Avantages au personnel ; ASHI - WIPO

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|wo/pbc/19/6 |
|ORIGINAL : anglais |
|DATE : 12 juillet 2012 | Comité du programme et budget
Dix-neuvième session
Genève, 10 - 14 septembre 2012 rapport du vÉrificateur externe des comptes : vÉrification des États
financiers pour 2011 établi par le Secrétariat
Conformément à l'article 6.5 du Règlement financier, les états financiers
de l'Organisation sont soumis au vérificateur externe des comptes. En
vertu de l'article 8.11, le Comité du programme et budget (PBC) examine les
états financiers et les rapports de vérification des comptes s'y
rapportant, et les transmet à l'Assemblée générale avec les observations et
les recommandations qu'il estime appropriées. Les états financiers
pour 2011 sont transmis au PBC sous couverture du document WO/PBC/19/4. Le présent document contient : i) le résumé des recommandations du
vérificateur externe des comptes au sujet des états financiers de
l'Organisation pour 2010 qui restent en suspens, ainsi que les réponses de
la direction à cet égard; ii) les recommandations du vérificateur externe
des comptes découlant des audits menés en 2011 qui concernent
le Département de la gestion des ressources humaines (DGRH), le Centre
international de calcul des Nations Unies (CIC) et le projet de mise en
conformité du Règlement financier et de son règlement d'exécution avec les
normes IPSAS et qui restent en suspens; iii) le rapport complet du
vérificateur externe des comptes sur les états financiers de l'Organisation
Mondiale de la Propriété Intellectuelle (OMPI) pour 2011; et iv) la
déclaration sur le contrôle interne, signée par le Directeur général.
Dans la conclusion de son rapport sur les états financiers pour 2011, le
vérificateur des comptes déclare ce qui suit : "98. À la suite des travaux effectués, je suis en mesure de confirmer
que les états financiers de l'OMPI pour 2011 ont été présentés de façon
conforme aux normes IPSAS. De plus, et compte tenu du seuil de
significativité prédéfini sur la base des Normes internationales
d'audit, je confirme également que les données comptables publiées dans
les états financiers correspondent aux comptes de l'Organisation. "99. Par conséquent, je suis en mesure de délivrer l'opinion de
vérification jointe en annexe au présent rapport et établie
conformément au paragraphe 5 du Mandat pour la vérification externe des
comptes (annexe 2 du Règlement financier de l'OMPI)".
4. Le Comité du programme et budget
est invité à recommander à
l'Assemblée générale de l'OMPI
de prendre note du contenu du
présent document. [Le résumé des recommandations
suit] RÉSUMÉ DES RECOMMANDATIONS DU VÉRIFICATEUR EXTERNE DES COMPTES QUI RESTENT
EN SUSPENS ET RÉPONSES DE LA DIRECTION DE L'OMPI I. VÉRIFICATION DES ÉTATS FINANCIERS DE 2010
Recommandation n° 1 "Je recommande à l'Organisation de définir de manière formelle les
processus-clé, de mettre en pratique et de documenter les vérifications
exécutées et, à terme, de mettre en place un mécanisme de surveillance des
contrôles effectués." Réponse
Cet important domaine de travail relève du programme de réorientation
stratégique (initiative n° 15 : renforcer le système de contrôle interne).
L'Organisation a chargé une entreprise extérieure de l'aider à renforcer
ses mécanismes de gestion des risques et de contrôle interne. Plus
précisément, le contrat prévoit cinq phases; au titre de la quatrième
phase, l'entreprise extérieure passera en revue les activités de contrôle
du Secteur administration et gestion : procédures d'autorisation et
d'approbation, politiques en matière de séparation des fonctions, contrôle,
vérifications, rapprochement des comptes et examens connexes. La phase 4
est prévue pour T1/T22013.
Recommandation n° 3 "J'invite l'OMPI à prendre les mesures qui s'imposent pour assurer le
remplacement mutuel de collaborateurs clés et garantir un travail de
groupe. Concernant plus précisément les Services des finances, je suggère
de désigner un groupe de plusieurs collègues complémentaires et polyvalents
s'occupant des travaux de clôture et pouvant suppléer toute vacance
ponctuelle de l'un d'entre eux." Réponse
L'OMPI met en place des examens annuels de la planification dans le domaine
des ressources humaines pour faciliter la planification du travail et sa
traduction en termes d'effectif nécessaire. Dans ce contexte, la
planification du renouvellement des effectifs pour les fonctions
essentielles sera examinée et mise en place selon que de besoin pour
assurer la continuité des missions, la transmission des connaissances et le
remplacement en temps voulu des collaborateurs clés. En ce qui concerne
les Services des finances, un comptable financier spécialiste des
normes IPSAS a été recruté et a pris ses fonctions en janvier 2012.
L'intention est de constituer un groupe de la comptabilité et des états
financiers au sein des Services des finances, étant donné que ces domaines
sont ceux où les finances disposent de moins de ressources et sont moins à
même de pallier les absences imprévues. L'établissement de ce groupe
dépendra des postes disponibles et du résultat de la restructuration
entreprise à l'initiative des ressources humaines dont les Services des
finances doivent faire l'objet. D'ici là, certains membres du personnel
ont été encouragés à approfondir leurs connaissances des normes IPSAS et
à prendre en charge les ajustements correspondants dans leur service. Ces
membres du personnel devraient ainsi devenir plus polyvalents avec le
temps. II. AUDIT DE SURVEILLANCE FINANCIÈRE DANS LE DOMAINE DES RESSOURCES
HUMAINES Recommandation n° 1
"J'encourage l'OMPI à mettre en place une analyse permanente des risques-
clés en matière de gestion des ressources humaines qui tienne compte des
objectifs stratégiques définis." Réponse
Ainsi qu'il est indiqué dans le document WO/PBC/18/17 (Audit de
surveillance financière dans le domaine des ressources humaines) :
"l'élaboration d'un système de gestion des risques sera traitée plus
particulièrement dans le contexte du projet relatif à la planification des
ressources de l'Organisation (ERP). Dans le cadre du programme de
réorientation stratégique, le Secrétariat procède au lancement d'une
initiative visant à renforcer la gestion des risques et les contrôles
internes. La gestion des risques pour le Département de la gestion des
ressources humaines sera examinée dans ce contexte, conformément au cadre
pour la gestion des risques à l'OMPI".
Recommandation n° 2 "Je recommande à l'OMPI de mettre en place un tableau de bord adéquat
contenant des indicateurs relatifs aux ressources humaines de manière à
faciliter la gestion des RH au plan organisationnel, social et financier." Réponse
Ainsi qu'il est indiqué dans le document WO/PBC/18/17, "l'établissement
d'un tableau de bord contenant des indicateurs relatifs aux ressources
humaines sera entrepris dans le cadre du projet ERP".
Recommandation n° 4 "J'encourage l'OMPI à rechercher, dans le respect de l'article 5.1.1 du
"Statut du personnel et règlement du personnel de l'OMPI", une solution
visant à régler de manière claire et sans équivoque les cas de report du
nombre de jours accumulés supérieurs à 90 jours antérieurs au 31.12.2009.
Ceci équivaudrait à une "remise des compteurs à 90 jours". Ensuite, l'OMPI
pourrait envisager que son système informatique Flexitime ne permette aucun
report au-delà des 90 jours réglementaires." Réponse
Ainsi qu'il est indiqué dans le document WO/PBC/18/17, "l'administration
recherchera des solutions pour faire appliquer la limite de 90 jours pour
le report des congés annuels".
Recommandation n° 6 "Je suis d'avis que l'OMPI devrait répertorier l'ensemble des connaissances
et des compétences de ses collaborateurs dans une base de données tenue
périodiquement à jour de manière à disposer d'une vue d'ensemble du savoir-
faire au sein de l'Organisation." Réponse
Ainsi qu'il est également indiqué dans le document WO/PBC/18/17, en 2010,
l'Organisation a lancé un système de recrutement électronique, qui contient
le résumé de carrière électronique des candidats. Les membres du personnel
ont été encouragés à intégrer et actualiser leurs compétences dans le
système. Cela a fourni à l'administration une base de données sur le
résumé de carrière récent d'un certain nombre de membres du personnel. Par
ailleurs, une fois que le système d'évaluation du PMSDS aura été bien
établi et transféré avec le recrutement sur une plate-forme commune dans le
cadre du système ERP, l'administration sera en mesure d'élaborer une base
de données détaillée des connaissances, compétences et qualifications.
Recommandation n° 7 "Je suis d'avis que l'OMPI devrait prendre soin à mieux anticiper la
cessation d'activité d'un collaborateur occupant un poste-clé ou une
fonction particulière pour laquelle un transfert de connaissances ou de
dossiers s'avérerait nécessaire." Réponse
Ainsi qu'il est indiqué dans le document WO/PBC18/17, "il a été pris note
de ces observations, dont il sera tenu compte dans le cadre de
l'élaboration d'une planification plus systématique des successions". Dans
l'intervalle, le Directeur général a demandé à tous les chefs de programme
de présenter une proposition sur les moyens d'utiliser un poste libéré au
plus tard neuf mois avant la cessation de service du titulaire de façon à
laisser suffisamment de temps pour la planification de la succession, le
transfert des connaissances et le re