___Lettre de commentaires sur les comptes (SCE)

WAFA ASSURANCE
LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTRÔLE INTERNE SYSTEME SINISTRES
Exercice clos le 31 décembre 2000 ? Monsieur Jawad KETTANI
Directeur Général
WAFA ASSURANCE
Bd Abdelmoumen
Casablanca Objet : Lettre de recommandations sur le contrôle interne - Exercice 2000
Monsieur le Directeur Général, Dans le cadre de la mission de commissariat aux comptes pour l'exercice
clos au 31 décembre 2000, nous avons examiné les procédures comptables et
le système de contrôle interne concernant le cycle sinistres automobiles et
accidents du travail. Cet examen a été effectué pour évaluer la fiabilité
des enregistrements comptables et de l'information financière dans le but
de déterminer la nature, l'étendue et le calendrier des travaux nécessaires
à l'expression de notre opinion sur les comptes annuels. Il ne met donc pas
nécessairement en évidence toutes les améliorations qu'une étude spécifique
et plus détaillée pourrait éventuellement révéler. Il a permis cependant de
déceler un certain nombre de points nécessitant des améliorations et qui
font l'objet de la présente lettre. Nous tenons à vous remercier ainsi que l'ensemble du personnel pour la
collaboration qui nous a été apportée dans le déroulement de notre mission.
Nous restons à votre disposition pour tout
complément d'information que vous souhaiteriez
obtenir.
Veuillez agréer, Monsieur le Directeur Général,
l'expression de nos salutations distinguées.
Casablanca, le 4 janvier 2001
1. Environnement général du contrôle interne
L'environnement général du contrôle interne de la société fournit un cadre
propice à l'efficacité des contrôles du fait notamment de : - l'existence d'un organigramme détaillé avec définitions des fonctions, - l'implication permanente de la Direction Générale dans la gestion de la
société, - l'existence d'une séparation des tâches d'approbation, d'exécution et de
contrôle notamment en matière d'engagement des dépenses, - l'existence d'un système d'information couvrant les principaux aspects de
l'activité de la compagnie. Cet environnement favorable pourrait être renforcé par : - l'élaboration d'un manuel de procédures administratives pour les cycles
clés « production », « sinistres » et « ressources humaines » définissant
par nature d'opération, le traitement de l'information, les intervenants,
les supports utilisés, les contrôles à effectuer et à matérialiser. - la mise en place d'une fonction d'audit interne dont la tâche serait de
contrôler l'ensemble des services et opérations de la compagnie. Le
département audit interne, constitué de personnes formées aux techniques
d'assurances et ayant une bonne expérience, interviendrait sur demande
expresse de la Direction Générale à partir d'un planning de contrôle
défini au début de chaque exercice. Toute mission doit être sanctionnée
par l'émission d'un rapport écrit sur les objectifs de la mission, les
travaux et contrôles réalisés, les conclusions des travaux, les
recommandations effectuées et l'avis de la personne responsable de
l'opération contrôlée. Un suivi de la mise en place des recommandations
doit être effectué de manière régulière.
2. Système sinistres . Organisation du département sinistres Observation L'organisation interne des départements sinistres automobiles et accidents
du travail n'est pas optimale en terme de contrôle interne. En effet,
plusieurs personnes interviennent au niveau du traitement d'un même dossier
(évaluation initiale, mise à jour des évaluations, saisie des
règlements...). Cette situation entraîne une dilution des responsabilités. Recommandation Afin de responsabiliser totalement le rédacteur quant aux dossiers
dont il a la charge, nous vous recommandons de confier chaque déclaration
de sinistre à un rédacteur qui devra gérer le dossier jusqu'à sa clôture
(évaluation initiale, mise à jour des évaluations, règlements...). Le
contrôle des évaluations ainsi que l'approbation des instructions de
règlements préparées par les rédacteurs sont des tâches qui incombent au
responsable du département qui, dans ce contexte, exerce un rôle de
supervision. Réponse de la Direction des Sinistres
En effet, l'organisation proposée, auparavant
adoptée par la compagnie, permet de mieux
responsabiliser les gestionnaires des dossiers
sinistres . Elle n'a cependant pas été maintenue
par la compagnie dans le cadre de la nouvelle
redéfinition des tâches parce qu'elle présente des
inconvénients notamment en ce qui concerne les
relations entre la compagnie et les intervenants
externes (expert, avocat...). . Système de traitement de l'information Observation Le système informatique actuel ne permet pas la mise à jour automatique de
l'inventaire permanent des provisions pour sinistres à payer dès la saisie
des règlements. Cette mise à jour nécessite une ressaisie par les
opérateurs d'où un risque inhérent d'omission. Ainsi, les tests effectués
ont révélé l'existence de certains dossiers pour lesquels les provisions
n'ont pas été mises à jour par les règlements effectués (cas du dossier n°
900900037). Recommandation Nous vous recommandons d'analyser l'opportunité de générer automatiquement
la mise à jour de l'inventaire permanent dès la saisie unique des
règlements. Réponse de la Direction des Sinistres
Nous sommes conscients de cette faiblesse. Nous
avons demandé à la Direction Informatique de revoir
l'application informatique actuelle notamment en ce
qui concerne la gestion et le suivi des règlements
de sinistres.
. Mise à jour du fichier informatique des provisions Observation LES CONTRÔLES EFFECTUÉS SUR UN ÉCHANTILLON DE 6 DOSSIERS AUTOMOBILE ET 6
DOSSIERS A.T. ONT RÉVÉLÉ POUR UN DOSSIER AUTOMOBILE ET 3 DOSSIERS A.T. QUE
LE MONTANT DE LA PROVISION PORTÉE SUR LE DOSSIER PHYSIQUE NE CORRESPOND PAS
À CELUI FIGURANT AU NIVEAU DU FICHIER INFORMATIQUE DES PROVISIONS. DANS LA
MESURE OÙ LES ÉVALUATIONS FIGURANT SUR LES DOSSIERS ONT ÉTÉ JUSTIFIÉES, LES
ÉCARTS RELEVÉS PEUVENT PROVENIR :
- de la non mise à jour du fichier informatique des
provisions par tous les règlements effectués,
- et/ou d'erreurs de saisie des évaluations sur le
système. Les différences relevées se présentent comme suit :
|N° sinistre |Branche |N° police |Assuré |Provision sur |Provision |Ecart |
| | |d'assurance | |le dossier |système | |
| | | | |physique | | |
|900900037 |Auto |003140 |SUNAB |5.000 |150.000 |(145.000) |
|981900964 |A.T. |19/013159 |Super Ceram |8.000 |80.000 |(72.000) |
|931900184 |A.T. |19/010123 |M. Boulard |15.700 |- |15.700 |
|981901198 |A.T. |19/003460 |EBBO Maroc |1.300 |52.004 |(50.704) | Recommandation Nous vous recommandons de rechercher l'origine de ces anomalies afin
d'identifier et de corriger les éventuels dysfonctionnements dans les
procédures informatiques de mises à jour des dossiers sinistres. Réponse de la Direction des Sinistres
En effet, les origines des écarts ci-dessous sont
celles identifiées par les auditeurs. Cependant, la
revue annuelle des dossiers, effectuée sur la base
d'une stratification, nous permet d'identifier tous
les écarts et de procéder à leur apurement.
De plus, la Direction financière procède, en fin
d'exercice, au rapprochement entre les règlements
comptabilisés et les règlements issus du système
informatique.
. Contrôle de couverture pour les polices A.T. Observation Le département sinistre accident du travail n'opère aucun contrôle
matérialisé permettant de s'assurer que les déclarations de sinistres
reçues des sociétés assurées concernent des victimes qui figurent sur la
liste du personnel assuré (le risque porte notamment sur les nouvelles
recrues ou le personnel sortant). Recommandation Nous vous recommandons de mettre en place un contrôle systématique et
matérialisé de la couverture du personnel des sociétés assurées. Réponse de la Direction des Sinistres
Effectivement, ce risque existe mais les
sociétés assurées ne fournissent pas, dans
les délais, la liste du personnel salarié.