10. Prix - European Commission - Europa

CAHIER DES CHARGES
Appel d'offres n° 2010CE16BAT052 par procédure ouverte

« Services portant sur la réalisation d'actions de
communication, de publication et d'information dans le domaine de la
politique régionale et de cohésion de l'Union européenne »



Lot 1: conception et production de produits d'information,
gestion des listes de diffusion

Lot 2: organisation d'événements

Lot 3: Conception, production et diffusion de produits
audiovisuels

Lot 4: stands


Intitulé du marché

Conclusion de 4 contrats cadres de service portant sur la réalisation
d'actions de communication, de publication et d'information dans le domaine
de la politique régionale et de cohésion de l'Union européenne

Lot 1: conception et production de produits d'information, gestion des
listes de diffusion
Lot 2: organisation d'événements
Lot 3: conception, production et diffusion de produits audiovisuels
Lot 4: stands

L'autorité contractante est la Direction générale de la politique régionale
(DG REGIO). Les contrats cadre résultant du présent appel d'offres pourront
également être utilisés par d'autres Directions générales et services de la
Commission européenne.


Objectifs et contexte du marché


1 Objectif

Le présent appel d'offres, divisé en 4 lots, a pour objectif de conclure 4
contrats cadre avec des sociétés susceptibles d'assister l'unité
"communication, information et relations avec les pays tiers" de la
Direction générale de la politique régionale (DG REGIO) pour le conseil, la
conception, le suivi d'actions et la production de produits d'information,
dans le cadre du plan d'actions de la DG REGIO. Il vise également à
assister la DG REGIO dans la conception, l'organisation et la mise en place
de manifestations diverses, comme des expositions, des stands, des
animations, des journées portes ouvertes ou autres événements, situés dans
des infrastructures existantes ou temporaires, à l'extérieur, sous tente,
sous chapiteau, etc.

Les services de la DG REGIO restent maîtres de leurs activités respectives,
le but du présent appel d'offres étant d'identifier des prestataires
professionnels et compétents dans les domaines couverts. Aucune tâche de
fonction publique ou pouvoir discrétionnaire ne sera déléguée au
contractant. Cet appel d'offres n'a pas pour objet la mise à disposition de
personnel pour l'exécution de tâches relevant de la fonction publique.

Dans les sociétés de service sélectionnées à la suite du présent appel
d'offres, le contractant ne peut pas, directement ou indirectement,
conserver ou acquérir des intérêts de nature et d'importance telles qu'ils
seraient susceptibles de compromettre son indépendance dans l'exercice des
tâches qui lui sont confiées en exécution du contrat faisant l'objet de cet
appel d'offres.


2 Contexte

La stratégie de communication et d'information de la DG REGIO vise à
permettre aux citoyens européens de mieux comprendre les mécanismes,
résultats et impacts de la politique régionale européenne. Dans le contexte
de ce contrat cadre, la DG REGIO souhaite développer des activités
d'information et de communication qui se rapportent aux principes et aux
réalisations de la politique de cohésion, principalement en ce qui concerne
le Fonds européen de développement régional (FEDER) et le Fonds de
cohésion, mais aussi dans une moindre mesure l'instrument de préadhésion ou
le fonds de solidarité. Dans l'optique d'une plus grande transparence
globale, la publicité et l'information sont destinées à accroître la
sensibilisation et la connaissance du public pour les programmes et les
projets cofinancés par les fonds et à en créer une image cohérente dans
l'ensemble des Etats membres. Les actions de la DG REGIO viennent en
complément des actions de communication des Etats membres et des régions.

Les dispositions juridiques de la politique régionale et de cohésion de
l'UE se rapportant aux activités d'information et de communication sont
fixées jusqu'à 2013 dans l'article 69 du Règlement 1083/2006 traitant les
règles générales des instruments de cohésion d'une part, et dans les
articles 2-10 du Règlement 1828/2006 qui en définissent la mise en ?uvre
d'autre part. Ces obligations et dispositions spécifiques doivent être vues
à la lumière des besoins de transparence, tels que repris dans le règlement
financier du Conseil qui impose la publication de la liste des
bénéficiaires des interventions de l'UE gérées conjointement avec les Etats
Membres. La liste des bénéficiaires de la politique de cohésion doit être
rendue publique pour chaque programme. Les informations doivent contenir le
nom du bénéficiaire, la dénomination des opérations et le montant du
financement public accordé à ces opérations.

Ainsi, l'information et la communication font partie intégrante de la
procédure de mise en ?uvre de la politique régionale et de cohésion qui
ajoute en outre une valeur à la qualité des programmes et des projets sur
le terrain. Ceci doit être compris, mis en exergue et en pratique par les
administrations nationales et régionales qui en sont les bénéficiaires, de
même que par les services de la Commission. Par conséquent, il est
important d'évaluer et d'améliorer en continu les stratégies et actions
d'information et de communication en lien avec les objectifs des programmes
opérationnels.

Les activités d'information et de communication principales de la DG REGIO
couvrent:

. les sites internet de la politique régionale (site du commissaire,
INFOREGIO, DG REGIO et plateforme RegioNetwork 2020);

. les outils d'information (magazine d'information Panorama, fiches
d'information, brochures, communiqués de presse, outils multimédia,
clips vidéo, photos, panneaux d'expositions, news sous forme de
Regioflash);

. les listes de diffusion;

. l'organisation de conférences, de séminaires et d'expositions dont
l'objectif est de partager l'information avec les experts de la
politique régionale de l'UE, mais aussi de sensibiliser le grand
public;

. la mise en réseau et l'échange de bonnes pratiques dans le domaine des
programmes d'information et de publicité des Etats membres et des
régions;

. un centre d'information et de documentation pour les visiteurs.

La DG REGIO distingue les activités d'information et de communication
ciblées pour le "public informé" et pour le "grand public". La DG REGIO
doit s'adresser aux deux publics et à environ 230.000 utilisateurs mensuels
de son site internet. Le public "informé" est constitué par:

. les autorités de gestion, tels que les ministères régionaux et
nationaux de l'économie et du travail ou encore les organismes qui
gèrent les fonds structurels européens;

. d'autres institutions et personnes impliquées, telles les institutions
de l'UE, les agences de développement régional, les partenaires
sociaux, les organisations non-gouvernementales actives dans la
société civile, les membres des comités de suivi, etc.;

. les multiplicateurs tels que les centres d'information, les Centres
Europe Direct, les représentations de la Commission et du Parlement
européen, les relais des autorités de gestion, etc.;

. le monde académique, y compris les universités, les chercheurs et les
étudiants intéressés par le développement régional de l'UE, les
urbanistes, les économistes, etc.

Le "grand public" comprend les médias nationaux et régionaux, les
journalistes dans le domaine des affaires économiques et régionales ou
locales, des "leaders d'opinion", des citoyens intéressés tels que des
enseignants, des membres de partis politiques, des jeunes, etc.

Les priorités et les activités d'information et de communication sont
planifiées annuellement dans le cadre de la stratégie générale de la
DG REGIO, qui consiste à apporter une image cohérente des différentes
actions. Le plan de communication 2011 de la DG peut être consulté sur:
http://ec.europa.eu/dgs/regional_policy/documentation/document_fr.htm.

Pour l'année 2011, la DG REGIO emploie 740 fonctionnaires et gère, ensemble
avec les Etats membres un budget de 38,4 milliards d'euros. Durant la
période 2007-2013, 270 milliards d'euros serviront à financer 334
programmes de développement régional.


OBJET DU MARCHE


1 Nature du contrat

L'objectif de cet appel d'offres est de souscrire, pour chaque lot, un seul
contrat cadre avec un seul contractant.

Le nombre des prestations et les moments précis d'exécution ne pouvant être
définis à l'avance, la DG REGIO envisage de conclure le marché sous forme
d'un contrat cadre (modèle joint en annexe II). Le soumissionnaire déclare
l'accepter et il devra obligatoirement le prendre en compte lors de
l'établissement de son offre.

Le contrat cadre ne constitue pas une commande mais vise uniquement à fixer
les dispositions juridiques, financières, techniques et administratives qui
régissent les relations entre les parties contractantes au cours de la
période de validité du contrat. Les prestations demandées par la DG REGIO
feront l'objet d'un bon de commande ou d'un contrat spécifique (selon
modèles joints en annexe III) qui précisera les conditions d'exécution, le
prix (conformément au bordereau de prix contractuel), les délais de
réalisation, le lieu, etc.

La signature du contrat cadre n'engage pas la DG REGIO à conclure des
comma