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Programme des Nations Unies pour le Développement
24 Janvier 2012
Invitation à soumissionner (RFP)
Réf. : CDS/Garages/009/12
(Amendement appel d'offres et prolongation de délai de soumission des
offres au 13 février 2013)
Monsieur/Madame,
Objet : Invitation à soumissionner pour la réalisation, dans le cadre
d'un Accord à Long Terme, d'opérations de maintenance périodique, de
contrôle et de réparation du parc automobile du PNUD en République
Démocratique du Congo.
1. Le Procurement Unit du Programme des Nations Unies pour le Développement
(PNUD) en République Démocratique du Congo vous invite à soumettre une
proposition pour la réalisation d'opérations de maintenance périodique,
de contrôle et de réparation des véhicules de la flotte du PNUD en RDC. 2. Ci-dessous les documents utiles qui vous permettront de préparer votre
proposition : a) Instructions aux
Soumissionnaires............................................
(Annexe I)
b) Conditions générales du
contrat...............................................
(Annexe II)
c) Termes de référence de la mission
(TDR).................................... (Annexe III)
d) Formulaire de soumission
..................................................... (Annexe IV)
e) Tableau des coûts (ou Format de proposition
financière).................. (Annexe V)
3. Votre offre devra impérativement être constituée d'une
proposition technique et d'une proposition financière placées
sous plis scellés distincts, et devra nous parvenir à l'adresse
suivante : Au Responsable du Procurement Unit
Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD)
Boulevard du 30 Juin, Immeuble LOSONIA, 2ème étage
Kinshasa-Gombe République Démocratique du Congo Bien mentionner sur les enveloppes ou sur l'intitulé du mail les
références suivantes :
« RFP CDS/Garages/009/12 - Maintenance et Réparation automobile -
Confidentiel »
4. Les offres devront parvenir à l'adresse sus mentionnée au plus
tard le Lundi 13 février 2012 à 13h, heure locale de Kinshasa.
A noter que :
- Toute offre dont les propositions techniques et financières ne
seront pas communiquées dans des enveloppes séparées et
scellées,
- Toute offre ne stipulant pas la référence de l'appel d'offres
concerné,
- Toute offre reçue après la date et l'heure indiquées dans le
dossier d'appel d'offres,
- Et toute offre mal adressée,
sera automatiquement rejetée. 5. Si vous souhaitez recevoir de plus amples informations, vous
pouvez soumettre vos questions jusqu'au 02 février 2012 inclus
par e-mail à l'adresse suivante : Soumission.info@undp.org. Le
Procurement Unit s'efforcera d'y répondre dans les meilleurs
délais. Toutefois, tout retard dans la transmission de ces
informations ne pourra en aucun cas constituer un motif de
report de la date de soumission des offres. 6. Une réunion d'information sur les modalités de soumission sera
organisée à l'intention des soumissionnaires qui le souhaitent
le mercredi 01er février 2012 à10h30 au PNUD. Le lieu de la
réunion vous sera communiqué à la réception du rez-de-chaussée
de l'immeuble. 7. Le PNUD vous remercie de bien vouloir accuser réception de cette
lettre et de confirmer par écrit votre intention ou non de
soumissionner. Prière d'indiquer dans la lettre l'adresse e-mail
et le numéro de téléphone auxquels vous pouvez être joints.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sincères
salutations.
Le Procurement Unit
PNUD - RDC Annexe I Instructions aux Soumissionnaires
A. Introduction
1. Généralités Le Bureau du PNUD en RDC souhaite contracter les services d'un ou
plusieurs garages réputés compétents de Kinshasa pour la maintenance et
la réparation de l'ensemble de sa flotte automobile dans le cadre d'un
Accord à Long Terme d'une durée de un (1) an renouvelable. 2. Coût de la Proposition Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la
préparation et la soumission de l'offre. Le PNUD ne peut en aucun cas
être tenu responsable ou redevable de ces frais, quel que soit le
déroulement ou le résultat obtenu par la Proposition. B. Documents d'invitation à soumissionner
3. Contenu des documents d'invitation à soumissionner
Les propositions doivent offrir des services couvrant l'ensemble des
termes de référence. Les propositions qui ne couvriront qu'une partie de
ces termes seront rejetées. Le Soumissionnaire est tenu d'examiner toutes
les instructions, formulaires, conditions et spécifications figurant dans
les documents d'appel d'offres. La non prise en compte de ces documents
sera aux risques du Soumissionnaire et est susceptible d'avoir un impact
sur l'évaluation de l'offre. 4. Eclaircissements apportés aux documents d'appel d'offres Tout soumissionnaire qui souhaiterait obtenir des clarifications au sujet
des documents d'invitation à soumissionner peut en faire la demande
écrite au Procurement Unit à l'adresse (postale ou internet) indiquée
dans la demande de propositions. Le Procurement Unit répondra par écrit à
toute demande de clarification qui lui parviendra au plus tard le 02
février 2012 Des exemplaires écrits de la réponse de l'Organisation
(incluant une explication de la demande de clarification mais sans
identification de la source de la demande) seront envoyés à l'ensemble
des soumissionnaires qui auront reçu les Documents d'appel d'offres et
auront laissé leurs coordonnées. 5. Modification des documents d'appel d'offres
A tout moment avant la date limite de dépôt des propositions, le
Procurement Unit peut, pour quelque raison que ce soit, sur sa propre
initiative ou en réponse à une demande de clarification faite par un
Soumissionnaire éventuel, modifier les documents d'appel à soumissionner
en procédant à un amendement. Tous les Soumissionnaires éventuels qui auront reçu les Documents
d'invitation à soumissionner seront informés par écrit de tous les
amendements apportés aux Documents d'invitation à soumissionner. Afin de ménager aux Soumissionnaires suffisamment de temps pour prendre
en compte les amendements éventuels dans la préparation de leurs offres,
le Procurement Unit pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de
soumission des Propositions.
C. Préparation des Propositions
6. Langue de la Proposition Les Propositions préparées par le Soumissionnaire, de même que toutes les
correspondances et documents relatifs à la Proposition échangés entre le
Soumissionnaire et le Procurement Unit, devront être écrits en français
ou en anglais. Tout autre document écrit fourni par le Soumissionnaire
peut être rédigé dans une autre langue, à condition qu'il soit accompagné
d'une traduction de ses parties pertinentes en français ou en anglais,
auquel cas, aux fins d'interprétation de la Proposition, le texte en
français ou en anglais prévaudra. 7. Documents constitutifs de la Proposition
La Proposition comprendra les documents suivants : a. Le formulaire de soumission de la Proposition ;
b. La partie technique et opérationnelle de la Proposition, comprenant
toute documentation utile démontrant la capacité du soumissionnaire
à répondre à l'ensemble des exigences de l'invitation à
soumissionner ;
c. La proposition financière ;
8. Présentation de la Proposition Le Soumissionnaire devra structurer la partie opérationnelle et technique
de sa proposition de la manière suivante :
(a) Plan de gestion
Cette partie devra fournir des informations sur la société, incluant
notamment la date de constitution de la société ainsi que l'Etat ou le
pays de constitution et une description sommaire des activités présentes
du Soumissionnaire. L'information devra se concentrer sur les services
ayant un rapport avec la Proposition.
Cette section devra aussi décrire la ou les unités organisationnelles qui
seront chargées de l'exécution du contrat, de même que l'approche globale
de gestion d'un projet de ce genre. Le Soumissionnaire devra commenter
ses expériences dans la mise en ?uvre de projets similaires et devra
désigner la ou les personnes chargées de représenter le Soumissionnaire
dans ses rapports futurs avec le Procurement Unit.
(b) Plan de ressources / Moyens de mise en ?uvre
Cette section devra fournir des explications détaillées au niveau des
ressources humaines et matérielles dont le Soumissionnaire dispose pour
assurer la bonne exécution de la mission. Elle devra donner une
description des capacités et installations actuelles du Soumissionnaire
ainsi que tout projet d'expansion de celles-ci.
c) Méthodologie proposée
Dans cette section, le s