Système de Gestion des Approvisionnements Humanitaires

Système pour la Gestion des Approvisionnements de l'Assistance Humanitaire
SUMA
MANUEL GESTION INTEGRALE DES APPROVISIONNEMENTS D'URGENCE VERSION 1.0
FUNDESUMA
Mars, 1999
Ce manuel a été préparé par l'équipe de la Fondation pour la Gestion des
Approvisionnements Humanitaires (FUNDESUMA en espagnol) au Costa Rica, pour
le cours de Gestion Intégrale d'Approvisionnement de l'Urgence, en Mars,
1999. Les apports, observations et suggestions, ayant pour but d'améliorer le
contenu, seront toujours les bienvenus. Vous pouvez les communiquer à:
funsuma@sol.racsa.co.cr
Traduit de l'espagnol par Marina Nassour CONTENUS
1 Préface 1
2 Scénarios de désastre 2
3 Coordination des actions de l'assistance à la population 3 3.1 Dans la phase des préparatifs 3
3.2 Dans la phase de réponse 4 4 La gestion intégrale des approvisionnements 5 4.1 L'approvisionnement 5
4.1.1 Types d'approvisionnements 5
4.1.2 Identification des besoins 5
4.1.3 Vérification des aspects pratiques avant l'arrivée des
approvisionnements 6
4.1.4 Sources et formes d'acquisitions 6
4.1.5 Commandes 7
4.1.6 Arrivée de frets internationaux 8
4.1.7 Expédition, envoi de frets 9
4.1.8 Réception sur le terrain 10
4.1.9 Contrôles 10
4.2 Le transport 11
4.2.1 Types de transport et caractéristiques 11
4.2.2 Stratégies de transport (à l'intérieur du pays ou de la région)
12
4.2.3 Conditions de transport 13
4.2.4 Transport international 13
4.2.5 Chargement, transport et déchargement 16
4.2.6 Contrôle du parc automobile 16
4.2.7 Carburant et lubrifiant: calcul de consommation,
approvisionnement, contrôle 17
4.2.8 Matériels dangereux 17
4.2.9 Mesures de sécurité des transports 17
4.2.10 Organisation des convois et détermination des routes 18
4.2.11 Gestion d'une opération de vols charter 19
4.3 Le stockage 20
4.3.1 Types d'entrepôt 20
4.3.2 Décision de la taille nécessaire des entrepôts. 20
4.3.3 Choix de l'endroit 21
4.3.4 Organisation et gestion de l'entrepôt 22
4.3.4.1 Personnel de l'entrepôt: 22
4.3.4.2 Équipement et matériel pour les entrepôts: 22
4.3.4.3 Règles de base de l'entrepôt: 22
4.3.4.4 Empilement des produits: 23
4.3.4.5 Zones de mouvement et secteurs spécifiques: 23
4.3.4.6 Contrôle et suivi (monitoring) 23
4.3.4.7 Réception et livraison 24
4.3.5 Chaîne du froid 25
4.3.6 Maintenance et mesures d'hygiène 25
4.3.7 Magasinage des matériels dangereux 26
4.3.8 Mesures de sécurité 26
4.3.9 Construction d'un entrepôt temporel 26
4.4 La distribution 27
4.4.1 Principes de base: 27
4.4.2 Responsabilité et critères 28
4.4.3 Systèmes de distribution 28
4.4.3.1 Distribution directe 28
4.4.3.2 Distribution indirecte 29
4.4.4 Contrôle et monitoring de la distribution 30 5 Évaluation d'une opération de gestion des approvisionnements
humanitaires 31 5.1 Types d'évaluation 31
5.1.1 Évaluation continue 31
5.1.2 Évaluation finale 32 6 Bibliographie 33
TABLEAUX Tableau 1: Pour et contres des différents types d'acquisition 7
Tableau 2: Capacité de charge terrestre (*) 12
Tableau 3: Calcul des quantités de véhicules nécessaires (*) 13
Tableau 4: Explication des terminologies communes de transport INCOTERMS
(*) 14
Tableau 5: Termes communs de transport et responsabilités vendeur /
acheteur. 15
Tableau 6: Moyenne de consommation de véhicules pour 100 km (*) 17
Tableau 7: Capacité moyenne de chargement de certains appareils (*) 20
Tableau 8: Décision de la capacité de stockage nécessaire (*) 21
Préface
Malgré l'expérience accumulée et l'avance évidente de nos pays, en matière
de prévention, préparation et réponse face aux désastres, de plus gros
efforts devront être fournis pour que la population affectée puisse avoir
un meilleur accès à l'aide humanitaire, par le biais d'une amélioration
substantielle de la capacité logistique des organismes responsables de
cette assistance. Un des aspects qui constitue un cauchemar récurrent à chaque nouvelle
urgence, est la gestion logistique des approvisionnements destinés à
pallier les besoins des sinistrés, que ces matériels proviennent de la
solidarité internationale, des dons locaux et y compris des provisions
acquises par les organisation en charge. La saturation rapide des points d'accès des approvisionnements d'urgence et
le manque ou la carence de moyens de transport et de magasinage, sont
rapidement aggravés par le manque de stratégie logistique pour le flux de
ces matériels. La plupart de ces produits s'abîment ou se périment parce
qu'ils sont mal manipulés ou n'ont pas pu être distribués à temps. Comme le Système de Gestion des Approvisionnements de l'Assistance
Humanitaire (SUMA) qui est un outil proposant des solutions pour la gestion
de l'information sur les approvisionnements, la Gestion Intégrale des
Approvisionnements d'Urgence cherche à améliorer les aspects de la gestion
physique de ces provisions, pour contribuer à une meilleure utilisation de
ces coûteuses ressources au bénéfice des personnes affectées par les
désastres, qui affectent avec régularité et ponctualité nos territoires
vulnérables Ce manuel, crée à partir d'expériences sur le terrain et d'une consultation
bibliographique détaillée, constitue essentiellement un résumé de base des
quatre phases qui forment la chaîne logistique des approvisionnements.
Chacune de ces phases est divisée afin d'apporter un mémento pratique des
aspects qu'il faut prendre en compte pendant l'approvisionnement, le
transport, le magasinage et la distribution des provisions en situation
d'urgence. Dr Edgardo Acosta Nassar
Directeur Général, FUNDESUMA Scénarios de désastre
Pour la compréhension de ce document, nous allons définir le terme,
désastre, comme une "grave interruption du fonctionnement normal des
systèmes, qui provoque un fort impact sur les personnes, leur environnement
et leurs travaux, dépassant la capacité locale de réponse". Les désastres sont de génération soudaine ou de développement lent et
tiennent leur origine dans les processus mêmes des forces de la nature ou
sont causés par l'action humaine. On appelle désastres complexes, ceux qui
combinent les éléments naturels et l'action humaine. Le chaos et la confusion peuvent presque être considérés comme faisant
partie intégrante des désastres et la gestion mal appropriée de l'aide
humanitaire peut conduire à ce que l'on appelle un «second désastre ». Dans
ce sens, il y a des scénarios communs dans les différentes situations de
désastre, comme : . Manque d'une évaluation opportune, indiquant les dimensions de
l'évènement et les besoins immédiats de l'aide;
. Lorsqu'elle apprend qu'un désastre a eu lieu, la communauté
internationale se mobilise rapidement;
. Il y a généralement une arrivée massive d'aide, aussi bien
internationale que provenant d'autres régions du pays;
. Normalement les points d'accès des approvisionnements, tels que les
ports, aéroports et frontières sont rapidement saturés;
. Il manque un système logique approprié pour gérer le flux des
approvisionnements;
. Les endroits pour entreposer et les moyens de transport sont rares,
inaccessibles ou ne sont pas disponibles;
. Le temps presse, les besoins des victimes sont urgents et la pression
de l'opinion publique est forte;
. De nombreux produits se détériorent parce qu'ils se périment, à cause
d'une entreposage, manipulation ou d'un transport inadéquat ou encore
parce qu'ils ne peuvent être envoyés sur le terrain ou sont envoyés
trop tard. Coordination des actions pour l'assistance à la population
Une autre des difficultés qui se présentent de manière répétée dans les
situations d'urgences, est le manque de coordination entre les
organisations qui agissent en faveur de la population affectée, même malgré
leur volonté d'aider. Les disputes entre les organisations ou le manque de
volonté de partager l'information et de travailler en commun, entraînent
des retards sur l'attention aux victimes, ainsi que la duplication
d'efforts et la perte de ressources. Afin de proposer des éléments de coordination entre les organisations qui
sont en relation avec la réponse en cas d'urgence, nous pouvons donner
quelques-uns des prémices de base: . Toutes les organisations ont pour objectif d'apporter un soulagement à
la population touchée;
. Chaque organisation dispose d'une aire de travail particulière et d'un
service spécialisé;
. Aucune organisation n'est en mesure de s'occuper seule de tous les
problèmes provoqués par un désastre;
. Les organisations peuvent s'appuyer et compléter leurs actions en
mettant leurs efforts en commun et en travaillant en coordination;
. La coordination entre les organisations bénéficiera directement aux
victimes des désastr