la méthode QQCOQP - ECONOMIE GESTION EN LP - Académie de ...

FICHE MÉTIER

Intitulé du métier : SECRÉTARIAT

Codification ROME : M 1607

Appellation : assistant(e) administratif(ve), secrétaire, secrétaire
administratif(ve), secrétaire bilingue, secrétaire bureautique, secrétaire
d'administration ou d'intendance universitaire, secrétaire d'administration
scolaire et universitaire (SASU), secrétaire généraliste, secrétaire
juridique, secrétaire polyvalente, secrétaire trilingue, télésecrétaire.

PRESENTATION DU MÉTIER

Définition :

. Réalise le traitement administratif de dossier (frappe de courrier,
mise en forme de document...) et transmet les informations (e-mail,
notes, fax...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un
responsable selon l'organisation de l'entreprise.
. Peut prendre en charge le suivi complet de dossier (contrats de
maintenance des équipements de la structure,...).
. Peut coordonner une équipe.

Diplômes et formations exigées :

. Cet emploi /métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (bac
professionnel, technologique....) à Bac+2 (BTS,....) en secrétariat,
bureautique.
. Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire
complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
. La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.
. La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur,...)
et des outils de communication (Internet, messagerie,...) est exigée.

|Activités de base exercées |Compétences de base |
|Accueillir les clients, fournisseurs, |Savoirs théoriques et |
|visiteurs, les orienter, prendre les |procéduraux |
|messages et fixer les rendez-vous |Modalités d'accueil |
|Effectuer le tri, la distribution, |Techniques de prises de notes |
|l'affranchissement, l'enregistrement du|Techniques d'écriture rapide |
|courrier et la gestion des messages |Sténographie |
|électroniques |Règles d'affranchissement du |
|Saisir et mettre en forme les |courrier |
|documents, les transmettre et les |Savoirs de l'action |
|classer |Utilisation des outils |
|Organiser les déplacements du |bureautiques (traitement de |
|responsable ou membres de l'équipe |texte, tableur,...) |
|Suivre l'état des stocks, identifier | |
|les besoins en approvisionnement et | |
|établir les commandes | |

|Activités spécifiques exercées |Compétences |
|Mettre à jour des données de suivi de | |
|l'activité de la structure (tableaux de| |
|bord, tableaux de résultats,...) | |
|Suivre et vérifier l'exécution de | |
|contrats de maintenance des équipements| |
|de la structure | |
|Indexer et archiver des dossiers | |
|professionnels, comptes rendus de | |
|séance,... | |
|Saisir et mettre en forme des documents|Savoirs théoriques et |
|juridiques (contrats, procès-verbaux et|procéduraux |
|jugements,...) |Terminologie juridique |
| |Normes rédactionnelles |
| |Éléments de base en droit |
| |commercial |
| |Savoirs de l'action |
| |Saisie avec dictaphone |
|Réaliser le suivi administratif des |Savoirs théoriques et |
|dossiers du personnel et organiser la |procéduraux |
|logistique des recrutements et des |Eléments de base en droit du |
|formations |travail |
|Effectuer la gestion comptable et |Savoirs théoriques et |
|administrative d'une structure |procéduraux |
| |Eléments de base en |
| |comptabilité |
| |Savoirs de l'action |
| |Utilisation des logiciels de |
| |gestion comptable |
|Coordonner l'équipe | |

Environnement de travail :

|Structures |Secteurs |
|Association |Agriculture |Recherche et |
|Cabinet juridique |Assurance |développement |
|Collectivité |Bâtiment et travaux publics|Santé et action |
|territoriale |BTP |sociale |
|Entreprise/société de |Education/enseignement |Sport et loisirs |
|services |Finance |Transport/logistique|
|Entreprise |Immobilier | |
|publique/établissement |Industrie | |
|public | | |
|Etablissement scolaire | | |

FICHE MÉTIER

Intitulé du métier : SECRÉTARIAT et ASSISTANAT MÉDICAL ou MÉDICO-SOCIAL
Codification ROME : M 1609
Appellation : secrétaire médical(e), secrétaire médical(e) vétérinaire,
secrétaire médicosocial(e), technicien(ne) administratif(ve) et social(e).

PRESENTATION DU MÉTIER

Définition :

. Accueille et renseigne les patients, planifie les activités (agenda
des consultations, admission,...) et assure le suivi administratif
(dossiers médicaux, convocations,..) du cabinet médical, du service
hospitalier,...
. Peut effectuer des opérations de gestion comptable et budgétaire.
. Peut coordonner une équipe.

Diplômes et formations exigées :

. Cet emploi /métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (bac
professionnel, technologique....) en secrétariat ou sciences médico-
sociales.
. Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire
complété par une expérience professionnelle dans le secteur médical.
. La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur,...)
est exigée.

Conditions d'exercice de l'activité

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein de cliniques, hôpitaux,
laboratoires d'analyses médicales, de radiologie, de maisons de retraite,
caisses d'assurances maladie,... en relation avec différents services
(administratifs, médico-techniques, services de l'administration
judiciaire,...)
Elle varie selon le type de structure (laboratoire, hôpital, clinique
privée, Direction Départementale des Affaires Sanitaires et Sociales
DDASS,...)
Elle peut s'exercer les fins de semaines et jours fériés.

|Activités de base exercées |Compétences de base |
|Accueillir les patients, les informer du |Savoirs théoriques et |
|déroulement de l'examen, du taux de prise en|procéduraux |
|charge et les orienter |Terminologie médicale |
|Créer le dossier médical du patient et le |Nomenclature des actes |
|mettre à jour à chaque visite ou changement |médicaux |
|de situation |Modalités d'accueil |
|Tenir à jour le planning d'activité de la |Mode de prise en charge |
|structure et l'agenda du médecin |des actes médicaux |
|Saisir et mettre en forme les comptes rendus|Normes rédactionnelles |
|des actes opératoires ou médicaux et les |Méthode de classement et |
|transmettre aux patients, aux médecins |d'archivage |
|référents,... |Règles d'affranchissement |
|Conseiller le patient lors de démarches |du courrier |
|administratives (constitution de dossiers, |Savoirs de l'action |
|remplissage de formulaires,...) |Utilisation des outils |
|Réaliser la facturation, l'encaissement des |bureautiques (traitement |
|actes médicaux et en effectuer la |de texte, tableur,...) |
|déclaration auprès des organismes de |Saisie avec dictaphone |
|sécurité sociale, des mutuelles | |
|Transmettre aux instances concernées | |
|(commissariat de police, presse locale,...) | |
|les coordonnées des personnels médicaux | |
|d'astreinte ou de garde | |

|Activités spécifiques exercées |Compétences |
|Procéder à l'enregistrement, au tri, à | |
|l'affranchissement du courrier | |
|Organiser et suivre la gestion d'une | |
|documentation, d'une veille documentaire | |
|Réaliser le suivi administratif d'appels | |
|d'offre (émission d'annonces officielles, suivi| |
|de candidatures,...) | |
|Effectuer la gestion comptable et |Savoirs t