rationalisez vos coûts - e-LIS

L'indo-doc au juste-prix La gestion des coûts est cruciale en documentation : tout responsable et
son équipe doit veiller à la meilleure gestion des ressources allouées et
ce, dans tous les domaines appliqués à la documentation : personnel,
acquisitions, informatique, matériels. L'emploi des moyens financiers
accordés ne se justifie auprès de la direction que par les résultats
obtenus. Le rôle du responsable du service de documentation, à l'aide de
son équipe, est d'organiser le travail en tenant compte de ces moyens,
d'établir une dynamique et d'obtenir des résultats satisfaisants. Planifier les coûts par rapport à la mission, aux objectifs, au
développement du service Les coûts sont planifiés en fonction des objectifs et de la mission du
service : un service de documentation ouvert au public doit disposer d'une
infrastructure adéquate pour l'accueillir, ce qui engendre des coûts
particuliers. Un service de documentation scientifique, travaillant pour
des chercheurs, a une politique d'acquisition axée sur la littérature
scientifique ce qui signifie une gestion des abonnements en ligne efficace.
Un service commun de documentation, à l'université, prévoit un budget
d'acquisition conséquent par rapport aux nouveautés publiées dans certains
domaines enseignés. Petit, moyen ou grand, le service de documentation
répond aux mêmes règles en matière de gestion financière : une gestion
rigoureuse, précise représente un atout certain.
Les coûts sont planifiés également en fonction des projets de
développement du service : une modernisation de la structure en place, des
prestations documentaires renforcées, un nouveau site web sont autant de
projets qui ont un coût. Leur prévision à court, moyen ou long terme est
nécessaire : cela peut impliquer de faire appel à des consultants externes,
d'embaucher de nouveaux membres dans l'équipe, d'acquérir un nouveau
matériel informatique.
Le mieux est bien évidemment de décrire précisément ce qui précède, avec
un budget nécessaire en regard : une direction regardera en premier ce que
cela lui coûte. Il faut donc être prêt à argumenter face aux objections
éventuelles, donner les raisons qui poussent à tel ou tel développement,
négocier pied à pied.
Qu'est-ce qu'une gestion financière efficace ? Une gestion rigoureuse des ressources documentaires est indispensable vis-
à-vis de l'institution. Pour cela, certains coûts doivent être connus :
- les coûts en matière de personnel
- les coûts de fonctionnement
- les coûts d'investissement.
Le budget annuel du service est l'outil de gestion qui servira de base à
des comparaisons, à des ajustements et à des prévisions. Le montant, la
répartition, l'évolution du budget et les choix stratégiques adoptés par le
responsable sont les indicateurs du positionnement économique de la
documentation dans l'entreprise. Les structures d'exercice d'un service de
documentation, très variées (publiques, privées, à caractère marchand ou
non marchand), ont une incidence certaine sur les ressources financières.
Une connexion étroite avec les services économiques de l'entreprise est
indispensable afin de bien connaître le budget et les lignes budgétaires.
Cela s'avère aussi très utile en cas de dysfonctionnements : retard de
paiement, facture impayée etc. Des coûts répartis Il existe plusieurs manières de ventiler des coûts :
- par service rendu ;
- par étape de production ;
- par produit fabriqué ;
- par utilisateur. Pour gérer un service de documentation, il convient également de connaître
la répartition des crédits :
- les crédits d'investissements, évalués en prévision des besoins et des
actions à entreprendre : dépenses en personnel, dépenses pour le fonds
documentaire et dépenses d'équipement ;
- les crédits de fonctionnement : fournitures, entretien...
Ce sont les charges qui induisent les coûts. Les charges du service de documentation Un service de documentation a des charges semblables à celles d'un service
administratif : le personnel, l'espace, les fournitures, l'entretien des
matériels. L'identification des charges permet de les ventiler. . Les charges liées au personnel Elles sont constituées par la masse salariale et les charges non
salariales :
- le salaire : incluant les charges salariales, égales à 20 % du salaire
brut, le nombre d'heures annuelles de travail (congés compris), et les
charges patronales, soit 50 % du salaire pour un plein temps ;
- les charges non salariales : inhérentes au fonctionnement de
l'entreprise (comité d'entreprise, comité d'hygiène, de sécurité et des
conditions de travail [CHSCT]...). . Les charges liées à l'espace occupé Il s'agit du loyer, de l'électricité, du chauffage, de l'entretien, de la
participation aux surfaces communes non affectées. Ces charges se
traduisent par une évaluation au mètre carré et une répartition au
millième. . Les charges liées aux fournitures, à l'entretien du matériel et aux
prestations diverses : - les fournitures de bureau ;
- la location éventuelle et la maintenance du photocopieur ;
- les frais de courrier et de téléphone ;
- la maintenance informatique ;
- la maintenance de certains appareils particuliers (lecteurs de
microfiches...) ;
- les frais d'amortissement issus des investissements précédents ;
- les frais de sous-traitance. . Les charges liées aux acquisitions : - achats ponctuels d'ouvrages, de numéros spéciaux de revues, de supports
particuliers (cédéroms, DVD, microfiches...) ;
- achats dits permanents, comme les abonnements aux périodiques ou les
interrogations de banques de données.
Les acquisitions constituent la valeur du fonds documentaire et sont
ventilées selon les cas soit dans les charges, soit dans les
investissements. Une estimation des coûts en documentation Les frais de personnel sont généralement estimés à 60 % du total, l'espace
de 25 à 30 % et les fournitures à 10 %. La part de la documentation dans le
budget global de l'entreprise s'élève en moyenne à 10-15 %. Faut-il utiliser la comptabilité analytique ? Les entreprises utilisent la comptabilité analytique, qui leur sert à
calculer les coûts. Les charges saisies en comptabilité générale sont
prises pour base et ensuite réparties : à chaque fonction, chaque produit,
un coût est déterminé. On peut ainsi connaître le résultat global de
l'entreprise, la rentabilité de certains produits par rapport à d'autres ;
on peut aussi les comparer entre eux, définir des tarifs, établir des
prévisions de charges. La comptabilité analytique, en donnant des éléments
chiffrés sur la marche de l'entreprise, est une aide à la décision. C'est
donc un système complexe, utile pour certains grands services de
documentation. Une gestion efficace : repérer la valeur ajoutée du service, réduire
certains coûts, externaliser certaines dépenses Repérer la valeur ajoutée du service
Tout service de documentation a ses points forts et ses points faibles. Le
mieux est d'en dresser une liste, en faisant appel à l'expérience des
collaborateurs de l'équipe les mieux à même de juger de leur activité.
L'avis des utilisateurs est aussi primordial à recueillir au moyen d'une
enquête ou d'un sondage. Enfin, tout service est en relation avec d'autres
organismes externes : les interroger sur la réputation du service peut
apporter d'autres éléments. L'efficacité d'un service de documentation peut
être jugée et évaluée sur plusieurs critères : - la rapidité et le contenu des réponses apportées aux questions posées
- l'accueil, l'amabilité du personnel
- la pertinence des services offerts... Le résultat de ces différentes consultations permet de remplir une grille
d'évaluation aussi proche que possible de la réelle valeur ajoutée. Les
points faibles peuvent alors être corrigés, les points forts améliorés. Réduire certains coûts
Une étude précise des crédits et des dépenses montre à l'évidence des coûts
trop importants :
- de nombreux documentalistes luttent en permanence au sein de leur
institution contre les dépenses à double : des abonnements multiples,
des acquisitions de documents en plusieurs exemplaires pour satisfaire
les chefs de service doivent être impérativement réduits, en expliquant
clairement pourquoi et en proposant d'autres solutions. Un abonnement
en ligne, sous forme de licence, est à négocier avec le fournisseur ou
l'agence d'abonnements. Le recours à un consortium, notamment pour les
services communs de documentation dans les universités, est la
meilleure solution. Pour les petits et moyens services de
documentation, la mise sur pied d'un réseau pour partager les
ressources documentaires est une solution intéressante.
- De même pour les produits documentaires : une revue de presse, des
dossiers documentaires, des synthèses peuvent être conçus et réalisés
en coopération entre plusieurs services d'un même domaine d'intérêt.
- De nombreux services sont abonnés à des banques de données, dont les
coûts peuvent être rédhibitoires. Une analyse de leur utilisation, des
coûts engendrés peut permettre de rationaliser les dépenses. La réduction des coûts peut également être voulue par une direction,
notamment en matière de personnel. Même si la négociation est parfois
difficile, il est très important de dresser un argumentaire complet pour
éviter la disparition de certains postes. Externaliser certains coûts
L'externalisation est une possibilité intéressante à envisager, nota