2. Les fonctions Excel - Unblog.fr

Formation / tutorial / cours EXCEL première partie

1.1. L'écran Microsoft Excel

EXCEL est un tableur. Sa principale utilisation est le calcul
automatique de formules.
Excel peut être vu comme une feuille de calcul. Les colonnes sont
référencées par des lettres, les lignes par des chiffres. La référence
d'une cellule est reprise avec la combinaison de la colonne suivie de la
ligne. La référence de la cellule en haut à droite (à l'intersection de la
colonne A et de la ligne 1) est donc A1. Celle à l'intersection de la ligne
8 et de la colonne D se nomme D8. Les majuscules - minuscules n'ont aucune
importance.
[pic]
Pour sélectionner une cellule, il suffit de se trouver dans la
cellule. Pour sélectionner une colonne, cliquez sur la référence de la
colonne (A par exemple). Pour sélectionner plusieurs colonnes, cliquez sur
une référence colonne et poursuivez en maintenant la touche gauche de la
souris enfoncée. C'est de même pour les lignes. Pour sélectionner un groupe
de cellule, maintenez la touche gauche de la souris enfoncée et bougez la
souris (quelque soit le sens).
| A retenir: les cellules Excel sont référencées par leur numéro de|
|colonne suivi de leur numéro de ligne |


Un petit truc, pour sélectionner des ensembles de cellules non
adjacentes, maintenez la touche du clavier enfoncée lorsque vous
sélectionnez la zone suivante.
Pour élargir (ou rétrécir) un colonne ou une ligne, pointez entre les
références de colonnes dont vous désirez modifier la taille. Il n'est pas
possible comme dans Word de modifier la taille d'une seule cellule.

1.2. Entrée des données, formules de base

Commençons tout de suite par un petit calcul.
|[pic] |Positionnez votre curseur sur la cellule A1|
| |et tapez un nombre (ici le chiffre 45). |
| |Faites de même dans la cellule A2. |
| |Remarquez que le chiffre se met à deux |
| |place: dans la cellule et dans la barre de |
| |formule d'Excel. |
| | Nous souhaitons faire la somme de ces |
| |cellules et obtenir le résultat dans la |
| |cellule A3. Dans un cas général, nous |
| |utiliserions le calcul mental pour taper |
| |dans la cellule le chiffre 99. Microsoft |
| |Excel va nous faciliter la vie puisque non |
| |seulement, il va faire le calcul mais va |
| |tenir également compte des modifications |
| |dans les 2 cellules pour afficher le |
| |résultat correct. |


Pour signaler à EXCEL que le contenu de la cellule est un calcul à
exécuter, le contenu de la cellule doit commencer par = (+ est également
accepté). Tapons dans A3 =A1+A2 (les références des cellules que nous
souhaitons additionner). Lorsque nous acceptons la formule (par la touche
), le résultat de l'addition apparaît automatiquement dans la
cellule A3
|[pic] |En repassant sur cette cellule, le |
| |résultat apparaît dans la cellule, tandis|
| |que la formule est affichée dans la barre|
| |de formule. Pour modifier la formule, il |
| |vous faut donc repasser dans la barre de |
| |formule. Un petit truc, si vous appuyez |
| |sur la touche , vous pouvez |
| |directement modifier le contenu de la |
| |formule dans la cellule. |
| |Si vous modifiez le contenu de la cellule|
| |A1 ou A2, le résultat est directement |
| |affiché dans la cellule A3. |

| A retenir: les calculs commencent toujours par =, il ne faut pas |
|d'espaces entre les chiffres, références de cellules. La référence de|
|cellule peut être tapée en minuscule ou majuscule |


Si nous souhaitons le montant TVA comprise dans la cellule A4 (ou
ailleurs), tapons la formule =A3*1,21 et Excel reprend le résultat, même si
nous changeons la valeur en A1 ou en A2. Pour rappel, le taux de TVA en
Belgique est de 21 % sur la majorité des produits.
Comme vous le voyez, vous pouvez mélanger des références de cellules
et des chiffres sans problèmes. Ceci est valable pour les 4 opérations
. + pour l'addition
. - pour la soustraction
. * pour la multiplication (la lettre X n'est pas reconnue)
. / pour la division.
Ce sont les 4 sigles du pavé numérique. Attention néanmoins aux
parenthèses.
Le calcul 5+6*5 nous donnerait comme résultat 5+6=11 * 5= 55.
Malheureusement, les règles de l'école primaire sont toujours
d'application. Pour l'ordinateur, la multiplication et la division sont
prioritaires. Le calcul ci-dessus donnera 6*5=30 + 5 = 35. En utilisant les
parenthèses =(5+6)*5 le résultat sera effectivement 55.
| A retenir: EXCEL ne fait des calculs que sur des cellules |
|contenant uniquement des chiffres. Le calcul 5 * "5 PC" donnera un |
|message d'erreur, le contenu 5 PC est vu par EXCEL comme du texte. |


1.3. Recopier des cellules dans EXCEL.

[pic]
1. Dans la cellule B2, tapons le chiffre 45 et positionnons notre souris
juste dans le coin droit de la cellule, le curseur devient un +. En
maintenant la souris enfoncée, déplaçons le curseur vers la droite. Le
chiffre est automatiquement recopié dans les cellules adjacentes, de même
pour un texte (YBET en C2 et déplacement vers la gauche). Le sens de
déplacement n'a pas d'importances.
3. Dans la cellule B8, tapons LUN, en recopiant les cellules, EXCEL recopie
automatiquement les abréviations des jours de la semaine, de même pour le
jour en toute lettre, abréviation du mois et mois complet.
7. En I5 (par exemple), tapons maintenant une date et recopions la cellule,
les dates se suivent automatiquement, tenant compte des mois et même des
années.
Nous souhaiterions faire une suite de nombre (1 2 3, ...). Par le
point 1, nous savons que sélectionner un nombre et le recopier ne fait que
remplir les cellules avec le même nombre. Pour faire cette suite, nous
devons d'abord signaler au tableur que nous voulons effectivement cette
progression arithmétique. Sélectionnons la cellule contenant le chiffre 1
et la cellule adjacente contenant le chiffre 2 et seulement ensuite,
recopions les cellules. Excel va automatiquement créer la suite de nombre.
Ceci marche également avec les formules de calculs (avec des
modifications) comme nous le verrons dans l'exercice ci-dessous et au
chapitre suivant
| A retenir: le coin droit en bas d'une cellule permet de recopier |
|son contenu vers d'autres cellules. |


1.4. Exercice: un début de facture.

Nous allons utiliser ces notions pour faire un petit tableau de type
facture. Tous le cours Excel premier niveau se basera sur ce petit
exercice. Commençons par effacer le contenu des cellules que nous avons
tapé. Pour cela, sélectionnons l'ensemble des cellules où se trouvent des
nombres ou du texte et appuyons sur la touche (clavier belge) ou
(clavier français).
|Tapons maintenant les textes |[pic] |
|ci-dessous dans les bonnes | |
|cellules. | |
|Le but est de taper la | |
|quantité, la description, le | |
|prix et de retrouver | |
|automatiquement (par calcul) | |
|le montant total soit le prix| |
|multiplié par la quantité. | |
|Ceci est la base de tous les | |
|exercices de ce cours Excel | |
|puisque nous l'utiliserons | |
|jusqu'à la dernière | |
|formation, chaque fois en | |
|l'améliorant. | |
|Rentrons les données |[pic] |
|suivantes dans la ligne 2 | |
|(par exemple) | |


Le but est de retrouver automatiquement le prix dans la cellule A4.
Nous allons donc faire une formule dans la cellule D2 en multipliant la
quantité et le prix unitaire dans la ligne associée (ici la ligne 2). La
formule sera: =A2*c2. Si la formule est tapée correctement, le résultat est
effectivement 800. Un changement dans la quantité ou dans le prix donnera
automatiquement le résultat.
= pour signaler un calcul
A2 pour signaler que nous souhaitons la quantité (colonne A) associée à la
ligne 2
C2 pour signaler que nous souhaitons le prix unitaire (colonne A) associé à
la ligne 2
Une facture, un devis, ... utilise généralement plusieurs lignes. Nous
allons donc compléter notre tableau en conséquence.
|[pic] |Commençons par |
| |positionner la souris |
| |dans le coin droit de la |
| |cellule D2 et recopions |
|