Chapitre 7 L'organisatinon du travail de l'équipe

Chapitre 7 L'organisatinon du travail de l'équipe
Pour qu'une équipe puisse fonctionner au quotidien de manière
satisfaisante, son animateur devra organiser et déléguer le travail.
Il devra notamment veiller à une répartition équitable et judicieuse
des activités de chacun. I. La définition des missions
Elle permet à chacun de savoir quelles sont ses attributions, et quels
sont les compétences et le degré d'autonomie nécessaires pour chaque
tâche. Elle est utile également pour servir de base aux objectifs
individuels des collaborateurs et à leur évaluation, pour les
responsabiliser, les motiver et rendre l'organisation plus efficace. A. Les missions de l'équipe Dans un premier temps, le manageur définit
précisément les _____________ de l'équipe, c'est-à-dire les principales
responsabilités à mettre en oeuvre.
Ex : Dans un magasin spécialisé dans l'électronique grand public, les
missions de l'équipe sont proposer une offre pertinente, sélectionner
les nouveautés, rechercher des solutions personnalisées et proposer des
services susceptibles de fidéliser la clientèle. B. Les missions de chaque membre de l'équipe Dans un second temps, le
_______________ doit clarifier le rôle et les responsabilités de chacun.
Il prend en compte les compétences, les complémentarités du personnel et
les besoins de l'unité commerciale pour répartir les missions entre les
membres de l'équipe.
Les missions sont généralement exprimées à l'aide de verbes d'action.
Ex Au sein du rayon, le vendeur a différentes tâches à exécuter :
réapprovisionner le rayon, le ranger, réaliser les mises en avant de
produits, réaliser des ventes, etc.
C. Les consignes du manageur Les collaborateurs ont besoin d'être
guidés dans l'exercice de leurs missions à l'aide de consignes orales ou
____________, de procédures et de modes d'emploi.
Dans un magasin équipé d'un système informatisé de gestion des stocks
et des commandes, le manageur devra former ses vendeurs aux
différentes procédures à utiliser pour connaître les quantités
d'articles disponibles, pour consulter l'entrepôt national, pour
commander, etc. II. Le tableau de répartition des tâches
Il sert à répartir les activités au sein de l'équipe, de façon équitable et
judicieuse. A. L'analyse des tâches Le TRT peut être élaboré à l'aide de l'une des
deux méthodes suivantes. Il faut faire attention car, mal menées, ces
méthodes peuvent être prises comme une forme de contrôle.
1. L'enquête individuelle Cette méthode consiste à demander à chaque
personne de l'équipe les opérations effectuées, le temps passé pour
chacune d'elles (par jour, par semaine... 2. L'autodéclaration Elle est menée sur une période de référence, à
l'aide d'une feuille d'autopointage. Le salarié enregistre toutes les
opérations effectuées et le temps passé sur chaque opération. Après
dépouillement, on peut évaluer le temps nécessaire à chaque opération
et visualiser la façon dont le salarié répartit son temps entre les
différentes tâches. B. L'élaboration du TRT Une fois l'analyse des tâches effectuée, le
TRT peut être élaboré. Il regroupe les opérations effectuées par les
différents membres de l'équipe,
Le TRT d'une équipe de vendeurs magasin peut se présenter ainsi
| | |Temps passé par semaine |Temps |
| | |pour chaque vendeur |total |
| | | |par |
| | | |tâche |
|Activités |Tâches |V1 |V2 |V3 |V4 | |
|Accueil, |Accueil téléphonique |3 |3 |1 |0 |7 |
|conseil | | | | | | |
| |Accueil physique |4 |1 |3 |1 |9 |
|Vente en |Contact avec le client|11 |25 |21 |20 |77 |
|rayon | | | | | | |
| |Remise en place du |6 |2 |3 |3 |14 |
| |rayon | | | | | |
|Administrati|Vérification des |3 |0 |3 |4 |10 |
|f |stocks, commandes | | | | | |
| |Administration des |8 |4 |4 |7 |23 |
| |commandes clients | | | | | |
| |(bordereaux ... ) | | | | | |
| |Total par vendeur |35 |35 |35 |35 | |
C. L'étude du TRT Dans les grandes enseignes ou franchises, il existe
des études et des normes pour chacune des tâches et opérations. Elles
pourront être utiles à l'analyse du TRT. L'étude du TRT donne une
visibilité du fonctionnement de l'unité au _____________. Elle lui
permet de repérer les pertes de temps, les « doublons » et les
compétences sous-exploitées. Les résultats de cette étude peuvent
conduire à réorganiser les activités de chacun et à répartir
différemment les ___________. Une nouvelle organisation du travail ne
s'impose pas systématiquement. Un changement d'organisation du travail
répond souvent à la nécessité de résoudre un problème ou à un changement
d'objectifs de l'unité. Pour être efficace, il doit prendre en compte
l'avis et les suggestions des intéressés et être mené avec leur accord. III La délégation
Tout manageur se doit d'obtenir des résultats et d'atteindre les
objectifs fixés pour son service ou son unité commerciale. Pour cela,
il peut __________, c'est-à-dire confier des missions précises à
certains de ses collaborateurs et leur fixer des objectifs. A. Les raisons de la délégation La délégation s'explique du point de vue
du manageur, des collaborateurs et de l'organisation.
Elle permet :au _______________ de mieux gérer son temps, de faire face à
une surcharge inattendue et d'anticiper des absences .
Elle permet aux __________________ de développer leur motivation au
travail et de travailler dans un climat de confiance.
Elle permet d'améliorer ___________________________de l'unité en
anticipant les problèmes pouvant contrarier l'exécution des tâches clés.
Dans tous les cas, déléguer doit conduire à une meilleure efficacité. B. Les principes de la délégation Mettre en oeuvre une délégation efficace
suppose de respecter un certain nombre de principes. 1. Accepter de déléguer La délégation doit être voulue par le manageur, qui
devra jouer le jeu et reconnaître le droit à la différence de méthode et à
l'erreur.
Un chef de rayon qui confie à son ELS la nouvelle mise en place des
promotions de la semaine doit accepter que son collaborateur ne fasse pas
exactement comme lui l'avait faite (saut erreur manifeste). 2. Respecter le choix des collaborateurs Une délégation n'est pas
obligatoire. La personne choisie doit pouvoir refuser cette responsabilité
nouvelle, sans craindre des conséquences négatives de ce refus. 3. Fixer un objectif, donner des moyens et contrôler Une délégation doit
avoir un objectif. On ne délègue pas « pour déléguer ». Il faut une mission
réelle, utile et valorisante. Pour atteindre cet objectif, la délégation
s'accompagne de moyens, de délais et de formes de contrôle. Elle doit être
précisément délimitée et les droits et obligations doivent être clarifiés. IV. La planification et le suivi des activités
Le manageur dispose d'un certain nombre d'outils pour planifier et
suivre ses activités. A. Les plannings Le planning est un tableau à double entrée faisant
apparaître les différentes activités et leur échelonnement dans le temps.
B. Les méthodes d'ordonnancement L'ordonnancement consiste à déterminer
l'ordre dans lequel les différentes tâches d'un projet doivent être
exécutées. Il existe plusieurs méthodes d'ordonnancement des tâches.
1. La méthode américaine PERT (Program Evatuation and Review
Technique) La méthode PERT représente sur un graphe l'ordre de
succession des tâches à accomplir pour réaliser un projet dans un
délai minimum. Ce graphe permet de visualiser les tâches qui peuvent
être réalisées en même temps et celles qui doivent obligatoirement se
suivre.
Une société de cours particuliers à domicile prévoit de mettre en
place un centre d'appels pour accueillir les appels de prospects
pendant les périodes de publicité télévisée et radio. Vous devez
installer cette nouvelle équipe dans le local habituellement utilisé
pour la formation et réaliser le recrutement (huit candidats
sélectionnés par la DRH pour quatre postes).
|Tâche|Nature de la tâche |Durée de la |Tâches |
| | |tâche |antérieures |
|A |Rencontrer les candidats et conclure|3 jours | |
| |le recrutement | | |
|B |Vérifier que les ordinateurs et |1 jour | |
| |logiciels sont immédiatement | | |
| |opérationnels | | |
|C |Préparer le plan de formation des |2 jours | |
| |opérateurs | | |
|D |Former les opérateurs à la culture |3 jours |A, B, C |
| |d'entreprise et leur faire | | |
| |rencontrer, en agence des | | |
| |responsables d'agence | | |
|E |Réaliser la formation commerciale et|5 jours |D |
| |technique