autorisation - Fêtes de Wallonie d'Andenne

[pic] |26, 27 et 28 septembre 2014
Règlement de participation (Partiellement intégré à l'ordonnance de police[1]) | | Pour pouvoir s'inscrire aux Fêtes de Wallonie, les participants
doivent signer et respecter ce règlement, ainsi que les consignes
émises par les Services Festivités, de Police, Incendie et technique. 1. Toute personne présente dans les stands doit appartenir à
l'association concernée et doit avoir été informée des dispositions
prévues dans le présent règlement et dans l'ordonnance de police
publiée pour l'événement.
2. Toute personne présente dans les stands doit respecter l'esprit
général de l'événement et collaborer avec les organisateurs, le
personnel communal et les services de police, dans l'intérêt de
l'ambiance et du déroulement des Fêtes de Wallonie. Les associations
sur place sont autant de relais d'informations (commodités, Croix
rouge, plans, programmes...) et de contrôle social.
3. Chaque association participante s'engage à assurer la plus large
promotion possible de la manifestation avant celle-ci, et ce, en
fonction des moyens dont elle dispose (distribution de flyers,
facebook, twitter, affichage,...)
4. Les associations s'entraideront et entretiendront des rapports
conviviaux, ou à tout le moins courtois.
5. En aucun cas il ne sera fait usage de violence verbale et/ou physique
à l'encontre du public ou de qui que ce soit; le self contrôle est de
mise en toute circonstance. Si vous êtes dépassés, faites appel aux
services habilités (100, 101, 112 services communaux) à réagir aux
situations extrêmes (vol, bagarre, comportement douteux...). Faites
preuve de patience et de sang froid en les attendant!
6. Nous recommandons au responsable du stand de désigner, pour chaque
jour, une personne qui s'abstiendra de consommer de l'alcool et qui
sera le garant de la bonne gestion du stand et du comportement des
bénévoles.
7. Les associations présentes sur le site seront en ordre par rapport à
la TVA, l'impôt sur les personnes morales, les douanes et accises, la
SABAM, la Rémunération équitable, l'AFSCA, L'ONEM... et seront en
mesure de fournir toutes les pièces justificatives qui pourraient
leur être réclamées sur place par ces différentes instances (en ce
comprises une comptabilité simple de l'exercice en cours et une
preuve de fond de caisse).
Animations et diffusion musicale
8. Toute diffusion musicale doit respecter l'environnement immédiat, les
normes légales et le bon déroulement des spectacles, animations et
concerts.
9. Les animations officielles restent toujours prioritaires (voir
programme).
10. Toute diffusion et/ou animation musicale devra être soumise au
paiement de la Rémunération équitable et/ou de la SABAM (documents
transmis lors de la réunion préparatoire).
11. La diffusion musicale devra être cessée immédiatement à la demande
d'un membre de l'organisation ou du service d'ordre.
Débits de boissons
12. Pour des raisons de sécurité, la vente de bouteilles d'alcool et
l'emploi de contenants en verre sont interdits sur le site.
13. Interdiction de vendre de la bière ou de l'alcool aux moins de 16
ans/18 ans ou à des personnes en état d'ébriété. Les bénévoles seront
responsabilisés à ce sujet.
14. L'eau plate sera gratuite dans TOUS les stands et cette information
devra figurer dans le stand de façon visible, ainsi que sur TOUS les
tarifs.
15. Afin de ne pas brader les boissons alcoolisées, le prix minimum pour
les bières sera 1,50 euros ; 1,00 euro pour les alcools et spiritueux
(2cc) ; 2,00 euros pour les alcools et spiritueux (4cc).
16. Les gratuités ou réductions (du type 5+1, par exemple) sont par
conséquent interdites.[2]
17. Les alcools ne dépasseront pas 22% vol.
18. Les shots sont interdits sur tout le site[3]. Petite restauration
19. Pour des raisons évidentes de propreté, les participants souhaitant
vendre des produits alimentaires devront protéger le sol par un
plancher et/ou une bâche.
20. Les associations devront respecter les dispositions spécifiques
applicables aux sites provisoires émises par l'Agence fédérale pour
la Sécurité de la Chaîne alimentaire - AFSCA (document reçu lors de
la réunion préparatoire).
21. Il n'y a pas de prix minimum imposé pour les aliments.
Frais de participation
22. PAF: 25E/5m + 25E de gardiennage par association. La caution pour les
tentes s'élève à 15E/tente. Il s'agit d'une caution solidaire.
23. Le payement des PAF et caution se fera en deux temps. Une partie pour
le 15 juillet par compte. Ce paiement fera office de confirmation de
réservation et ne sera pas récupérable en cas de désistement après
cette date. La seconde partie sera payée lors de la rencontre du
jeudi précédent l'événement (les cautions seront redistribuées lors
de la soirée de débriefing de l'événement). Les montants vous seront
communiqués par le Service des Festivités Stands et infrastructures
24. L'enlèvement des tentes se fera au hangar communal à Sclaigneaux, le
vendredi, entre 9h et 12h.
25. Les tentes ne seront remises que dans ces heures et sur présentation
du document d'enlèvement fourni par le Service Festivités (remis lors
de la rencontre du jeudi précédent l'événement).
26. L'installation des stands se fera, le vendredi, à partir de 9h.
27. L'installation des stands doit impérativement être terminée pour 16h.
28. Le stand respectera strictement les marquages au sol et/ou les
indications du personnel en charge du placement. Les installations se
feront dans le calme et la sérénité.
29. En cas de doute ou de problème, référez-vous sans tarder à votre
référent[4] au sein de l'organisation; faites preuve de patience s'il
tarde à vous rejoindre, soyez assurés qu'il fait le maximum pour vous
aider mais vous êtes nombreux à le solliciter dans un laps de temps
très court!
30. Les itinéraires d'arrivée/départ et de livraison (brasseur,
matériel...) seront respectés et communiqués aux bénévoles et aux
fournisseurs (3 itinéraires suggérés: Perron, Tilleuls, RN90).[5]
31. Afin de limiter le trafic lors des opérations de montage et de
démontage, il est vivement conseillé aux associations de se concerter
quant à leurs fournisseurs. Le Service Festivités peut vous servir de
relais, éventuellement.
32. Les associations doivent décorer leur stand et mentionner leur
dénomination de façon visible.
33. Le Service Festivités placera - ou vous fera placer - un numéro sur
chaque stand. Ce numéro devra rester visible toute la durée de
l'événement.
34. Si vous employez des tentes autres que celles fournies par la Ville,
celles-ci devront être complètement fermables. Cette mesure exclut
les tonnelles et autres structures ouvertes. Afin de garder une
certaine cohérence visuelle du site, les autres structures devront
être de couleur blanche. Si cela n'était pas possible, contact doit
être pris avec le Service des Festivités afin qu'il marque son accord
sur l'emploi de la structure souhaitée.
35. Sur la place des Tilleuls, les participants veilleront à laisser un
passage suffisant pour l'accès aux métiers forains.
36. Les associations de la place des Tilleuls ne pourront installer que
des structures propres et homogènes, type chapiteau. Les associations
concernées se concerteront pour avoir des structures homogènes. Si
elles ne parviennent pas à un accord, la Ville se réserve le pouvoir
de décision.
37. Les participants veilleront à faciliter et à respecter le passage des
véhicules de sécurité, à savoir laisser un accès de 4m sur la voirie.
Le Service régional d'Incendie se réserve le droit de faire
enlever/ou déplacer les stands qui ne respectent pas cette norme de
sécurité.
38. La profondeur maximale du stand ne peut dépasser 5m, un passage d'1m
doit être laissé derrière le stand (sauf demande spécifique des
riverains, comme dans certains endroits de la rue Brun).[6]
39. Les stands situés côté gauche dans l'axe rue Brun-rue Janson
veilleront à laisser un passage minimum de 4m sur la voirie.
40. Les auvents doivent laisser un passage de 4m parallèlement à l'autre
côté de la voirie.
41. Les stands dans la rue Brun ne pourront s'étendre sur l'avant du
stand, mais uniquement sur les côtés, afin de fluidifier la
circulation du public.
42. Afin de ne pas saturer les circuits, la puissance électrique maximale
autorisée dans les stands est de 32 ampères. Cette limite ne pourra
en aucun cas être dépassée.
43. Les consommations d'eau seront économes et réduites au strictement
nécessaire.
44. Les cordelières électriques et tuyaux ne pourront jamais traverser la
voirie ou les espaces de circulation du public et des véhicules de
nettoyage.
45. Les associations vérifieront que leurs installations sont conformes
aux normes de sécurité (attention aux dates de péremption des tuyaux
de gaz LPG qui sont à remplacer tous les 5 ans).
46. Chaque association est responsable de la confo