module 5 - Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne

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formation apogÉe MODULE 5
GÉRER COMPTABLEMENT LES PAIEMENTS ET LES REMBOURSEMENTS
SITUATION DU MODULE DANS LE PARCOURS |MODULE 1 |Objectifs et grandes fonctionnalités d'Apogée |
|MODULE 2 |Prise de contact avec l'outil Apogée |
|MODULE 3 |Réaliser une inscription administrative et le paiement des |
| |droits |
|MODULE 4 |Réaliser le suivi administratif d'une IA |
|MODULE 5 |Gérer comptablement les paiements et remboursements |
|MODULE 6 |Réaliser une inscription pédagogique et son suivi |
|MODULE 7 |Saisir les décisions de commission et de jury |
|MODULE 8 |Consulter et mettre à jour le dossier étudiant |
|MODULE 9 |Connaître la Structure des enseignements |
|MODULE 10 |Saisir et exploiter la Structure des enseignements |
|MODULE 11 |Saisir les modalités de collecte des enseignements |
|MODULE 12 |Evaluation des enseignements |
|MODULE 13 |Préparer la session d'examens |
|MODULE 14 |Saisir les notes et résultats dans Apogée |
|MODULE 15 |Saisir les notes depuis une application externe |
|MODULE 16 |Agréger les notes et résultats dans Apogée |
|MODULE 17 |Délibérer et diffuser les résultats |
|MODULE 18 |Organiser la deuxième session d'examens |
|MODULE 19 |Introduction au domaine Constitution des groupes |
|MODULE 20 |Les groupes : arborescences, inclusions et incompatibilités|
|MODULE 21 |Affectation des étudiants dans les groupes |
|MODULE 22 |Gestion des stages classiques |
|MODULE 23 |Introduction au domaine Organisation des épreuves |
|MODULE 24 |Préparation de l'élaboration des calendriers d'épreuves |
|MODULE 25 |Élaboration des calendriers d'épreuves |
|MODULE 26 |Thèses, H.D.R. et D.R.T. |
|MODULE 27 |Introduction à l'organisation et à la gestion de l'anonymat|
|MODULE 28 |Organisation de l'anonymat |
|MODULE 29 |Gestion des résultats sous anonymat |
|MODULE 30 |Paramétrer et calculer les charges d'enseignement |
|MODULE 31 |Glossaire |
|MODULE 32 |Récapitulatif des éditions et requêtes |
MODULE 5 GÉRER COMPTABLEMENT
LES PAIEMENTS
ET REMBOURSEMENTS SOMMAIRE 1. OBJECTIFS DU MODULE 5
1.1 Les objectifs 5
1.2 Le déroulement de la session 5
2. Présentation théorique 6
2.1 La gestion comptable des paiements et remboursements 6
a. Détermination des données de référence comptables 6
b. L'organisation des opérations de contrôle 7
c. Les différentes étapes 7
d. Saisie des paiements et des remboursements 8
e. Contrôle et validation des paiements 8
2.2 L'exploitation des documents comptables 10
a. Liste contrôlée de remise de chèques 10
b. Liste des remboursements 10
c. Ventilation des droits et remboursements 10
2.3 La situation comptable de l'étudiant 11
a. Détail des paiements et remboursements de l'étudiant 11
b. Les éditions disponibles 11
3. démonstrations et exercices 13
3.1 Validation des paiements : démonstration 13
a. Écran Édition de la liste de contrôle 13
b. écran Clôture / modification de la liste de contrôle 14
3.2 Édition de la liste contrôlée de remise de chèques et de la
ventilation des droits : démonstration 16
a. écran Liste contrôlée de remise de chèques 16
B. écran édition de la ventilation des droits 17
3.3 Édition de la liste des remboursements et clôture de la période
correspondante : exercice 18
a. énoncé 18
b. corrigé 18
3.4 Consultation de la situation comptable d'un étudiant :
démonstration 19
a. ecran annee universitaire (referentiel) 19
b. écran Situation comptable d'un étudiant (Visualisation) 19
c. Fenêtre Détail des droits payés de la quittance 20
d. Fenêtre Détail Remboursement 20
3.5 Édition de la liste des tarifications du centre de gestion
Scolarité centrale PH : démonstration 21
a. écran édition de la liste des tarifications 21
b. écran Liste des travaux différés 22
1.
OBJECTIFS DU MODULE
1.1 Les objectifs Ce manuel présente la gestion comptable des paiements et des
remboursements dans Apogée et ne présume pas de la répartition des
tâches associées, entre le service de scolarité, les régisseurs de
recette et l'agence comptable, qui dépend de l'organisation interne de
chaque établissement. 1.2 Le déroulement de la session Les durées indiquées sont des durées approximatives. Certaines sections
pourront durer plus ou moins longtemps selon les modules suivis au
préalable par les participants et leurs souhaits.
Le temps consacré aux manipulations libres dépendra du temps nécessaire
à la réalisation des démonstrations et exercices.
2.
Présentation théorique
2.1 La gestion comptable
des paiements et remboursements Apogée permet de :
4 gérer un ensemble de données relatives aux droits d'inscription et
utilisées dans le cadre des opérations de paiement et de
remboursement,
4 enregistrer les paiements effectués dans le cadre d'une inscription
administrative par centre de gestion,
4 contrôler et de valider ces paiements par centre de gestion,
4 enregistrer les remboursements à effectuer par l'agence comptable
après validation suite à une modification de l'inscription
administrative, éventuellement une annulation,
4 éditer des documents de contrôle exploitables par l'agence comptable
(liste contrôlée de remise de chèques, ventilation des droits et
remboursements...),
4 disposer d'informations complémentaires concernant les droits et la
situation comptable d'un étudiant. a. Détermination des données de référence comptables Les données de l'établissement nécessaires à la gestion comptable
des paiements et remboursements sont gérées dans le référentiel :
< modes de règlement autorisés,
< montant des droits à payer ,
< montant des droits remboursables,
< imputations comptables de ces droits,
< profils et situations sociales exonérant du droit.
? Le référentiel est le domaine de l'application où sont saisies
et maintenues toutes les données de référence gérées dans
Apogée.
Ces données sont renseignées et mises à jour par l'administrateur
Apogée ou un responsable de scolarité, en charge de la base à partir
des informations fournies par l'Agent comptable.
A partir des données de référence saisies et des droits associés à
l'étape dans la structure des enseignements, Apogée calcule
automatiquement le montant des droits à payer lors de l'IA. b. L'organisation des opérations de contrôle Les opérations de paiement et de remboursement et les informations
associées sont enregistrées par centre de gestion.
Un utilisateur étant habilité sur un seul centre de gestion, les
opérations de contrôle, l'édition et la transmission à l'agence
comptable des états associés sont réalisables par centre de gestion.
L'organisation comptable d'une université peut être décentralisée ou
centralisée.
4 Organisation décentralisée. Dans les universités disposant
d'antennes comptables délocalisées dans chaque centre de gestion,
ces opérations sont du ressort du régisseur de recettes de ce
centre.
L'agence comptable est récipiendaire des états de contrôle
produits par Apogée.
4 Organisation centralisée. Dans les universités où les opérations
de contrôle des paiements et des remboursements sont centralisées
au niveau de l'agence comptable, deux options sont possibles :
. réalisation de ces opérations au niveau de l'agence comptable,
par centre de gestion, cette dernière disposant d'un code d'accès
utilisateur pour chaque centre de gestion.
. réalisation de ces opérations par chaque centre de gestion après
contrôle papier préalable de l'agence comptable. c. Les différentes étapes Les opérations de suivi des paiements et remboursements dans Apogée
sont réalisées dans l'ordre suivant :
Paiements :
1. saisie des paiements,
2. édition de la liste de contrôle des paiements effectués pour la
période,
3. correction et annulation de quittances de la liste de contrôle éditée,
4. validation de la liste de contrôle et clôture de la période
correspondante,
5. édition de la liste contrôlée de remise de chèques pour la période,
6. édition de la ventilation des droits à l'attention de l'agence
comptable.
Remboursements par l'agenc