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12 Les tableaux de bord

CONCORDANCE AVEC LE RÉFÉRENTIEL
|Finalité 3 : aide à la décision |
|3.3 Assurer le suivi de la décision |
|3.3.1 Elaborer un tableau de bord |
|Connaissances |Limites de connaissances |
|Tableau de bord : |Le calcul des écarts n'est envisagé que|
|objectifs, |dans le cadre d'une action ou d'un |
|méthodologie d'élaboration, |projet. |
|critères et indicateurs de suivi et de |Est exclue la décomposition des écarts |
|performance |(prix et quantité). |
|comparaison réalisé/prévu, dans le | |
|temps, | |
|mise en valeur de l'information. | |


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Exercices

1 Sélectionner les indicateurs : l'entreprise Polidor

Identifier les indicateurs qui permettront d'évaluer la performance du
département des achats et les classer par catégories (indicateurs
d'objectifs, de moyens et d'actions).
|Indicateurs |Catégories |
|Coût d'achat unitaire par produit |Indicateurs d'objectifs |
|Coût total des achats | |
|Nombre de fournisseurs | |
|Nombre de fournisseurs certifiés | |
|Délai moyen de livraison | |
|Nombre de jours de retard de livraison | |
|par fournisseur | |
|Nombre de livraisons respectant les | |
|conditions contractuelles | |
|Budgets prévisionnels et réels des |Indicateurs de moyens |
|achats par types de produits | |
|Nombre de références produit ou de |Indicateurs d'actions |
|coordonnées inexactes | |
|Durée prévisionnelle de réactualisation| |
|de la base de données | |


La réflexion pour sélectionner les indicateurs les plus pertinents peut se
dérouler en deux étapes.
1. Rechercher l'ensemble des indicateurs possibles et les classer par
catégories.
2. Sélectionner des indicateurs synthétiques permettant d'évaluer la
performance en fonction des objectifs du département des achats.
|Indicateurs synthétiques |Objectifs |
|Ecarts par rapport à l'objectif par |Diminuer les coûts d'achat |
|produits (comparaison budget | |
|prévisionnel et réel) | |
| |Assurer la disponibilité de produits de|
|Nombre de fournisseurs certifiés |qualité dans les délais fixés |
|respectant les conditions | |
|contractuelles de livraison par rapport| |
|au total |Augmenter la productivité du service |
| | |
|Taux de réactualisation de la base de | |
|donnée fournisseurs | |


2 La présentation du tableau de bord : l'entreprise Capolit

1. Elaborer un tableau de bord de suivi des objectifs
Le tableau de bord doit permettre de visualiser les écarts par rapport aux
objectifs (en valeur absolue et en valeur relative) et / ou le pourcentage
de réalisation des objectifs pour chaque gamme de produits, par secteurs et
au total.
|Tableau de bord de suivi des objectifs (par secteur) |
| Sect|Nord |Centre |Sud |
|eurs | | | |
|Gamme |
|Gamme |Object|Ventes|Ecart |Ventes|
| |if | |en E |/ |
| | | | |object|
| | | | |if (%)|
|Housse|3 000 |4 130 |1 130 |137,69|
|s |000 |776 |776 | |
|Draps |1 500 |1 674 |174 |111,66|
| |000 |844 |844 | |
|Taies |1 200 |1 138 |-61 |94,88 |
| |000 |600 |400 | |
|TOTAL |5 700 |6 944 |1 244 |121,83|
| |000 |220 |220 | |


2. Evaluer la qualité du tableau de bord proposé sur trois critères :
exhaustivité, simplicité, lisibilité.
Exhaustivité : Les écarts par rapport aux objectifs doivent être
identifiables pour chaque gamme de produits et chaque secteur.
Les écarts en valeur relative auraient pu être intégrés mais le pourcentage
de réalisation des objectifs permet de les déduire directement.
Simplicité : Le tableau de bord doit donner une vision d'ensemble (totaux
pour chaque secteur et pour chaque gamme de produits et total global).
Lisibilité : Les titres (tableau, lignes et colonnes) et unités de mesure
doivent être parlants.

3. Représenter graphiquement les données de ce tableau de bord.
Plusieurs types de graphiques sont possibles :
- Graphiques en bâtons pour représenter les objectifs, les réalisations et
/ ou les écarts (en valeur absolue ou relative).
- Graphiques circulaires pour représenter la contribution de chaque secteur
ou gamme de produit au CA total.
[pic][pic]

4. Commenter le(s) graphique(s) réalisé(s).
Globalement, le chiffre d'affaires réalisé est largement supérieur à
l'objectif (de plus de 20 %). On note cependant des disparités en fonction
des gammes de produits : le CA réalisé grâce aux housses de couettes est à
140 % de l'objectif, tandis que les ventes de taies d'oreiller sont en
dessous de l'objectif.
Le secteur Sud contribue à la réalisation des objectifs à hauteur de 63 %.
Les deux autres secteurs participent de façon à peu près équivalente aux
ventes.
Pour chaque secteur, les ventes de l'une des gammes de produits sont en
deçà des objectifs.

3 L'utilisation des outils informatiques : Schering-Plough automatise
les tableaux de bord de ses visiteurs médicaux

1. Pourquoi la solution « Reportive » a-t-elle été choisie pour réaliser
des tableaux de bord ?
La solution Reportive était rapidement déployable pour plusieurs raisons :
- Simplicité (pas de serveur dédié ou de datawharehouse nécessaires)
- Pas d'obligation d'affecter des ressources internes (humaines et
matérielles) pour le développement.
- Budget limité (ce qui évitait un long processus de validation interne).
- Economies réalisées sur des prestations externes.

2. Quelles sont les fonctionnalités de cette solution ? Expliquer leur
intérêt.
- Création automatique de tableaux de bord grâce à l'automatisation des
extractions de données (gain de temps, possibilité d'utiliser la solution
sans détenir de compétences techniques particulières).
- Création de tableaux de bord pour les différents types de forces de vente
(personnalisation et adaptation aux besoins et réalités du terrain).
- Editions de documents complémentaires (plans d'action, calculs des primes
et des objectifs pour disposer de l'ensemble des données permettant de
piloter l'activité).

3. Commenter la phrase soulignée dans l'article sur la solution Reportive
en annexe.
L'implication des salariés utilisateurs est un gage de réussite du projet.
On évite ainsi un rejet possible face à ce qui peut être perçu comme un
moyen de contrôle et de sanction. De plus, la participation des
opérationnels permet d'adapter la solution aux besoins du terrain et de
mettre en évidence son utilité.

Vers l'Épreuve E5
LA SOCIÉTÉ ASSURTOUT

Réaliser une note à l'attention d'Harry Sketout afin de lui présenter votre
solution.
Les étudiants doivent proposer un outil de pilotage permettant de suivre
l'activité du service et montrer qu'un tableau de bord est un outil
adéquat : il s'agit donc de sélectionner les indicateurs pertinents en
fonction des objectifs (plusieurs solutions sont envisageables et les choix
doivent être argumentés). Ils doivent en outre fournir une maquette de
tableau de bord. Celle-ci pourra être réalisée avec un tableur,
(automatisation des calculs et utilisation des formules). Des graphiques
peuvent également être intégrés dans la proposition.

Proposition de note

Emetteur : Assistant de Manager Destinataire : Harry Sketout

Date

Objet : outil de pilotage
PJ : maquette de tableau de bord

Introduction : Rappel de la demande et proposition de l'outil tableau de
bord Un outil de pilotage est nécessaire pour suivre l'activité du service
clientèle : un tableau de bord permettra de mettre en évidence les
réalisations et de les comparer aux objectifs. Les indicateurs doivent donc
être sélectionnés en fonction des objectifs.

I. Objectif n°1 : Augmenter le chiffre d'affaires de 5 %
Les indicateurs doivent permettre de suivre les ventes (en volume et en
valeur) pour chaque chargé de clientèle :
- Prospection :
Nouveaux contrats au tiers
Nouveaux contrats tous risques
Options (chaque option pouvant faire l'objet d'un indicateur individuel)
- Ventes complémentaires :
Co