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Vérification des
comptes débiteurs
22 juin 2009 Étapes clés de la vérification |Achèvement de la planification |Août 2008 |
|Achèvement de la conduite |Février |
| |2009 |
|Production de l'ébauche de rapport et acheminement à la|Février |
|direction, pour réponse |2009 |
|Réception de la réponse de la direction |Mars 2009 |
|Production du rapport final |Avril 2009 |
|Présentation du rapport au Comité consultatif externe |Avril 2009 |
|de vérification | |
|Approbation par le sous-ministre |Juin 2009 |
Préparé par l'équipe de la vérification et de l'évaluation Remerciements L'équipe responsable de cette vérification, constituée de Julie Clavet-
Drolet, sous la supervision de Bruno Pilotte et la direction de Jean
Leclerc, désire remercier toutes les personnes qui ont contribué à ce
projet, dont notamment les employés qui ont partagé leurs idées et
observations dans le cadre de cette vérification.
Original signé par
____________________ Dirigeante principale de la vérification Table des matières
SOMMAIRE EXÉCUTIF i
1 INTRODUCTION 1
1.1 Contexte 1
1.2 Analyse des risques 3
1.3 Objectifs et portée 4
1.4 Méthodologie 4
1.5 Énoncé d'assurance 5
2 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS 5
2.1 Recouvrement des créances 5
2.1.1 Mesures de recouvrement 5
2.1.2 Valeur des sommes à recouvrer 6
2.2 Frais administratifs et intérêts créditeurs 7
2.2.1 Frais administratifs 7
2.2.2 Intérêts créditeurs 8
2.3 Radiation de comptes débiteurs 9
2.3.1 Approbation et suivi des radiations 9
2.3.2 Autorisation pour la radiation d'intérêts 10
2.3.3 Codage financier utilisé pour les radiations 11
2.4 Système financier 12
2.4.1 Accessibilité au module des comptes à recevoir 12
2.4.2 Rapprochement du module des comptes à recevoir au grand livre 13
2.5 Séparation des tâches 14
2.6 Comptabilisation des revenus dans l'exercice approprié 15
2.7 Politiques et procédures ministérielles 15
3 CONCLUSION 17
Annexe 1 Critères de vérification 19
Annexe 2 Liste des documents de référence 21 SOMMAIRE EXÉCUTIF
Contexte Tel qu'identifié par le Plan de vérification et d'évaluation axé sur les
risques d'Environnement Canada pour 2008-2011, la Direction générale de
la vérification et de l'évaluation a entrepris une vérification des
comptes débiteurs. Cette vérification avait pour objectif de s'assurer que les comptes
débiteurs d'Environnement Canada sont gérés de façon équitable,
efficiente et efficace afin de les recouvrer et de réduire au minimum les
risques de perte. À cette fin, la vérification avait pour objectifs
spécifiques d'évaluer le caractère adéquat du cadre de contrôle entourant
la gestion des comptes débiteurs ainsi que d'évaluer le degré de
conformité du Ministère aux règlements, politiques et normes comptables
applicables. Au cours de la planification de la vérification, une analyse des risques a
été menée pour identifier, évaluer et prioriser les risques liés à la
gestion des comptes débiteurs. Cette analyse s'est appuyée sur la lecture
des règlements, politiques, manuels et normes comptables encadrant la
gestion des comptes débiteurs, sur des analyses de données ainsi que sur
les résultats d'entrevues préliminaires menées auprès d'intervenants jugés
clés dans la gestion des comptes débiteurs. Les critères ainsi que les
méthodes de vérification ont été élaborés en fonction des risques
identifiés. Les comptes débiteurs se divisent en deux catégories, soit les comptes
internes, créés pour des transactions avec les autres ministères ou
organismes fédéraux, et les comptes externes, créés pour les autres types
de clients. La vérification portait à la fois sur les comptes débiteurs
internes et externes créés au cours de l'exercice 2007-2008, ainsi que sur
les comptes débiteurs au 1er avril 2008[1]. Au 31 mars 2008, le solde des
comptes débiteurs s'élevait à 7,6 millions de dollars, dont 3,3 millions de
dollars (43,4 p. 100) avec des parties externes. La méthodologie adoptée incluait des analyses de données, la revue de la
documentation pertinente ainsi que la tenue d'entrevues avec les
spécialistes des comptes débiteurs. Énoncé d'assurance Cette vérification a été réalisée conformément aux Normes internationales
pour l'exercice professionnel de la vérification interne et à la Politique
sur la vérification interne du Conseil du Trésor du Canada. Selon notre jugement professionnel, des procédures de vérification
suffisantes et appropriées ont été menées et des fait réunis pour soutenir
l'exactitude des conclusions obtenues et contenues dans ce rapport. Les
conclusions se fondent sur une comparaison des situations telles qu'elles
existaient au moment de la vérification en fonction des critères établis. Sommaire des constatations
Les principales constatations de la vérification démontrent que, de façon
générale, les comptes débiteurs du Ministère sont gérés en respect des
principes de prudence et en se conformant aux principales exigences qui les
encadrent.
Toutefois, il a été constaté que certains processus mériteraient d'être
revus afin d'en améliorer le degré d'efficacité, d'équité et d'uniformité.
Par exemple, une modification pourrait être apportée à l'instrument de
délégation des pouvoirs de signature en matière financière afin de réduire
le niveau d'approbation requis pour la radiation des intérêts. En effet,
les niveaux actuels nécessitent l'approbation du directeur des opérations
comptables, politiques financières et systèmes pour la radiation de
montants d'intérêts qui sont souvent inférieurs à un dollar.
Des directives devraient également être communiquées aux bureaux comptables
ministériels afin d'uniformiser les processus de gestion des comptes
débiteurs dans l'ensemble du Ministère. Ce sujet est traité plus en détails
dans différentes section du rapport.
Certains contrôles devraient également être revus ou remis en place. Par
exemple, il faudrait revoir et documenter la définition des rôles et
responsabilités des intervenants clés, revoir la séparation des tâches dans
certains bureaux comptables et réinstaurer des suivis réguliers en fin de
période et d'exercice.
Le Ministère pourrait remédier à la plupart des observations avec un degré
d'effort raisonnable par rapport aux bénéfices qui en résulteraient.
La revue des processus de gestion des comptes débiteurs devrait toutefois
être intégrée aux autres initiatives en cours au sein du Ministère, comme
celle qui porte sur l'évaluation de l'état de préparation des états
financiers ministériels en vue de leur vérification externe.
Les huit recommandations suivantes ont été adressées à la sous-ministre
adjointe des finances et services corporatifs : 1. La Sous-ministre adjointe des finances et services corporatifs devrait :
. prendre les actions requises pour recouvrer ou radier les sommes dues
depuis plus de 365 jours;
. s'assurer que des directives sont transmises aux bureaux comptables
ministériels sur la gestion des sommes à recouvrer. Les directives
devraient définir des éléments tels que :
- les rôles et responsabilités des principaux intervenants en
matière de recouvrement (gestionnaires, bureaux comptables,
comptabilité ministérielle);
- les méthodes de recouvrement disponibles et le moment opportun
pour les appliquer (uniformisation des processus). 2. En vue de récupérer tous les coûts qui découlent du traitement des
chèques sans provision, la sous-ministre adjointe aux finances et services
corporatifs devrait s'assurer que tous les bureaux comptables ministériels
facturent les frais administratifs qui sont prévus dans le Règlement sur
les intérêts et les frais administratifs du Secrétariat du Conseil du
Trésor.
3. La sous-ministre adjointe des finances et services corporatifs devrait
s'assurer que des directives sont envoyées aux bureaux comptables
ministériels sur la gestion des intérêts (création et radiation).
4. La sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait : . s'assurer que des directives portant sur la radiation de créances, y
compris la radiation d'intérêts, sont communiquées aux bureaux
comptables ministériels;
. s'assurer qu'un suivi régulier des ajustements multiples et des notes
de crédit est effectué pour s'assurer que les radiations sont
approuvées conformément à l'instrument de délégation d'Environnement
Canada;
. proposer une modification à l'instrument de délégation des pouvoirs de
signature en matière financière d'Environnement Canada afin de changer
le niveau d'autorisation requis pour la radiation des intérêts, de
manière à améliorer l'efficacité du processus.
5. La sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait
s'assurer que l'accès au module des comptes à recevoir est limité aux
employés qui en requièrent l'accès dans le cadre normal de leurs fonctions.
Les accès devraient être revus régulièrement. Le départ de tout employé
devrait être signalé rapidement aux gestionnaires du système financier afin
que les comptes soient désactivés dans des délais raisonnables.
6. Afin de s'assurer que toute l'information contenue dans le module des
comptes à recevoir est bien reportée dans les comptes du grand livre, la
sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait
s'assurer que l'information du module des comptes à recevoir est rapprochée
au grand livre de façon périodique et continue et que tous les écarts s