Guide de la secrétaire - Formation des personnels de l'académie de ...

GUIDE DES TACHES ADMINISTRATIVES D'UN(E) SECRÉTAIRE DANS UN EPLE




Les tâches répertoriées dans ce document varient d'un établissement à un
autre, d'un département à un autre.
Le travail se fait en coordination avec les différents partenaires de
l'équipe administrative, pédagogique et éducative (chef d'établissement,
adjoint, gestionnaire, CPE, professeurs ....)
Elles varient en fonction de l'organisation interne de chaque
établissement.
Ce document constitue une aide permanente, un guide évolutif qu'il
conviendra de veiller à actualiser afin que perdure son utilité.












En guise de réflexion

Il était une fois...
4 personnes qui s'appelaient "Tout le Monde", "Quelqu'un", "Chacun", et
"Personne".

Il y avait un important travail à faire, et on a demandé à "Tout le Monde"
de le faire.

"Tout le Monde" était persuadé que "Quelqu'un" le ferait. "Chacun" pourrait
l'avoir fait, mais c'est "Personne" qui le fit.

"Quelqu'un" se fâcha, parce que c'était le travail de "Tout le Monde".

"Tout le Monde" pensa que "Chacun" pourrait le faire, mais "Personne"
réalisa que "Tout le Monde" ne pouvait pas le faire.

En fin de compte, "Tout le Monde" fit des reproches à "Chacun" parce que
"Personne" n'avait fait ce que "Quelqu'un" aurait pu faire.


Moralité... il faut dire "MOI, JE LE FAIS."












GENERALITES




Les personnels administratifs sont membres de la communauté éducative. Ils
concourent directement aux missions du service public de l'éducation et
contribuent à assurer le fonctionnement des établissements et des services
de l'éducation nationale. Ils jouent un rôle éducatif en liaison avec les
enseignants. Ils contribuent à la qualité de l'accueil et du cadre de vie.
Extrait du code de l'éducation (partie législative, 4e partie, livre
IX, titre 1er, chapitre III, article L913-1)
modifié par la loi n° 2005-380 du 23 avril 2005 - art. 49 JORF du 24 avril
2005


Le/la secrétaire est considéré(e) comme le/la collaborateur (trice)
direct(e) de l'équipe de direction.
Dans chaque établissement, vous pourrez trouver

Des Personnes ressources : Un correspondant au sein de l'EPLE
(gestionnaire ou secrétaire) pour toutes les questions et problèmes liés
aux traitements et aux prestations familiales. Un correspondant AUTONOME
(assurance individuelle pour les personnels).Un correspondant MGEN
(Mutuelle Générale de l'Education Nationale)


Des organismes consultatifs :

Un conseil d'administration (C.A.) le CA est aussi décisionnel

Un conseil pédagogique

Une commission permanente idem sur certains sujets

Un conseil de discipline idem en matière de discipline

Un comité d'éducation à la santé et à la citoyenneté (C.E.S.C.)

Une commission des fonds sociaux

Une commission d'hygiène et de sécurité (C.H.S)




Une commission d'appel d'offres


Des supports :

Un projet d'établissement

Un contrat d'objectifs signé entre l'EPLE et le Recteur

Un règlement intérieur

Le Recueil des Lois et Règlements (R.L.R.) sur CDROM

Le Bulletin Officiel (B.O.) à consulter sur le site national.

Le répertoire national des établissements (R.N.E.)

Le répertoire académique des établissements

Les organigrammes du Rectorat et de l'Inspection Académique




Et pour vous former, vous avez accès par le biais du site académique au
plan de formation des personnels (PAF).Des formations à distance sont
proposées sur le site de l'académie.

TRAVAUX JOURNALIERS


Gérer le courrier "arrivé" : postal, télécopie, électronique
(présenter au chef d'établissement, distribuer et/ou classer,
exploiter si besoin)

Gérer le courrier "départ" (signature du chef d'établissement,
duplication, classement, rédaction des bordereaux, mise sous
enveloppe, expédition)

Gérer les appels téléphoniques (filtrer, renseigner, prendre les
messages, savoir orienter)

Gérer l'agenda du chef d'établissement

Accueillir (élèves, professeurs, parents, personnes extérieures à
l'établissement)

Exécuter divers travaux informatiques (lettres, enquêtes, bordereaux,
tableaux...)

Tenir à jour les tableaux d'affichage (salle des professeurs, vie
scolaire, hall d'entrée de l'établissement,...).

Etc...






TRAVAUX MENSUELS




Etablir les différents états pour payer les indemnités ou heures
supplémentaires effectives aux professeurs (HSE), surveillants,
contractuels, vacataires, etc... sur imprimé(s) ou module intranet
« ASIE », selon le cas :
Module ASIE : Pour les enseignants titulaires contractuels et les
vacataires : Heures supplémentaires effectives, indemnités ou
vacations faites par les professeurs.
sur imprimé :Transfert d'indemnités diverses ou d'heures
supplémentaires année payées au professeur remplaçant

Faire compléter les imprimés ISSR (Indemnités de Sujétions Spéciales aux
professeurs TZR (Titulaires sur Zone de Remplacement) effectuant un
remplacement dans votre établissement.



Faire compléter l'imprimé pour 'service partagé' aux professeurs nommés
à l'année sur un poste définitif dans l'établissement et effectuant une
partie de son service ou CSD (Complément de Service Donné) dans un autre
établissement.


A partir de novembre, sur STSWEB (portail SCONET), penser à valider les
HSA ou à chaque de campagne de modifications.



Les modules STS (validation des HSE) et ASIE (HSE) sont utilisés par le
chef d'établissement ou sous sa responsabilité directe

TRAVAUX TRIMESTRIELS


Personnels

Le Conseil d'Administration (C.A.) peut se réunir plus d'une fois par
trimestre)

Envoyer les convocations au conseil d'administration aux
différents membres.

Mettre en forme le procès-verbal du C.A. selon le modèle fourni
par l'Inspection Académique, le faire signer par le président
du C.A. et le secrétaire de séance, le dupliquer puis
l'envoyer aux membres du C.A. et aux autorités compétentes.

Etablir les différents actes administratifs, éventuellement en
collaboration avec l'intendance, (cf. circulaire IA ou
Rectorat) et les envoyer à l'autorité compétente.

Assurer l'affichage des actes.




Elèves


Préparer les conseils de classe (variable selon les établissements).

Convocations des membres : parents d'élèves délégués, élèves
délégués et professeurs.

Préparer le dossier : synthèses des notes par classe, fiche de
présence, ...

Préparer les bulletins trimestriels des élèves :

Editer les bulletins. Après la tenue des conseils de classes,
faire signer le président de séance et procéder à l'envoi aux
familles





TOUT AU LONG DE L'ANNEE








Maintenir à jour la base élèves BEE (SCONET).

Maintenir à jour la base des enseignants (adresse et numéro de téléphone)
(module Intranet) (Gestion Individuelle/Gestion collective)

Gérer administrativement les personnels enseignants et assistants
d'éducation.

Saisir les congés (maladie - maternité) et les autorisations d'absences
(non remplacées par le professeur lui-même), dans le module intranet
GI/GC, pour les enseignants titulaires uniquement, les personnels
d'éducation, Conseiller Principal d'Education (CPE) et les Personnels
ATOSS.

Etablir les situations de congé pour tous les personnels non titulaires :
contractuels, assistants d'éducation, vacataires... Et lors d'un
accident du travail d'un personnel titulaire établir la situation de
congé sur l'imprimé. Effectuer la saisie et le suivi des contrats des
personnels assistants d'éducation dans le module Intranet ASSED
(SCONET). Envoyer le dossier au service compétent (voir instructions
dans l'établissement).

Faire une demande de remplacement en cas d'absence supérieure à 15 jours
d'un professeur sur le site Intranet "SUPPLE", après avoir saisi
l'absence dans GIGC.

En cas d'absence prévisible et statutaire (convocations de stages) de
moins de 15 jours faire la demande de Remplacement de Courte Durée
(RCD) dans GI/GC, les heures seront mises en paiement après service
fait et validation dans ASIE.

Prévoir la mise en paiement des Heures Supplémentaires Année (HSA)
effectuées par les titulaires remplaçants ou Contractuels ou M.A.G.E.
sur ASIE.

En cas de grève :

1°) saisir le nombre de grévistes dans le module de recensement des
grévistes de l'application Mosart si l'établissement figure dans
l'échantillon académique retenu (voir lettre en provenance de
l'inspection d'académique pour chaque grève concernée);

2°) pour tous les établissements saisir les noms des grévistes dans le
module relatif aux retenues sur salaire de l'application Mosart

Réclamer les dossiers scolaires des nouveaux élèves aux établissements
d'origine.

Réclamer les fiches scolaires du brevet pour les élèves de 3ème aux
établissements d'origine.

Réclamer les dossiers administratifs des nouveaux personnels aux
établissements d'origine.

Remplir et envoyer à l'inspection académique, service vie des élèves, les
signalements d'incidence, violence, etc...

Editer les certificats de scolarité à partir de la base élèves. (Une fois
en début d'année et selon les demandes) et à chaque nouvelle
inscription.

Editer l'exeat (certificat de sortie)