Modèle convention groupement comptable

[pic]CONVENTION DE GROUPEMENT COMPTABLE Entre le (lycée/collège) X (établissement siège de l'agence comptable) Représenté par le chef d'établissement M Et d'une part le (lycée / collège) Y (établissement rattaché) Représenté par le chef d'établissement M Et d'autre part le (lycée / collège) Z (établissement rattaché) Représenté par la chef d'établissement M Vu l'article R. 421-62 du Code de l'Education, Vu la circulaire n° 88-079 du 28 mars 1988 modifiée portant sur
l'organisation économique et financière des établissements publics locaux
d'enseignement, titre II article 221, Vu l'arrêté de constitution du groupement comptable du , Vu la délibération du conseil d'administration du (lycée/collège) X n°
........ du , Vu la délibération du conseil d'administration du (lycée / collège) Y n°
........du , Il est convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 - Organisation et fonctionnement
Le siège de l'agence comptable est situé au (lycée/collège) X
(établissement siège de l'agence comptable) La comptabilité administrative, les opérations de dépenses et de recettes
ainsi que les droits constatés sont réalisés dans l'établissement rattaché. Le gestionnaire se rend à l'agence comptable fois par semaine
ou au moins fois par mois, selon un calendrier établi au
début de chaque année ou à défaut sur rendez-vous fixé minimum trois jours
à l'avance. A chaque fin de mois, il participe au rapprochement de la comptabilité
générale avec la comptabilité de l'ordonnateur.
La comptabilité générale et l'édition de tous les documents comptables sont
réalisés à l'agence comptable, en collaboration directe avec le
gestionnaire de l'établissement rattaché selon un calendrier et un jour de
réception arrêtés en début d'année. La conservation des originaux des pièces générales et justificatives se
fait dans l'établissement siège de l'agence comptable. La préparation, l'élaboration et l'envoi du compte financier sont réalisés
par l'agent comptable, en collaboration directe avec le gestionnaire de
l'établissement rattaché selon des modalités préalablement fixées.
ARTICLE 2 - Délai de règlement conventionnel
La circulaire du Ministère de l'économie et des finances du 13 mars 2002,
prise en application du décret 2002-232 du 21 février 2002, prévoit la
possibilité d'instaurer un délai contractuel de règlement entre
l'ordonnateur et le comptable public. En application de ces dispositions, il est convenu que : . le délai de règlement dévolu à l'agent comptable est ramené à 10
jours, permettant ainsi à l'ordonnateur de disposer d'un délai de 20
jours pour procéder au dépôt des mandats de paiement, à compter de la
date de réception des factures,
Le dépassement du délai entraîne le règlement d'intérêts moratoires. . L'ordonnateur s'engage :
- à procéder à des mandatements réguliers (au minimum tous les ...
jours (), pour éviter que l'agence comptable n'ait à procéder à
des prises en charges massives, notamment en fin de mois,
- à respecter les calendriers de mandatement établis sur
proposition de l'agent comptable pour les périodes précédant les
vacances scolaires et la fin d'exercice comptable,
- à indiquer au moins 7 jours avant le début des vacances
scolaires, les dates précises des mandatements susceptibles
d'être transmis à l'agence comptable pendant ces vacances. Ces
mandatements feront l'objet d'un calendrier négocié concernant
le délai de règlement,
- à isoler sur un mandatement particulier les factures urgentes à
payer (c'est-à-dire celles qui sont susceptibles de dépasser le
délai global de paiement). ARTICLE 3 - Autres dispositions
. L'ordonnateur s'engage :
- à assurer une tenue rigoureuse de engagements
- à procéder à l'émission régulière des titres de recettes,
- à veiller à joindre à chaque mandat la ou les pièces
justificatives de paiement (
- à transmettre :
o le budget et les DBM revêtus du caractère exécutoire et
accompagnés des accusés de réception des autorités de
contrôle.
o les copies des notifications de subvention ou de tout autre
ressource (, dès réception avec indication, dans le cas de
ressource affectée, du chapitre ou du service spécial
d'imputation budgétaire.
o les états d'ouverture de crédit et de prévisions de recettes,
les situations de dépenses et de recettes, lors de chaque
transmission de mandatements ou ordres de recette
o les délibérations du CA ayant un caractère financier
(participation des familles pour les voyages, EPCP,
conventions, contrats, etc...)
- à respecter le calendrier établi avec le comptable pour réaliser les
opérations de fin d'exercice afin d'accélérer la production du
compte financier
. Le comptable s'engage :
- à communiquer la balance assortie de commentaires sur les comptes de
tiers et sur la situation de la trésorerie de l'établissement ARTICLE 4 - Régies
Une régie de recettes et d'avances est instituée dans l'établissement
rattaché selon les modalités de l'arrêté portant institution de celle-ci. Les régisseurs de recettes et/ou d'avances sont nommés par le chef
d'établissement parmi le personnel de l'EPLE, avec l'agrément de l'agent
comptable.
Le gestionnaire non comptable chargé de certains paiements ou de la
perception de recettes telles que les frais scolaires, les hébergements ou
la vente de prestations effectuées par l'établissement doit constituer un
cautionnement, variable en fonction du montant de la régie (arrêté du 28
mai 1993 modifié par l'arrêté du 3 septembre 2001).
(Aux termes de l'article 4 du décret du 4 juillet 1992 : « avant d'entrer
en fonctions, le régisseur est tenu de constituer un cautionnement pour le
montant fixé par le ministre du budget ou avec son accord... »
Toutefois, les régisseurs d'avances ou de recettes sont dispensés de la
constitution d'un cautionnement lorsque le montant mensuel des avances
consenties ou des recettes encaissées n'excède pas un seuil fixé par arrêté
du ministre du budget.
La dispense de cautionnement doit être expressément prévue par l'acte
constitutif de la régie. Le régisseur doit être inscrit à l'association française de cautionnement
mutuel (AFCM).
La démarche d'inscription du régisseur à l'association se fait directement
par l'établissement à AFCM 36 avenue Marceau 75381 Paris cédex 08. Les produits recouvrés sont versés au trésor public dès que le montant des
encaissements dépasse le seuil prévu. Les chèques sont remis à
l'encaissement au plus tard le lendemain de leur réception. Le régisseur de recettes tient quotidiennement un quittancier pour les
encaissements en espèces et un registre de caisse.
Les pièces justificatives des dépenses avant ordonnancement sont remises à
l'agent comptable après mandatement dans le mois qui suit le paiement.
Il sera procédé à des contrôles réguliers de l'agent comptable (sur pièces
et sur place) et de l'ordonnateur.
Chaque régisseur devra être en possession d'un coffre permettant une
protection efficace contre les éventuelles effractions.
Chaque régisseur doit disposer d'un cautionnement à l'AFCM pour être
habilité (montant minimum)
Cf instruction codificatrice n° 06-031 A- B- M du 21 avril 2006
Voir tableau AFCM (arrêté du 3 septembre 2001 portant adaptation de la
valeur en E de l'arrêté du 28 mai 1993).
ARTICLE 5 - Participation aux charges de fonctionnement Les frais de fonctionnement du groupement seront gérés au service
administration et logistique (ALO) et seront :
V soit couverts sous la forme d'une cotisation forfaitaire annuelle
V soit partagés entre les différents établissements du groupement au
prorata des points pondérés calculés d'après l'enquête lourde
« effectifs élèves » au 1er octobre Les charges induites par la tenue de la comptabilité de l'établissement
sont les suivantes : - équipement
- réparation de matériel
- frais de déplacement de l'agent comptable
- disquettes
- photocopies
- petite papeterie
- envois postaux
- charge du réseau informatique
- imprimés comptables, financiers
- frais de téléphone, de télécopie,
- toutes autres dépenses spécifiques liées au fonctionnement. Le versement de cette contribution s'opère sur production d'une facture
établie par l'établissement siège de l'agence comptable. Les fonds versés par les établissements rattachés qui ne sont pas utilisés
pour couvrir les charges de fonctionnement annuelles de l'agence comptable
constituent des réserves propres au service spécial L82 compte 1068482 sur
lesquels sont opérées sur proposition de l'agent comptable, des
prélèvements, par décision budgétaire modificative.
ARTICLE 6 - Placements de trésorerie Les placements en valeur du Trésor à court terme sont effectués par l'agent
comptable sur décision de l'ordonnateur de chacun des établissements
composant l'agence comptable, décision visée par le comptable du Trésor
territorialement compétent. Les fonds d'origine publique ne pouvant jamais être placés, conformément à
la note de service n°98-071 du 1er avril 1998 publiée au BO n°15 du 9 avril
1998, il sera procédé, chaque début d'année, conjointement (agent comptable
- TG), au calcul d'un rati