Corrigé indicatif (SOKOA)

PARTIE I Diagnostic opérationnel et proposition de solutions RAPPORT
Mentions obligatoires
Objet + Annexe(s) Introduction
Rappel de la demande
Annonce du plan I. Dysfonctionnements constatés dans l'organisation de notre
participation au salon UFFICIO de Milan
A. Les dysfonctionnements observés et les causes Il n'existe aucune procédure formalisée pour l'organisation de la
participation aux salons et ceci a des conséquences négatives pour Sokoa.
Les tâches ne sont pas réalisées, ou réalisées de façon empirique ou dans
l'urgence. |Dysfonctionnements observés |Causes |
|Retard dans l'envoi des invitations |Gestion du temps mal maîtrisée |
|Réservations tardives (déplacements, |(problèmes dans le lancement et |
|hôtels) |dans l'enchaînement des |
|Délais de commande des cadeaux |opérations : pas de fiche de |
|publicitaires non pris en compte |procédure) |
|Réservations tardives (transports...) |Gestion inefficace des |
|qui ont engendré un surcoût de 5577 E, |déplacements et des |
|soit 74,36 % d'augmentation par rapport|hébergements : aucune règle |
|au budget prévisionnel |édictée |
|Coût des transferts hôtels-salon en | |
|forte augmentation (+ 67,17 %) > | |
|(5550-3320)/3320*100 | |
|Pas de demande de devis aux |Maîtrise insuffisante des coûts |
|prestataires |et absence d'une procédure |
| |d'achat de prestations. |
|Trop de cloisonnement dans les services|Coordination des acteurs |
| |insuffisante |
|Information insuffisante du personnel | |
|Absence d'utilisation des outils | |
|modernes de communication (Intranet) | |
|Retard d'acheminement des prototypes |Préparation et suivi insuffisant |
|Choix tardif des produits à exposer |des produits exposés |
|Vérification et essais insuffisants | |
|Trop de documentation |Gestion de la communication mal |
|Absence de communication vers certains |maîtrisée |
|magazines | |
|Difficultés à évaluer les retombées de |Bilan des retombées du salon |
|la participation au salon |insuffisant | B. Les conséquences
Financières :
Risque de coûts inutiles (ex : documentation) ou supérieurs aux prévisions
(particulièrement en matière d'hébergement et de déplacement) Commerciales :
. Risque d'atteinte à l'image de marque de Sokoa (défauts éventuels des
produits et prototypes exposés : ...)
. Retombées négatives qui peuvent entraîner une perte de marché voire
fragiliser le positionnement vis-à-vis de la concurrence
Humaines :
Risque d'une détérioration de l'ambiance de travail interne (ex :
nécessité de pallier l'absence des collègues du département commercial
qui sont sur le salon ....)
II. Proposition de solutions Idée principale : améliorer/optimiser le processus en le formalisant pour
qu'il soit plus fiable et maîtrisé dans le temps ce qui devrait permettre
d'améliorer significativement la maîtrise des coûts. A. Les solutions globales liées à la formalisation du processus
|Propositions de solutions |Avantages / Inconvénients |
|Formaliser le processus de participation|Avantage(s) |
|aux salons en établissant une liste de |Simplicité de l'outil |
|contrôle des tâches (ou un diagramme de |Rapidité de mise en ?uvre |
|Gantt) pour la préparation des prochains|Autorise une vue d'ensemble des tâches |
|salons. |afférentes au processus et facilite le |
| |suivi des délais |
| |Inconvénient(s) |
| |Ne permet de mettre en place un réel |
| |travail collaboratif entre les |
| |différents acteurs du processus |
|Créer un groupe projet (avec outils et |Avantage(s) |
|méthodes de travail) animé, par exemple,|Rapidité dans le suivi du processus via |
|par le chef du service marketing (ou |le réseau intranet : partage des |
|Camille ETCHEVERRY) afin de mettre en |informations, pilotage et validation des|
|place une solution logicielle de type |tâches, en temps réel |
|« Workflow » pour informatiser la |Identification claire des acteurs et des|
|gestion du processus de participation au|responsabilités |
|salon. |Répartition du travail (avant, pendant, |
| |après le salon) plus simple et plus |
| |rapide |
| | |
| |Inconvénient(s) |
| |Coût du logiciel et de son installation |
| |Formation des utilisateurs |
| |Délais de mise en ?uvre qui peuvent être|
| |importants (paramétrage du processus |
| |dans le logiciel de « Workflow » |
| |Résistance des acteurs aux changements |
B. Les solutions complémentaires
|Propositions de solutions |Avantages / Inconvénients |
|Mise en place d'une politique claire de |Avantage(s) |
|gestion des déplacements au sein de |Procédure d'achat plus claire |
|Sokoa en vue d'en rationnaliser les |Réduction des coûts des déplacements |
|coûts : demande systématique de devis, | |
|fidélisation d'agences partenaires, |Inconvénient(s) |
|recours aux forfaits (vol + hôtel), |Délais de mise en ?uvre |
|achats anticipés des billets permettant |Résistance aux changements (risque de |
|d'obtenir de meilleurs tarifs, recours |tensions) |
|aux transports en commun pour les | |
|trajets courts (hôtel > Salon)... | |
|Mettre en place à l'aide du logiciel |Avantage(s) |
|« Elkarlan » des outils de suivi |Collecte et traitement des informations |
|(tableaux de bord avec critères et |plus faciles et plus rapides |
|indicateurs de performance) permettant |Analyse plus fine du bilan |
|d'évaluer les retombées de la |Réduction des coûts des déplacements |
|participation de Sokoa à un salon |Meilleure exploitation des retombées des|
|professionnel. |salons professionnels : effet |
| |d'expérience |
| | |
| |Inconvénient(s) |
| |Délais de mise en ?uvre (maîtrise du |
| |logiciel « Elkarlan » et équipement des |
| |acteurs) |
| |Résistance aux changements |
|Mettre en place une veille |Avantage(s) |
|concurrentielle |Repérer les choix des concurrents et les|
| |évolutions |
| |Pouvoir s'adapter rapidement (réagir |
| |mais aussi agir) |
| | |
| |Inconvénient(s) |
| |Temps nécessaire ; tâche attribuée à une|
| |personne |
|Améliorer le stand |Visibilité des produits |
| |Confidentialité des coins discussion |
| |Points de rencontre debout |
| |Un bar |
| |Mettre l'accent sur la note « Écologie »|
| |(couleur métal rouillé...) |
|Des détails à améliorer |Documents en anglais |
| |Articles avec témoignages dans docs |
| |internes |
| | |
Conclusion :
. Rappel de l'importance pour