsi, les champs peuvent:
V être introduits au milieu d'une phrase, dans un texte,
V être regroupés dans un tableau pour parfaire un alignement,
V être positionnés selon un quadrillage. La mise en page générale du document, les décorations, les embellissements
sont des artifices que vous placerez plus tard, quand votre formulaire sera
construit et qu'il remplira sa fonction première, à savoir répondre aux
questions pour lesquelles vous avez besoin d'une réponse précise. Des décorations peuvent être ajoutées pour embellir votre document et tout
ce qu'il contient, en ce y compris vos champs de formulaire. Vous pouvez
également régler le fond, les bordures, la police de caractères, les mises
en forme de ces polices (italique, gras, couleur, taille, etc.), ajouter
toutes sortes d'objets qui vont rendre votre formulaire attrayant et d'un
usage aisé.
Vous le "décorerez" selon vos goûts et le public visé. 1.1. Son utilité
Avant toute chose, il faut savoir ce que l'on veut faire, à quoi ou à qui
va servir ce document. Un travail bien pensé, bien préparé se réalise plus
facilement. 1.2. Sa forme
Lorsque vous avez déterminé la liste des données à récolter pour la bonne
gestion de votre association, il va falloir définir la forme du document.
Il faudra le rendre attractif et facile d'emploi, aussi bien en tant que
document imprimé que document informatique proposé en ligne. La réalisation du formulaire doit répondre à plusieurs critères: V Répondre aux objectifs du concepteur. V Etre le plus complet et le plus concis possible. V Etre lisible, facile d'emploi, employer des termes précis sans fioriture
ni figure de style. V Etre clair et précis dans les questions, aller à l'essentiel. V Eviter les questions redondantes. V Ne pas être trop long. V Etre agréable à lire, de préférence.
2. Création du formulaire
Cliquer dans le menu Fichier puis Nouveau pour créer un nouveau document. 2.1. La barre d'outils "Formulaire"
Pour pouvoir trouver et placer les champs de formulaire, il faut faire
apparaître la barre d'outils correspondante. Un clic droit dans une des
deux zones des barres d'outils (au dessus et en bas du document), à un
endroit où il n'y a pas d'outil et vous faites apparaître la liste des
barres d'outils disponibles. Cliquez à gauche sur le nom "Formulaire". Vous pouvez également aller la rechercher dans le menu Affichage - Barre
d'outils.
La barre d'outils (que vous pouvez placer où vous voulez) apparaît. Elle
contient toute une série d'icônes que nous allons détailler ci-dessous. 1° Champ "Texte" Cet outil va nous permettre d'insérer un champ de formulaire de saisie de
TEXTE. Ce champ contiendra tous les signes alphanumériques que l'on peut
retrouver dans un texte : a-z, A-Z, 0-9, ponctuations et autres signes qui
se trouvent sur le clavier. Nous nous servirons de ce type de champ pour y introduire toutes les
données qui répondent à ce critère : les noms, rues, villes, numéros,
téléphones, codes et dates.
A ce stade, il n'est pas encore question d'effectuer le moindre contrôle
sur le contenu du champ. Cela viendra un peu plus loin dans le cours. 2° Champ "Case à cocher" Ce champ est ce qu'on appelle (entre amateurs éclairés) un Flip-Flop, un
champ Oui/Non. Ce champ ne connaît que 2 états: ou bien il est coché, c'est
OUI - ou bien il ne l'est pas, c'est NON.
Ce type de champ limite fortement les choix proposés, mais il peut vous
éviter des réponses incompréhensibles lorsqu'il est utilisé à bon escient. 3° Champ "Liste déroulante" Ce champ va afficher une liste de choix disponibles parmi lesquels le
candidat devra effectuer 1 choix et 1 seul. Contrairement au champ de formulaire "Case à cocher", ce champ permet une
multitude d'options qui sont placées dans une liste que vous éditez lors de
la création de votre formulaire. Bien entendu, cette liste sera modifiable
par la suite. Il vous incombe de faire le nécessaire pour que les
utilisateurs de votre formulaire ne puissent pas la modifier
intempestivement! Ne perdez pas de vue que ce type de champ "Liste déroulante" sera bien
entendu inutilisable dans un formulaire "papier".
Dans ce type d'utilisation de votre formulaire, il faudra créer un tableau
qui contiendra toutes les options de choix contenues dans la liste. 4° Options pour les champs L'outil "Options des champs" va vous permettre de modifier toutes les
options de mise en forme de chacun des champs. Actuellement, il n'est pas
accessible puisque aucun champ de formulaire n'est créé.
Pour activer l'outil, il suffit de sélectionner un champ dans un document
qui n'est pas protégé contre les modifications, mais nous aborderons ce
point très important de la protection du document un peu plus loin.
5° Dessiner un tableau Comme son nom l'indique, nous allons pouvoir, avec cet outil, dessiner une
forme ressemblant à un tableau qui va englober automatiquement une ligne de
saisie dans le document.
Ce rectangle sera positionné sur la ligne d'écriture où se trouve votre
curseur. Nous étudions le détail de cette barre d'