Procédure pour installer une nouvelle version de ... - NGO Epiconcept

SAGA v5 GUIDE D'UTILISATION
SOMMAIRE [pic] [pic]
[pic] Introduction
Introduction et historique 6
Installation et mise à jour de SAGA 7
Procédure pour récupérer la version complète de SAGA 7
Procédure pour installer une nouvelle version de SAGA 7
Lancement du programme 8
Présentation de l'écran 9
Contrôle et indexation des fichiers 12
Indications générales de manipulation 14
Description et utilisation du logiciel
Créer une mission financière 18
Sélectionner une mission financière 20
Configurer une mission financière 21
Les paramètres généraux 24
Le plan comptable 25
Les financeurs 26
Les sections 26
Les pays 27
Les devises 27
Les activités 28
Les contextes 28
Les fonctions 28
Les paramètres missions 29
Les exercices budgétaires 29
Les projets 30
Les plans financeurs 35
Les contrats de financement 39
Les personnels expatriés 48
Les personnels nationaux 53
Les fournisseurs 56
Les taux de change 58
Les taux de change financeurs 59
Les journaux 63
Administration
Administration 65
Déconnexion / Connexion 65
Gestion des mots de passe 66
Changement de langue 67
Axe analytique 69
Les plans analytiques 77
Saisie
Ouvrir un mois 81
Journaux 82
Comptable 83
Extra-comptable 87
Forfaits 87
Simulations 88
Ventilation et modification d'une écriture d'un journal 89
Ventilation 89
Modification et écriture de correction 89
Editions
Impressions 94
Journal 95
Balance comptable et/ou extra-comptable 98
Balance générale et balance générale consolidée 99
Historique 100
Plan de financement 102
Report de trésorerie 103
Suivis 104
Rapport financier (ou grand livre analytique) 109
Rapport financier final 113
Personnel expatrié 114
Outil de calcul du taux de change moyen pondéré 116
Rapport analytique 117
Rapport d'audit 119
Sélecteur 120
Audit de la base 124
Clôture
Clôture comptable mensuelle 125
Clôture provisoire 125
Annulation d'une clôture provisoire 127
Clôture provisoire simultanée de tous les journaux comptables 128
Clôture mensuelle définitive 129
Clôture comptable annuelle 133
Clôture provisoire 133
Annulation d'une clôture provisoire 133
Clôture annuelle définitive 134
Clôture d'un contrat de financement 135
Clôture provisoire 135
Déclôture provisoire 136
Clôture définitive 137
Clôture d'un axe analytique 139
Clôture provisoire 139
Déclôture provisoire 140
Clôture définitive 140
Envois et réceptions
Envoi de fichiers 141
Envoi des écritures provisoires 141
Envoi des écritures définitives et/ou des paramètres missions 142
Envoi des paramètres RH 145
Interfaces 146
Réception de fichiers 147
Réception des écritures définitives 147
Réception des paramètres RH 148
Réception des écritures définitives et/ou des paramètres missions 151
Réception des paramètres généraux 153
Interfaces 153
Réception d'un journal Excel 153
Sauver la compta 156
Restaurer la compta 157
Archiver la compta 159
Manuels SAGA 161
A propos 161
Notes de versions 161
Rapport de bugs. 161
Accès 162
Glossaire 164
|Public : |Introduction |[pic] |
|SIEGE |CAPITALE | | |
| |PERIPHERI| | |
| |E | | |
|[pic]Introduction et historique | Fin 1997, les sections MSF opérationnelles belge, espagnole, française,
luxembourgeoise et suisse ont décidé de développer, en commun et en
international, un logiciel de comptabilité et de gestion adapté aux
missions financières. Le début de l'année 1998 fut consacré à l'analyse des besoins respectifs
des sections, au choix du fournisseur et à la rédaction d'un cahier des
charges détaillant les fonctions du futur logiciel. En septembre 1998, les premières versions de SAGA, concoctées par
Epiconcept, arrivent aux sièges. Au cours de l'année 1999, une équipe internationale, chic et tonique, teste
le logiciel et planifie son implémentation dans les premières missions. Depuis janvier 2000, toutes les missions MSF sont équipées de ce fabuleux
logiciel.
D'autres ONG nous ont rejoint tel que :
ACF Paris, ACF Madrid, ACF New-York, ACSUR Madrid, ACTED, AINA, AMI, Croix-
Rouge Française, Croix-Rouge Belge, Enfants et développements, MADERA,
Medicus Mundi, MSF Belgique, MSF Luxembourg, MSF Suisse, NCCI, Penal
Reform, Pharmaciens sans Frontières, RCN Bruxelles, RET Suisse, Solidarité,
Solidarité Afghanistan, Terre des Hommes, Médecins du Monde Belgique, OXFAM
Barcelone, Enfants du Monde, Care France, FGH Mozambique, Diakonie
Emergency Aid, Keoogo et Première Urgence. Plusieurs versions comprenant des améliorations successives ont depuis été
envoyées sur le terrain. La version actuelle est la version 5 disponible
depuis octobre 2009. Le but de ce manuel est d'offrir un outil pratique à tous les utilisateurs
de SAGA. Bonne lecture ! |Public : |Installation du programme |[pic] |
|SIEGE |CAPITALE | | |
| |PERIPHERI| | |
| |E | | |
|[pic]Installation et mise à jour de SAGA | La version SAGA incluant vos paramètres est disponible à partir du lien qui
vous a été fourni par Epiconcept.
Il vous suffit d'utiliser Internet Explorer et/ou FireFox pour appeler le
site Internet d'Epiconcept.
La page d'accueil vous donne le numéro de la version ainsi que la date de
mise à jour. Vous pouvez récupérer à partir de cette page la version
complète de SAGA en un seul fichier et la dernière mise à jour des manuels. Procédure pour récupérer la version complète de SAGA
Cette version tient sur un seul fichier : « saga + Nom de votre ONG +
inst.exe ». Les manuels tiennent également en un seul fichier :
manuels.exe. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de chaque fichier et
indiquez l'endroit où vous voulez sauver le fichier. (Ex : le bureau de
votre ordinateur) Une fois les fichiers chargés, quittez Internet et/ou firefox puis allez
sur votre bureau et cliquez à deux reprises sur le fichier « saga + Nom de
votre ONG + inst.exe » et ensuite sur le fichier « manuels.exe ». Le programme SAGA et/ou les manuels s'installe : suivez les instructions
qui vous sont proposées et laissez les chemins proposés par défaut. Procédure pour installer une nouvelle version de SAGA
Si vous installez SAGA pour la première fois, il n'y a bien sûr pas de
sauvegarde à faire. Allez directement au point suivant. Si vous travaillez déjà sur une ancienne version de SAGA, faites une
sauvegarde de vos données via le menu "Fichier - Sauver la compta". Attention, par sécurité, mettez votre sauvegarde sur un autre répertoire
que celui où se trouve Saga et qui vous est proposé par défaut : soit sur
une disquette, sur un répertoire spécifique et personnel de votre disque
dur. Quittez SAGA. Désinstaller le programme. Via Windows Explorer, positionnez-vous sur le fichier « saga + Nom de votre
ONG + inst.exe » et cliquez à deux reprises dessus.
Choisissez la langue que vous voulez utiliser durant l'installation. Le
choix de cette langue sera utilisé ensuite lors de la première ouverture de
SAGA pour déterminer la langue de travail. Cette langue pourra ensuite être
changée. Suivez les instructions: ne modifiez rien, confirmez simplement (en
appuyant sur Enter) lorsque la procédure d'installation vous le demande. Lorsque le programme vous affiche "Terminer", vous confirmez pour quitter
la procédure d'installation. En revenant dans Windows, vous constatez
qu'une icône "SAGA v5" a été créée sur votre "bureau". C'est à partir de
cette icône que vous lancerez SAGA. Via Windows Explorer, positionnez-vous ensuite sur le fichier manuels.exe
et double-cliquez dessus. Suivez les instructions : vous devez cependant vérifier que l'installation
de ce module se fait bien sur le répertoire où le programme Saga est
installé soit c :\Program Files\epiconcept\SAGA4 v5. Lancement du programme
Double-cliquez sur l'icône «SAGA v5 ».
Introduire votre login et votre mot de passe qui correspond à votre niveau
d'accès et qui vous a été fournit par votre association. Voir le point D du
chapitre "Paramétrage".
|Public : |Présentation |[pic] |
|SIEGE |CAPITALE | | |
| |PERIPHERI| | |
| |E | | |
|[pic]Présentation de l'écran | Le programme se présente sous la forme de six menus déroulant et de neuf
icônes. Les menus Menu fichier
. Contrôle / Indexer les fichiers
. Créer une mission financière
. Sélectionner une mission financière
. Configurer
. Envoi de fichiers
. Envoi des écritures provisoires
. Envoi des écritures définitives et/ou des paramètres missions
. Envoi des écritures extracomptables (optionnel)
. Envoi des paramètres RH (optionnel)
. Envoi des paramètres généraux
. Envoi de toute la comptabilité
. Envoi des écritures de simulation (optionnel)
. Interfaces
- Arcole
- BOB
- Axapta
- Compta SAGE Saari
- Tote