MODULE 17 b

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formation apogÉe MODULE 13
PRÉPARER LA SESSION D'EXAMENS Situation du module dans le parcours |MODULE 1 |OBJECTIFS ET GRANDES FONCTIONNALITÉS D'APOGÉE |
|MODULE 2 |PRISE DE CONTACT AVEC L'OUTIL APOGÉE |
|MODULE 3 |RÉALISER UNE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE ET LE |
| |PAIEMENT DES DROITS |
|MODULE 4 |RÉALISER LE SUIVI ADMINISTRATIF D'UNE IA |
|MODULE 5 |GÉRER COMPTABLEMENT LES PAIEMENTS ET |
| |REMBOURSEMENTS |
|MODULE 6 |RÉALISER UNE INSCRIPTION PÉDAGOGIQUE ET SON SUIVI|
|MODULE 7 |SAISIR LES DÉCISIONS DE COMMISSION ET DE JURY |
|MODULE 8 |CONSULTER ET METTRE À JOUR LE DOSSIER ÉTUDIANT |
|MODULE 9 |CONNAÎTRE LA STRUCTURE DES ENSEIGNEMENTS |
|MODULE 10 |SAISIR ET EXPLOITER LA STRUCTURE DES |
| |ENSEIGNEMENTS |
|MODULE 11 |SAISIR LES MODALITÉS DE COLLECTE DES |
| |ENSEIGNEMENTS |
|MODULE 12 |EVALUATION DES ENSEIGNEMENTS |
|MODULE 13 |PRÉPARER LA SESSION D'EXAMENS |
|MODULE 14 |SAISIR LES NOTES ET RÉSULTATS DANS APOGÉE |
|MODULE 15 |SAISIR LES NOTES DEPUIS UNE APPLICATION EXTERNE |
|MODULE 16 |AGRÉGER LES NOTES ET RÉSULTATS DANS APOGÉE |
|MODULE 17 |DÉLIBÉRER ET DIFFUSER LES RÉSULTATS |
|MODULE 18 |ORGANISER LA DEUXIÈME SESSION D'EXAMENS |
|MODULE 19 |INTRODUCTION AU DOMAINE CONSTITUTION DES GROUPES |
|MODULE 20 |LES GROUPES : ARBORESCENCES, INCLUSIONS ET |
| |INCOMPATIBILITÉS |
|MODULE 21 |AFFECTATION DES ÉTUDIANTS DANS LES GROUPES |
|MODULE 22 |GESTION DES STAGES CLASSIQUES |
|MODULE 23 |INTRODUCTION AU DOMAINE ORGANISATION DES ÉPREUVES|
|MODULE 24 |PRÉPARATION DE L'ÉLABORATION DES CALENDRIERS |
| |D'ÉPREUVES |
|MODULE 25 |ÉLABORATION DES CALENDRIERS D'ÉPREUVES |
|MODULE 26 |THÈSES, H.D.R. ET D.R.T. |
|MODULE 27 |INTRODUCTION À L'ORGANISATION ET À LA GESTION DE |
| |L'ANONYMAT |
|MODULE 28 |ORGANISATION DE L'ANONYMAT |
|MODULE 29 |GESTION DES RÉSULTATS SOUS ANONYMAT |
|MODULE 30 |PARAMÉTRER ET CALCULER LES CHARGES D'ENSEIGNEMENT|
|MODULE 31 |GLOSSAIRE |
|MODULE 32 |RÉCAPITULATIF DES ÉDITIONS ET REQUÊTES |
MODULE 13 PRÉPARER
LA SESSION D'EXAMENS SOMMAIRE
1. OBJECTIFS DU MODULE 4 1.1 Les objectifs 4 1.2 Le déroulement de la session 4
2. PRéPARER LA SESSION 5 2.1 Présentation de l'aide à la préparation des examens 5 2.2 Conditions d'utilisation 5 2.3 Éditions d'aide à la préparation des examens 6 2.4 Conditions nécessaires pour être autorisé à composer 6 Travaux préparatoires à la 1re session : 7 Session 1 : Admissibilité 7 Session 1 : Admission 7
3. DéMONSTRATION ET EXERCICE 8 3.1 Données générales 8 3.2 Édition des listes : démonstration 10 a. Écran Edition de listes préparatoires / comptages 10 b. Fenêtre Filtre de population 13 C. Écran Edition de la liste des incompatibilites 14 3.3 Édition des listes : exercice 15 a. énoncé 15 b. corrigé 15 1.
OBJECTIFS DU MODULE
1.1 Les objectifs Ce module répond aux objectifs suivants :
< savoir éditer les listes facilitant l'organisation des examens (listes
préparatoires aux examens, listes des incompatibilités),
< comprendre les conditions pour que ces listes soient pertinentes,
< comprendre les utilisations possibles de ces listes.
1.2 Le déroulement de la session Les durées indiquées sont des durées approximatives. Certaines sections
pourront durer plus ou moins longtemps selon les modules suivis au
préalable par les participants et leurs souhaits.
Le temps consacré aux manipulations libres dépendra du temps nécessaire
à la réalisation des démonstrations et exercices.
2.
PRéPARER LA SESSION
2.1 Présentation de l'aide à la préparation des examens Le domaine « Résultat » fournit une aide à la préparation des examens,
mais ne gère pas les examens. Cette fonctionnalité est traitée dans le
domaine « Épreuve ».
L'aide à la préparation des examens consiste en l'édition de listes :
. les listes préparatoires / de comptages,
. les listes des incompatibilités (non maintenu).
Elles s'appuient sur les informations fournies par les inscriptions
administratives et pédagogiques.
Ces listes peuvent être éditées :
. avant le début de chaque session d'examens (1re et 2e session),
. dans une même session, entre l'admissibilité et l'admission. 2.2 Conditions d'utilisation Quatre conditions doivent être remplies simultanément :
< les inscriptions administratives doivent être réalisées pour que les
étudiants soient présents dans les listes,
< les inscriptions pédagogiques doivent être réalisées et à jour (y
compris les dettes, crédits, validations d'acquis et interdits
d'examens) sur les enseignements pour lesquels on veut éditer les
listes préparatoires aux examens sinon, elles seront établies sur la
base des inscrits administratifs à la version d'étape,
< les sessions ou phases précédentes doivent être clôturées afin que les
listes ne comportent que les étudiants inscrits à la session (phase)
courante et non admis à la session (phase) précédente.
Exemples : - pour la session 2 d'une VET avec admission
uniquement, la session 1 doit être clôturée.
- pour la session 1 d'admission d'une VET avec
admissibilité et admission, la session 1 d'admissibilité
doit être clôturée.
< le report des notes doit être lancé pour que les listes des étudiants
autorisés à composer sur les épreuves ne comportent que les étudiants
concernés par la 2e session. 2.3 Éditions d'aide à la préparation des examens < Les listes préparatoires aux examens permettent :
. d'éditer la liste des étudiants autorisés à composer,
. d'éditer la liste des étudiants non autorisés à composer avec motif
ou sans motif,
. d'effectuer un comptage de ces étudiants.
Ce sont des listes par épreuve, élément pédagogique ou version
d'étape :
. les listes par épreuve ou par élément sont obtenues à partir des
inscrits pédagogiques,
. les listes par version d'étape sont obtenues à partir des inscrits
administratifs.
Elles peuvent être directement utilisées pour les inscriptions et
convocations aux examens, pour le comptage des étudiants. L'anonymat
peut être géré par un outil propre à l'établissement pour
l'affectation des numéros d'anonymat (à partir des listes d'inscrits
mises à disposition sous forme « fichier » par Apogée).
< Les listes des incompatibilités permettent d'éditer les
incompatibilités :
. entre versions d'étape. Une version d'étape est incompatible avec une
autre version d'étape lorsqu'au moins un étudiant est inscrit
administrativement à ces deux versions d'étape pour la même année
universitaire et la même session.
. entre éléments pédagogiques appartenant à un ou plusieurs centres de
traitement des notes. Un élément pédagogique est incompatible avec un
autre élément pédagogique lorsqu'au moins un étudiant est inscrit
pédagogiquement à ces deux éléments pour la même année universitaire et
la même session. 2.4 Conditions nécessaires pour être autorisé à composer Les conditions décrites, ci-dessous, déterminent la présence des
étudiants dans les listes préparatoires aux examens.
4 Conditions générales
à la 1re et à la 2e session :
. être en règle administrativement pour la version d'étape,
? Un étudiant en crédit ou en dette est considéré comme en règle
administrativement, même s'il n'a pas contracté d'IA sur la
version d'étape concernée.
. être non interdit d'examen,
. être non dispensé d'examen,
. ne pas avoir de PrC sur l'élément.
Rappel. Les PrC permettent à l'étudiant de réutiliser une note / un
résultat antérieur.
4 Clôture de la session 1
La clôture de la session permet de déterminer les populations
d'étudiants, concernées par la 2e session et donc les étudiants
autorisés à composer en 2e session.
? Si la clôture n'est pas effectuée, tous les étudiants autorisés
à composer en 1re session seront présents sur les listes de 2e
session.
Pour un enseignement clôturé :
< si l'étudiant a un résultat :
. positif, il n'est pas concerné par la 2e session,
. négatif, il est concerné par la 2e session,
< si l'étudiant n'a pas de résultat, Apogée détermine l'autorisation à
composer d'après les résultats aux enseignements de l'ascendance, ainsi
que d'après les notes reportées éventuellement.
Préparer la session d'examens
Travaux préparatoires à la 1re session : V IP effectuées,
?