Modèle directive DES - Canton de Genève

|[pic]|republique et canton de geneve | |
| |Département de l'instruction publique | |
| | | |
| | | |
| |DIRECTIVE | |
| |
|SECRETARIAT GENERAL : |ACTIVITÉS/PROCESSUS : PRÉPARATION DES |
|D.SG.06 |DOSSIERS POUR LES SÉANCES DU CONSEIL D'ETAT|
|ENTRÉE EN VIGUEUR: 1.01.2010 |VERSION ET DATE : 4.12.09 V|
| |1.0- |
| |Remplace les versions : |
|Date d'approbation du SG : 14.12.2009 |
|Responsable de la directive: Madame Marianne Frischknecht, secrétaire |
|générale |
|I. Cadre |
|1. Objectif(s) |
|Cette directive a pour objet de fournir les informations et les outils |
|nécessaires à une préparation optimale des dossiers soumis au Conseil |
|d'Etat, de coordonner et d'harmoniser les pratiques des différents |
|départements et de rendre visible l'action administrative. Elle |
|explicite le rôle de chacun des acteurs, le circuit de validation et les|
|délais pour la présentation d'un dossier au Conseil d'Etat. |
|2. Champ d'application |
|Tout-e collaborateur-trice chargé-e de préparer un dossier départemental|
|pour la séance du Conseil d'Etat. |
|3. Personnes de référence |
|Sylvia Pfeiffer, assistante |
|Isabelle Graber, assistante suppléante |
|4. Documents de référence |
|B 1 15 : Loi sur l'exercice des compétences du Conseil d'Etat et |
|l'organisation administra-tive (LECO) |
|B 1 15.03 : Règlements pour le Conseil d'Etat de la République et canton|
|de Genève (RCE) |
II. Directive détaillée
1 Principes 2
1.1. Le Conseil d'Etat 2
1.2. L'ordre du jour du Conseil d'Etat 3
2 Modalités pratiques 4
2.1. Organisation départementale liée au dossier Conseil d'Etat 4
2.2. Préparation et introduction d'un dossier au Conseil d'Etat 4
2.2.1. Composition du dossier transmis au secrétariat général de
département pour transmission au service administratif du Conseil
d'Etat 4
2.2.2. Nature des dossiers et délai pour présentation au secrétariat
général du département et pour transmission au service administratif du
Conseil d'Etat (SACE) 5
2.2.3. La feuille d'accompagnement 6
2.2.4. Le point presse 6
2.3. Suivi des dossiers d'une séance du Conseil d'Etat au sein des
départements 6
2.3.1. Le procès-verbal 6
2.3.2. Suivi des décisions 7
2.4 Retour du Conseil d'Etat 7
2.4.1 Objets hors DIP 7
3 Divers 7 |PREPARATION DES DOSSIERS POUR LES SÉANCES DU CONSEIL D'ETAT |
|EGE-05-01_v1 |Domaine: Autorités politiques |
| Page: 2/8 | 1 Principes 1.1. LE CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat se voit confier toutes les fonctions exécutives et
administratives du canton, son action s'inscrit dans une perspective
durable et d'économie de moyens. La Chancellerie d'Etat est sous la responsabilité du-de la Chancelier-ère
d'Etat, nommé-e par le Conseil d'Etat lors de sa séance d'installation. Le-la Chancelier-ère d'Etat a voix consultative dans les séances du Conseil
d'Etat. La séance du Conseil d'Etat a lieu, en règle générale, tous les
mercredis dès 8h30. Des séances supplémentaires peuvent être prévues par le
Conseil d'Etat. Lors de sa séance, le Conseil d'Etat traite des objets introduits par les
départements, la Chancellerie ou, dans des cas spécifiques, par la
présidence du Conseil d'Etat, selon un ordre du jour préétabli. La préparation logistique des séances du Conseil d'Etat est de la
compétence du service administratif du Conseil d'Etat (SACE). Ce dernier se
charge de réunir l'ensemble des dossiers départementaux et de la
Chancellerie. Pour chaque dossier, un département, la Chancellerie, exceptionnellement la
présidence du Conseil d'Etat, est désigné rapporteur (il a la
responsabilité première de ce dossier); si le dossier concerne d'autres
départements ou la Chancellerie, ceux-ci seront nommés co-rapporteurs. En règle générale, la veille de la séance du Conseil d'Etat, le collège des
secrétaires généraux se réunit pour examiner l'ensemble des dossiers
inscrits à l'ordre du jour. Il est chargé de préparer administrativement
les dossiers du Conseil d'Etat, afin de faciliter la prise de décision de
ce dernier quant aux objets portés à l'ordre du jour de ses séances. |PREPARATION DES DOSSIERS POUR LES SÉANCES DU CONSEIL D'ETAT |
|EGE-05-01_v1 |Domaine: Autorités politiques |
| Page: 3/8 |
1.2. L'ORDRE DU JOUR DU CONSEIL D'ETAT Les points de l'ordre du jour suivent une organisation et une structuration
toujours identiques; seuls les contenus varient. Les dossiers soumis au
Conseil d'Etat sont par conséquent inscrits dans un des points de l'ordre
du jour, selon la nature du dossier (cf. tableau ci-dessous). |Type |Point de|De quoi s'agit-il ? |
| |l'ordre | |
| |du jour | |
|Le thème du |0 |Thème politique important et d'intérêt général |
|jour | |Exemple : répartition des charges entre canton |
| | |et communes ; budget, etc. Tout thème |
| | |important, de nature politique, sur lequel le |
| | |Conseil d'Etat entend avoir un échange |
| | |approfondi et conduire une réflexion commune. |
| | |Il ne s'ensuit pas nécessairement une prise de |
| | |décision immédiate. |
|Les affaires |1 |Dossier ayant un délai de traitement |
|urgentes | |extrêmement bref et devant impérativement être |
| | |approuvé. L'urgence doit être motivée. |
|Les affaires |2.1 |Tout objet dit « répétitif ». Il s'agit de |
|administratives| |dossiers faisant partie de la gestion courante |
| | |et de routine de chaque département et qui ne |
| | |suscitent pas de remarque particulière au sein |
| | |du Conseil d'Etat (les CODOF, les arrêtés du |
| | |Conseil d'Etat relatifs à l'approbation des |
| | |délibérations communales, etc.) |
|Les affaires |2.2 |Il s'agit de dossiers de portée politique |
|ordinaires | |relativement faible sur lesquels le Conseil |
| | |d'Etat doit se prononcer. Par exemple, les |
| | |affaires de personnel demeurant de la |
| | |compétence du Conseil d'Etat, conventions, |
| | |tarifs, prennent place à ce point. |
|Les affaires |3 |Ces affaires sont constituées de projets de |
|inscrites à | |lois, de règlements, de réponses aux |
|l'ordre du jour| |consultations, de rapports sur des |
| | |interventions parlementaires (motions, |
| | |questions écrites, etc.). Il s'agit des objets |
| | |les plus importants qui donnent lieu à une |
| | |adoption formelle du CE. |
|Les objets en |4 |Il s'agit d'objets qui ont été discutés par le |
|suspens devant | |Conseil d'Etat, mais reportés temporairement, |
|le Conseil | |avant d'être réintroduits ultérieurement pour |
|d'Etat | |décision sous point 1, 2.2 ou 3. |
|Les questions |5.1 |Il s'agit d'un sujet qui doit être discuté au |
|de politique |5.2 |sein du Conseil d'Etat et qui fera l'objet de |
|générale | |décision ultérieure, si nécessaire, |
| | |exceptionnellement lors de la même séance, sous|
| | |point 1. Il s'agit des communications, |
| | |d'échange, de discussion. |
|Le Grand |6 |Il s'agit d'informations relatives aux |
|Conseil | |prochaines sessions. |
|Les affaires |7.1 |Invitations protocolaires gérées par le service|
|protocolaires, | |du protocole (Chancellerie). |
|Courrier |7.2 |Courriers entrants adressés au Conseil d'Etat |
|introduit au | |et distribués à tous les départements après |
|Conseil d'Etat | |attribution, par le SACE, des départements |
| | |rapporteurs et co-rapporteurs |
|Relations |7.3 |Relations entre le Conseil d'Etat et le G