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Chapitre 5

LA GESTION DES DOCUMENTS

| | | |
|1.3. Communication|.... |... |
|organisée et |Le document est envisagé comme un | |
|gestion des |ensemble formé par un support et une |Gestion |
|documents |information qui peut être lu par |électronique |
| |l'homme ou la machine. |des documents |
| | |... |
| |La gestion documentaire recouvre les |Acquisition de |
| |activités d'acquisition, de |documents |
| |classement, de stockage et de |papier |
| |diffusion des documents liés à | |
| |l'activité de l'organisation. Des | |
| |technologies rendent possible une |Critères et |
| |dématérialisation des documents |procédés de |
| |« papier » pour les intégrer dans le |classement |
| |système de gestion électronique des |Stockage |
| |documents produits et exploités au sein| |
| |de l'organisation. | |
| | | |
| |L'accès aux documents stockés est | |
| |facilité par une classification et un | |
| |rangement adaptés aux utilisations | |
| |prévues. | |



Réflexion préalable page 43 oralement.

1. Que vous inspire le montage de photos ci-dessus ?

La photo montre :
- d'une part un classement manuel de documents dans :
- des dossiers suspendus à visibilité latérale, leur nombre semble
imposant, le nombre d'étagères ne facilite pas leur accès ;
- des classeurs, dont certains mal empilés dénotent un certain
désordre.
- d'autre part, comme un rêve suspendu en l'air, occupant très peu de
place :
- un ordinateur multimédia ;
- un DVD-R, c'est-à-dire le « top » des supports de sauvegarde :
capacité énorme (DVD) et possibilité de l'utiliser plusieurs fois
parce qu'il est réinscriptible (R).
Cette photo veut donc mettre en évidence les apports de la technologie au
stockage des informations.

2. Comment organisez-vous vos cours et TP lorsque vous venez au
lycée ? Et chez-vous ?

Question qui n'est pas aussi triviale qu'on pourrait le penser pour
certains de nos élèves !
La plupart utilisent des classeurs, bien nommées et opèrent un classement
par matière, d'autres des pochettes cartonnées ... A l'intérieur d'un
« gros » classeur, des intercalaires ... Certains préfèrent un cahier qui
privilégie la chronologie, par matière.
Le problème est de savoir comment ils gèrent la rotation du contenu de
leur(s) classeur(s) semaine après semaine.

3. Avez-vous des documents de travail scolaire qui soient
informatisés ? Si oui, comment organisez-vous ces documents sur
votre poste de travail ?

Tout d'abord les élèves font des travaux informatiques au lycée et les
fichiers qui en résultent sont normalement sauvegardés sur l'espace de
travail qui leur a été alloué sur un des serveurs du réseau local
pédagogique du lycée, mais aussi sur leur clé USB personnelle.
Dans tous les cas il faut attirer leur attention sur la notion de dossier,
appelé aussi répertoire (et de sous dossier etc.) qui leur permet, grâce à
une arborescence bien pensée d'organiser la gestion de leurs documents.
A ce propos on peut leur faire remarquer
- qu'un même fichier peut se trouver dans plusieurs répertoires puisque
l'opération de copie d'un document informatisé est simple et rapide ;
- qu'un même fichier peut avoir connu des versions différentes et qu'il est
inutile de conserver toutes ses versions successives ;
- qu'il faut qu'ils prennent conscience du volume (en Ko, Mo) qu'occupent
leurs fichiers, surtout s'ils enregistrent des documents multimédia
(images, photos, musique, vidéo) ;
- qu'ils peuvent utiliser des outils de compression de fichiers (WinZip,
WinRar, etc.).

4. Gardez-vous les cours des années précédentes ? Sont-ils rangés
avec vos cours de cette année ? Pourquoi ?

Il s'agit ici d'attirer l'attention des élèves sur l'archivage et le
stockage de documents. Pourquoi archiver des documents (ici les cours des
années précédentes) ? Pendant combien de temps les conserver (ont-ils gardé
leurs cours de collège, de seconde) ? Quelle est la fréquence de
consultation des cours de l'année précédente ? Ces archives sont-elles
organisées (chronologiquement, par matière ... ?) Comment matériellement
ont-ils conservé ces cours ?

Remarque pour le professeur

Ils ont vraisemblablement gardé leurs cours de Première. C'est l'occasion
de les inviter à en relire certains notamment pour les chapitres
informatiques (les réseaux, les bases de données...) qui ne sont pas repris
en Terminale mais dont les connaissances qu'ils contiennent doivent être
rafraîchies pour mieux comprendre le creuset des nouvelles technologies.
Ces cours ne sont vraisemblablement pas rangés avec les cours de l'année en
cours, mais éventuellement cela peut être intéressant de rassembler autour
d'un même thème des cours de Terminale et des cours de Première, surtout à
l'approche du baccalauréat.

5. Plus généralement organisez-vous vos autres documents (documents
personnels, livres, musique, films etc.) ? Retenez un exemple et
proposez deux critères de rangement.

L'exemple le plus probable concerne leur CD audio, de plus en plus au
format MP3.
Chaque support donne vraisemblablement lieu à un classement séparé.
Deux critères de classement (s'il existe !) seront souvent cités :
- un classement alphabétique ;
- un classement thématique.


La gestion électronique des documents (GED)


Lire les documents page 44 puis répondre aux questions suivantes :

A partir de ces documents, quelles sont les fonctions de la gestion de
documents ?

D'après les quatre documents on peut identifier quatre grandes fonctions de
la gestion des documents :
- classer les documents (document 2) ;
- accéder à l'information recherchée (documents 1 et 2) ;
- stocker les documents (documents 1 et 3) ;
- assurer leur sauvegarde et leur sécurité (document 1 et 4).

En quoi la GED les rend-elle plus efficaces ?

Grâce aux technologies informatiques mises en ?uvre :
- elle accroît la capacité de stockage en réduisant de « 80% l'espace
physique de stockage des documents » (document 1), cela est devenue
d'autant plus nécessaire qu' « en 2004 une organisation maintiendra 30 fois
plus d'informations qu'elle ne le faisait en 1999 ! » (document 2) ;
- elle réduit le temps d'accès à l'information en « multipliant par trois
sa capacité de traitement des dossiers (document 1) et en réduisant « par
deux le temps consacré à la recherche d'informations » (document 1). Elle
accroît ainsi la productivité des salariés : « Gagnez des heures de travail
avec le classement numérique ! » (document 3) ;
- elle met à la disposition de tous (elle « démocratise ... l'accès à
certains documents » document 4) une « base de connaissances » pour éviter
que « savoir faire soit morcelé sur des dizaines/centaines de PC (document
2 ) et que « 80 à 90% des informations d'une entreprise ne soient pas
valorisés, utilisés, répertorié » (document 2).


1. Définitions

La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage,
l'archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de
l'information.
La gestion électronique de documents (GED), ou la gestion électronique
d'informations et de documents existants (GEIDE), est « un ensemble
d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer
et stocker des documents à partir d'applications informatiques ».

2. Les intérêts de la GED


a) Accéder rapidement aux documents

Les applications de type « classement administratif » ou « archivage »
permettent les gains de productivité les plus importants par la réduction
des délais et donc des coûts.
Exemple. Pour retrouver la pièce comptable correspondant à une écriture
comptable (facture, titre de paiement, bon de livraison, note de frais...),
il faut 5 à 15 minutes. Avec la GED, liée au logiciel de comptabilité, on
retrouve le document dans le même laps de temps que l'écriture comptable,
c'est-à-dire en quelques secondes.

b) Favoriser la diffusion de l'information

La GED met l'information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou
distants, dans des délais très réduits, et leur permet d'y accéder
simultanément.

c) Fédérer des informations dispersées

Selon certains experts, 80 à 90 % des informations d'une entreprise ne sont
pas valorisées, utilisées, répertoriées correctement. De plus, ces
informations sont le plus souvent dispersées entre les établissements, les
services, voire les bureaux. La GED permet de les répertorier puisqu'elles
ne sont donc pas utilisées efficacement.

d) Favoriser le travail collaboratif

Dans le cadre d'un réseau, plusieurs personnes peuvent travailler en même
temps sur les mêmes documents et les enrichir au fur et à mesure de
l'avancement du projet qui les réunit, sans avoir à se déplacer.

3. Les moyens requis par la GED

La gestion électronique des documents r