TP6 d'Informatique - LACL

TP6 d'Informatique Filtres automatiques et
Tableaux croisés dynamiques Année 2008-200
9 Les filtres
Pourquoi faire ? Tout simplement, quand dans un document excel, il y a trop de données
d'affichés, il devient difficile de retrouver ce que l'on souhaite ou
« bien voir » les informations. Les filtres permettent de sélectionner que
certaines données à afficher (les données ne sont pas perdues, juste pas
affichées).
Les filtres fonctionnent sur des documents de la forme :
[pic]
c'est à dire avec des noms de colonnes puis des données (une table de SGBD
donc...). Dans une feuille (ou une plage de données) en tant que table, on peut
sélectionner (et ne pas faire apparaître les autres) certaines données.
Deuxième exemple d'une table en Excel:
[pic]
. Pour chaque colonne, on peut sélectionner quelles sont les lignes qui
nous intéresse
. Comme, on peut moduler ces choix, on parle alors de tableau dynamique
(en SQL, nous cela correspond à la clause WHERE...) Comment faire des filtres automatiques ? Ici, je vous conseil de faire en même temps et par vous même les opérations
en Word pour comprendre. En fait, c'est très simple. Si on a sélectionner le tableau précèdent
(Nom, Prénom, Statut) et qu'on souhaite avoir que les MCF, On clique dans
le menu
Données(Filtre(Filtre Automatique
Et on obtient :
[pic] Puis, on clique sur la colonne Statue, et on choisit MCF. On obtient
alors :
[pic] On peut aussi choisir des filtres plus élaborés. Pour cela, on clique sur
une des colonnes puis on choisit « personnalisé ». On obtient alors une
fenêtre du genre : [pic] Ensuite, il suffit de choisir ce que l'on veut... N'oubliez pas que
« et » et « ou » sont informatiques comme nous l'avons déjà vue en cours...
Pour les chaînes de caractères, Il existe plusieurs variantes comme
« commence par », « se termine par » etc... Aussi, comme cela est dit par
la fenêtre, pour les chaînes de caractères (un nom, un prénom, etc.) « ? »
représente un caractère quelconque, (n'importe quel caractère) et « * »
une suite quelconque de caractères quelconques (un nombre indéfinie
de « ? » si vous voulez). Sur la page web, il vous est fournit le fichier « commandes.xls ».
Enregistrez-le dans votre dossier de travail. Dans le menu « Données »,
choisissez « Filtrer » puis « Filtres automatiques ». Choisissez alors les
commandes pour « Toulouse » (clique sur la flèche à côté de « Ville »).
Puis choisissez des prix inférieurs à 1500 euros (cliquez sur la flèche à
côté de « PrixTotal ») puis choisissez « Personnalisez » et trouvez les
bonnes options).
Triez les données par un tris croissant sur les numéro d'employé (pour cela
cliquez sur la flèche à côté d'« n° d'employé » puis sur « tri
croissant »).
Pour supprimez le filtre, re-cliquez sur « filtre » puis « filtre
automatique ». Refaite maintenant un filtre : villes qui commencent par la
lettre « R » et produit inférieur ou égal à 1000 euros. Puis triez par
ordre décroissant des villes (c'est un ordre alphabétique). Tableaux croisés dynamiques
Objectifs ? . A partir d'un tableau recensant par exemple toutes les commandes de
l'année, les tableaux croisés dynamiques permettent d'obtenir, des
tableaux statistiques.
. Voici, à titre d'illustration, quelques exemples de résultats qu'il
est possible d'obtenir
. le nombre ou le montant des commandes pour chaque client
ou type de produits (en valeur absolue ou bien même en %) ;
. le montant ou le nombre de commandes traité par chaque
employé ;
. le montant généré par chaque produit vendu, soit dans
l'année, soit par mois ou par trimestre. Création(préambule) Ici, je vous conseil de faire en même temps et par vous même les opérations
en Word pour comprendre. . Pour débuter, vous devez donc disposer d'un fichier de données.
Exemple : [pic] . Ensuite, on sélection le menu « Données », « rapport de tableaux
croisés dynamiques »
. Nous passons à la création du croisement (forme de d'auto-jointure) Vous devez ré-utiliser le fichier excel « commandes.xls » pour faire les
tableaux Création (1er étape) [pic] . la 1ère étape vous invite à sélectionner le fichier source à
exploiter. Il peut s'agir
. d'une liste ou base de données Excel (notre cas)
. source de données externes ; cette option permet de récupérer
des informations dans des fichiers non Excel comme par exemple
des résultats de requêtes SQL en Access
. des plages de feuilles de calcul avec étiquettes (valable si
vous avez utilisé la fonction Définir un nom),
. ou un autre rapport de tableau ou de graphique croisé
dynamique.
. La seconde zone d'option vous permet d'élaborer soit un tableau, soit
un graphique dynamique. Notre choix s'est porté sur un tableau.
. Cliquez sur Suivant
Création (2ième étape) [pic] . Il vous faut sélectionner votre fichier de données. Si la zone contenu
dans le champ Plage n'est pas la bonne, effacez son contenu et activez
votre feuille de calcul. Sélectionnez ensuite l'intégralité de votre
tableau ;
. cliquez sur Suivant
Création (3ième étape) [pic] . Choisissez, un emplacement pour votre tableau croisé dynamique. Il est
conseillé d'opter pour une Nouvelle feuille.
. Bien qu'il soit possible de cliquer directement sur le bouton
Terminer, puis de procéder ensuite à l'aménagement de vos données, il
est recommandé de prendre l'habitude de cliquer sur le bouton
Disposition...
Création (4ième étape) [pic] . Exemple : nom des sociétés dans « lignes » et « PrixTotal » dans
données
. Par défaut nous avons « Somme » des « PrixTotal » mais nous pouvons
aussi avoir :
. MOYENNE
. NOMBRE
. MIN ou MAX . Essayons :
[pic]
. Puis on accepte la création du tableau et on obtient : [pic]
Modification ultérieurs On peut ensuite continuer à améliorer le tableau :
. Si on double-clic sur le champs « NomProduit » :
[pic] . Et on peut faire la même chose pour chacun des autres champs...
. Attention, ne pas oublier de cliquer sur le bouton ! si on modifie
les données (actualiser...) :
[pic] Autre exemple . Si on prend le tableau suivant : [pic] . On obtient alors : [pic] Faîtes les tableaux croisés suivants :
. Nombre de produits commandés pour un employé pour ce produit donné
. Pour chaque date de commande, pour chaque ville, la commande
maximale (en prix)[pic][pic][pic]
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Noms des colonnes