TP5 d'Informatique - LACL

TP5 d'Informatique Publipostage Année 2008-200
9 « Théorie »
Pourqoi faire ? . On veut envoyer un courrier à une liste de clients
. Pour chacun d'eux, on veut une lettre type mais dont certains
informations soient différents (nom du destinataires, adresse etc.)
. Que faire si la liste contient 1500 entrées ? Donc ? . Définition: Association de données organisées avec un document.
. Ce document est destiné à être envoyé à plusieurs destinataires.
. 5 étapes:
. Collecte/organisation des informations
. Élaboration de la lettre type
. Création de la base de données
. Réalisation de la fusion
. Envoi/Création des courriers
[pic] Exemple : [pic] . Les données peuvent provenir
. d'un tableau Word
. d'une feuille Excel
. d'une table (ou requête) Access
. Nous allons voir pour à partir d'un tableau Word et d'une feuille
Excel
. La lettre type sera faite en Word. Nous souhaitons envoyer une lettre
de motivation à plusieurs DRH
. Exemple avec Word
Exemple avec Word ( Exercice Nous allons faire une lettre qui sera envoyé à plusieurs sociétés... Seules
les adresses des destinataires vont donc changer ainsi que le nom de la
société dans le corps de la lettre. Ici, je vous conseil de faire en même temps et par vous même les opérations
en Word pour comprendre. Source des données Pour faire un publipostage avec Word il vous faut d'abord un fichier qui
sera la source des données (la base de donnée). Pour cela créer un fichier
Word qui contient qu'un tableau. La première ligne du tableau contient les
nom de colonne. Par exemple :
[pic] Créer un nouveau document Word puis créer ce tableau et recopiez les noms,
prénoms etc. Sauvegardez le sous le nom « sources.doc » dans votre dossier
de travail. Ecriture de la lettre Voici le modèle de lettre. Créer un document word et recopier (par
copier/coller) le texte de la lettre :
Frédéric Gava
MCF,
Université de Paris 12
Ici
adresse destinataire
Madame, Monsieur, Je trouve votre Société trop top de la mort et comme je kiffe trop la ville
de j'aimerai que vous me payer à ne rien faire. A bientôt ! Sauvegarder sous le nom de « lettre.doc » dans votre dossier de travail. Nous allons maintenant procéder au publipostage. Vous pouvez soit garder la
lettre ouverte (là la sauvegarde n'était pas importante) et faire
directement le publipostage soit fermer le document puis créer un nouveau
document vierge et exécuter le publipostage. Pour exécuter un publipostage, cliquer dans le menu « outils » puis
« lettre le publipostage » puis « fusion et publipostage ». Voici les
étapes... Type de document
[pic] . On choisit le document de base
. Pour nous une lettre
. Puis on clique sur suivant Document principal
[pic] . On peut alors choisir
. soit le présent document (si vous êtes rester sur
« lettre.doc »
. soit un modèle
. soit une document existant (votre fichier « lettre.doc » si
vous fait le choix de créer un document vierge)
. Le plus simple et de choisir le document actuel
. Puis on clic que suivant
Sources des données [pic]
. Il nous maintenant choisir les données pour compléter notre document
de base, c'est-à-dire les données qui permettrons de différencier les
lettres
. On peut choisir soit
. une nouvelle liste
. prendre une liste des contact Outlook
. une liste existant
. Nous prenons une liste existante qui est dans notre cas un tableau
WORD
. Nous cliquons sur « parcourir » pour sélectionner le fichier
« sources.doc » et nous obtenons...
[pic]
. puis on clique sur « ok » et « suivant »
Ajout des références [pic] . On peut alors compléter notre lettre en y ajoutant des références aux
données (références aux champs de données, c'est-à-dire les noms des
colonnes du tableau de « source.doc »)
. « Bloc d'adresse » et « Ligne de salutation » sont des références
toutes faîtes à des champs particuliers (comme « Non », « adresse »
etc.)
. On préférera mettre à la main nos références en les sélectionnant
dans « Autres éléments
. Exemple : [pic] En plaçant mon curseur de texte juste après Société, j'ai donc cliquer
sur « autre élément » puis sur « Société ». Ce la insère ce « Société »
grisé.
Ainsi les noms de société de mon tableau remplaceront cette référence
au moment du publipostage... J'ai fait de même pour « Prénom », « Villes »
etc. ATTENTION : remarquer que « Société » « Prénom » etc. sont en grisé ! C'est
normal ce sont des références qu'il faut ajouter en cliquant sur « autre
élément » (cela insère à l'endroit de votre curseur de texte). Donc,
N'ECRIVEZ PAS VOUS MEME « Société » et « Prénom » etc. !!!! Insérer les
avec « autre élément ». Sinon votre publipostage ne fonctionnera pas. On n'oublie pas de cliquez à la fin sur « suivant » Aperçue [pic] . On peut ensuite visualiser les lettres pour vérifier que tout va bien
et cliquant sur les «> »
. On peut aussi exclure certains destinataires...
. Dans notre cas...
[pic] Ainsi que [pic] Et tout les autres... On clique encore sur « suivant »...
Final
[pic]
. On peut alors maintenant
. imprimer les lettres
. les modifier (en cliquant sur « modifier les lettres
individuellement »
. Quand on veut modifier les lettres on obtient un fichier comportant
les différentes lettres séparées par des sauts de page Cliquer sur « modifier les lettres individuellement » pour voir ce que cela
fait... Et c'est fini...
Remarque . On peut faire la même chose et en sélectionnant une feuille de calcul
servira de tableau
. Notre exemple de source de données en Excel : [pic] . Avec Access, c'est aussi possible en prenant soit une table, soit le
résultat d'une requête.
Créer un tableau de 7 colonnes comprenant : la civilité, le nom, le
prénom, l'adresse 1, l'adresse 2, le code postal, la ville. Remplir ce
tableau avec quelques lignes de votre choix. Créer ensuite un document
principal pour faire un publipostage. Ce document principal devra être
constitué ainsi :
1. En haut à gauche, entête comprenant vos coordonnées
2. En peu plus bas à droite, les coordonnées du destinataire
3. A droite, plus bas, la date, à gauche, en gras, l'objet du courrier,
centré, la civilité.
4. Justifié, marge gauche et droite de 1cm avec retrait de première
ligne de 1cm, le corps de la lettre. Ce corps doit se terminer par
une formule de politesse contenant la civilité.
5. Enfin centré en petites majuscules vos prénoms et nom.
Générer une lettre pour chaque ligne du tableau (faire un
publipostage...)[pic][pic][pic]