les indicateurs de suivi des effectifs - e-RH

DOSSIER du DESS contrôle de gestion sociale
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SOMMAIRE


Introduction 2

Les calculs d'effectifs face aux obligations legales 3

Les différentes façons de mesurer les effectifs. 5
L'incidence des seuils d'effectif 6
A) Les documents relatifs aux effectifs 6
B) Les instances représentatives du personnel. 8
C) Les principaux document non liés aux effectifs mais provenant du
dépassement d'un seuil. 9

Vision opérationnelle : Budgétisation des effectifs 10

La prévision, le contrôle et les ajustements des effectifs 11
A) Les sorties 11
B) Les entrées 15
C) Cas particulier de la mobilité interne 19
Un outil de réflexion budgétaire : Les matrices de postes 22
Le passage des effectifs aux temps 24

VISION STRATEGIQUE : PLANIFICATION ET INDICATEURS DE SUIVI 26

LA PLANIFICATION DES EFFECTIFS DANS LE TEMPS : 26
A) Les principes de la gestion prévisionnelle des effectifs : 26
B) L'état des besoins : 27
C) L'état des ressources: 28
D) le traitement des promotions par les matrices de transition 29
E) Les ajustements : 30
LES INDICATEURS DE SUIVI DES EFFECTIFS 37
A) L'évolution du niveau de l'emploi : 37
B) L'évolution des emplois : 39
Conclusion 42
Bibliographie : 43


Introduction


La notion d'effectif est un thème clé et essentiel de la gestion des
ressources humaines. Elle constitue ainsi le c?ur de nombreuses
problématiques des services R.H au sein des organisations et, par
extension, des pôles de contrôle de gestion sociale quand ils ont été mis
en place.
Or, beaucoup d'entreprises ne connaissent pas, à quelques unités près,
leurs effectifs à un moment donné. C'était en particulier le cas pour
nombre d'entreprises du secteur public qui n'avaient aucune idée du nombre
de fonctionnaires qu'elles possédaient en leur sein. Ce constat a une
double origine :
. La grande diversité des types de mesure conduit à la variété des
chiffres révélés. En effet toutes les entreprises n'ont pas encore,
loin de là, formalisé tous les processus de calcul ce qui explique
la variabilité des résultats.
. L'importance des mouvements, la variété croissante des statuts
individuels et des modalités d'emploi font que la saisie d'un état
d'effectif à un moment donné peut être très délicate. La diversité
des modes d'observation ne facilitant en aucun cas l'unicité de la
mesure.


Il n'en reste pas moins qu'il est essentiel pour les entreprises de
connaître leurs effectifs et d'en contrôler la structure ainsi que
l'évolution dans le temps. D'une part, vis à vis des obligations légales
qui y sont attachées et d'autre part, dans un soucis de performance
globale. C'est pourquoi notre développement visera à mettre en lumière
quelle peut être la création de valeur engendrée par une bonne maîtrise des
effectifs pour une organisation donnée.
Ainsi dans un premier temps, nous nous intéresserons aux différents modes
de calculs d'effectifs face aux obligations légales. Puis nous
considérerons le processus de budgétisation des effectifs dans une approche
opérationnelle. Enfin dans la troisième partie, nous nous confronterons à
une vision plus stratégique de la gestion des effectifs à travers la
planification et les indicateurs de suivi qui en découlent.


Les calculs d'effectifs face aux obligations legales


Les différents effectifs

Nous pouvons distinguer 6 grandes notions d'effectif. Toutes trouvent leurs
origines dans le registre unique du personnel et dans l'ensemble des
logiciels de calcul de paye et de gestion RH.

|NOM |DEFINITION |METHODOLOGIE DE CALCUL |
|Effectif habituel ou |Ce sont les salariés | |
|théorique |permanents sous contrat| |
| |à durée indéterminée | |
| |travaillant à temps | |
| |plein, y compris les | |
| |salariés en période | |
| |d'essai ou de préavis, | |
| |les VRP exclusifs, les | |
| |travailleurs à | |
| |domicile, les salariés | |
| |dont le contrat est | |
| |suspendu, les salariés | |
| |sous contrat | |
| |intermittent, les | |
| |travailleurs | |
| |intérimaires, les | |
| |stagiaires étrangers | |
| |qui sont pris en compte| |
| |au prorata de leur | |
| |temps de présence comme| |
| |les travailleurs à | |
| |temps partiel. | |

|Effectif inscrit |C'est l'ensemble des |Effectif inscrit = |
| |travailleurs figurant |effectif théorique - |
| |(et non sortis) sur le |contrats suspendus pour|
| |registre unique du |absences de longue |
| |personnel. Pratiquement|durée - travailleurs à |
| |toutes les catégories |domicile. |
| |de salariés que l'on | |
| |est susceptible de | |
| |rencontrer dans | |
| |l'entreprise se | |
| |trouvent dans ce | |
| |registre. Les seules | |
| |catégories laissées en | |
| |dehors sont celles des | |
| |travailleurs à domicile| |
| |et des contrats | |
| |suspendus. | |
|Effectif permanent |Il se compose des |Effectif permanent |
| |salariés titulaires | |
| |d'un contrat de travail|= effectif initial |
| |à durée indéterminée |- départs |
| |inscrits à l'effectif |- CDD |
| |pendant toute l'année |- temps partiel |
| |considérée. | |
|Effectif initial |Celui inscrit au 1er | |
| |janvier de chaque | |
| |année. | |
|Effectif fiscal |Il regroupe tous ceux |Effectif fiscal |
| |qui ont figuré peu ou | |
| |prou à l'effectif et |= effectif initial |
| |qui, de ce fait, ont |+ entrées |
| |perçu de l'entreprise | |
| |une rémunération au | |
| |titre de l'exercice. | |
|Effectif présent |C'est l'ensemble des |Effectif présent |
| |personnes considérées | |
| |comme présentes à un |= effectif payé |
| |instant noté T, |- absents rémunérés |
| |qu'elles travaillent ou| |
| |non pour leur activité | |
| |principale. | |
|Effectif au travail |C'est l'ensemble des |Effectif au travail |
| |personnes travaillant | |
| |pour leur activité |= Effectif présent |
| |principale. Sont exclus|- personnes ne |
| |donc, les personnes en |travaillant pas |
| |formation, en |réellement pour |
| |délégation, infirmerie,|l'activité constituant |
| |etc.... |leur occupation |
| | |habituelle |







Les différentes façons de mesurer les effectifs.


Après avoir défini les types d'effectif, il s'agit maintenant de déterminer
les différents modes de calcul. Comme précédemment, les données nécessaires
à ces calculs se retrouvent dans le registre unique et dans l'ensemble des
systèmes d'information des ressources humaines (SIRH).

- Effectif instantané : mesuré à une date donnée.
- Effectif moyen : calculé comme un stock moyen.
- Effectif moyen annuel : somme des effectifs mensuels / 12
- Effectif inscrit : toute personne est comptée pour 1 quel que soit
son type d'emploi.
- Effectif pondéré : la pondération est effectuée en fonction du
temps d'emploi de chaque salarié, rapporté au