PROGRAMME D'APPUI A LA GESTION DURABLE DES

PROGRAMME D'APPUI A LA GESTION DURABLE DES
FORETS COMMUNALES DU CAMEROUN (PAF2C)
JUIN 2011
JUIN 2011
Amélioré 2013 Table des matières SIGLES ET ABREVIATIONS 4 I. PROCEDURES D'ACCES DANS LES LOCAUX DU CTFC 6
1. HORAIRES DE TRAVAIL 6
2. ENTREES ET SORTIES DU PERSONNEL 6
3. ACCES DES VISITEURS 6 II. PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER 8
1. ORGANISATION DU SECRETARIAT 8
4. TRAITEMENT DU COURRIER 9
5. LE CLASSEMENT DU COURRIER 11
6. FOURNITURES UTILISEES DANS L'ORGANISATION DU SECRÉTARIAT 13
7. SYSTEME DE CLASSEMENT DES DOCUMENTS 14 III. PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL 18
1. GESTION DU PERSONNEL 18
2. LES STRUCTURES DE LA GESTION DU PERSONNEL 19
3. LA PROCEDURE D'EMBAUCHE 20
4. LA PROCEDURE D'OBTENTION DE PERMISSION D'ABSENCE 21
5. PROCEDURE DE CONGE DU PERSONNEL 21
6. LES DOSSIERS ET L'ADMINISTRATION DU PERSONNEL 21
7. INTERRUPTION DE CARRIERE ET CESSATION D'ACTIVITES 23
8. EVALUATION DU PERSONNEL 24 IV. PROCEDURES DES ACHATS (APPROVISIONNEMENT) 28
1. ACHATS COURANTS DE BIENS ET SERVICES 28
2. EXPRESSION DES BESOINS 28
3. INITIATION DU BON DE COMMANDE 29
4. RECEPTION DES FOURNITURES OU DU MATERIEL 30
5. ACHATS AU COMPTANT 30
6. COMPTABILISATION DE LA FACTURE 31
7. REGLEMENT DES FOURNISSEURS 31
8. COMPTES AUXILIAIRES FOURNISSEURS 32
9. ACHATS PAR IMPORTATION 32
10. ACHATS DES SERVICES DE CONSULTANTS 33
11. ACHATS SUR FINANCEMENT DES BAILLEURS DE FONDS 34
12. ANNEXES 34 V. PROCEDURES FISCALES ET SOCIALES 39
1. LES OBLIGATIONS CONCERNANT LE PERSONNEL 39
2. LES OBLIGATIONS CONCERNANT Le CTFC 39
3. Le DIPE 40
4. LA DECLARATION ARTICLE 155 CGI 40
5. LES IMPOTS 41 VI. PROCEDURES DES REUNIONS ET DES MISSIONS 44
1. REUNIONS 44
2. MISSIONS 44 VII. PROCEDURES DE GESTION DES VEHICULES 51
1. GESTION DU PARC AUTOMOBILE 51
2. GESTION DE VEHICULES 51
2. REPARATION 53
3. GESTION DES ACCIDENTS 54 VIII. - GESTION DE LA LOGISTIQUE 57
1. LA LOGISTIQUE GEREE PAR LE CTFC 57
2. LA LOGISTIQUE GEREE PAR UN PRESTATAIRE 59
3. GESTION DES INDEMNITES FORFAITAIRES DES PARTICIPANTS 60 IX. - GESTION DES STOCKS 62
1. STOCKS DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES 62
2. ENREGISTREMENT COMPTABLE 62
3. EDITION DES ETATS DE CONSOMMATION 63
4. INVENTAIRE PHYSIQUE 63
5. GESTION DU CARBURANT 63 X. GESTION DES IMMOBILISATIONS 66
1. GENERALITES 66
2. CODIFICATION, ETIQUETAGE ET MARQUAGE 66
3. SUIVI DES IMMOBILISATIONS 67
4. ENTRETIEN ET REPARATION 67
SIGLES ET ABREVIATIONS
ACFCAM Association des Communes forestières du Cameroun
ADD AVIS DE DEBIT
AFD Agence française de Développement
AFVP Association française des Volontaires du Progrès
AOI Appel d'Offres International
AO APPEL D'OFFRES
AON Appel d'Offres National
AT Assistant Technique
ATN ADMISSION TEMPORAIRE NORMALE BA BON ACHAT
BC BON DE COMMANDE
BE BON D'ENTREE OU BON D'ENGAGEMENT
BL BORDEREAU DE LIVRAISON
BR BON DE REMBOURSEMENT
BRCH BORDEREAU DE REMISE DE CHEQUES CE Comité Exécutif
CH CHEQUE
CHA CHEQUE ANNULE
CHI CHEQUE IMPAYE
CM COMPTABLE-MATIERES
COMIFAC Commission des Forêts d'Afrique Centrale
CP Comité de Pilotage
CPM COMMISSION DE PASSATION DES MARCHES
CTFC Centre Technique de la Forêt Communale
CVUC Communes et Villes Unies du Cameroun DAO DOSSIER D'APPEL D'OFFRES
DAD DEMANDE D'ACHAT
DG DIRECTION GENERALE
DGA DIRECTEUR GENERAL ADJOINT
DGE DIVISION DES GRANDES ENTREPRISES
D I
DEMANDE D'IMPORTATION
D I
DIRECTION DES IMPOTS
FB FOURNITURE DE BUREAU
FEICOM Fonds spécial d'Équipement et d'Intervention intercommunal
FFEM Fonds Français pour l'Environnement Mondial
FNCOFOR Fédération nationale des Communes forestières de France
GIZ Coopération technique allemande
GL GRAND LIVRE
HT HORS TAXE
LA LETTRE D'ANNULATION
LC LETTRE DE COMMANDE
LR LETTRE DE RELANCE
M MATERIEL
MDP Mécanisme de Développement Propre
MINATD Ministère de l'Administration Territoriale et de la
Décentralisation
MINEP Ministère de l'Environnement et de la Protection
de la Nature
MINFI Ministère des Finances
MIN FOF Ministère des Forêts et de la Faune
OD OPERATIONS DIVERSES
ODR ORDRE DE RECETTE
ONF Office National des Forêts
ONG Organisation Non Gouvernementale
OP ORDRE DE PAIEMENT
OR ORDRE DE RETRAIT
OV ORDRE DE VIREMENT
PAF2C Programme d'Appui aux Forêts Communales du Cameroun
PB PIECE DE BANQUE
PC PIECE DE CAISSE
PCA PRESIDENT DE CONSEIL D'ADMINISTRATION
PD PIECE DETACHEE
PNDP Programme National de Développement Participatif
ProPSFE Programme d'appui au Programme Sectoriel Forets et
Environnement
PTO Plan de Travail Opérationnel
PV PROCES-VERBAL RAV REDEVANCE AUDIOVISUELLE
RH RESOURCES HUMAINES
SCAC Service de coopération et d'action culturelle
SGS SOCIETE GENERALE DE SURVEILLANCE
SIFC SYSTEME D'INFORMATIONS FINANCIERES ET COMPTABLES
SNEC SOCIETE NATIONALE DES EAUX DU CAMEROUN
SONEL SOCIETE NATIONALE D'ELECTRICITE DU CAMEROUN
ST SERVICE DE TRESORERIE TDR Termes de Référence
TI TICKET D'IMPUTATION
TPG TRESORIER PAYEUR GENERAL
TTC TOUTES TAXES COMPRISES
TVA TAXE SUR LA VALEUR AJOUTEE UE Union Européenne
UG Unité de Gestion VP Volontaire de l'AFVP I. PROCEDURES D'ACCES DANS LES LOCAUX DU CTFC L'accès dans les locaux du CTFC se fait par l'entrée principale. HORAIRES DE TRAVAIL
Début de travail : 08 heures
. Pause : Chaque collaborateur a droit à une heure de pause entre 12
heures et 14 heures de façon rotative afin d'assurer la continuité du
service.
. Fin de la journée : 17 heures ENTREES ET SORTIES DU PERSONNEL
Les sorties et les entrées doivent être matérialisées dans un registre créé
à cet effet. Ce registre doit être exploité chaque fin de mois afin de
faire les corrections qui s'imposent sur les salaires et indemnités des
salaires. ACCES DES VISITEURS
Tous les visiteurs doivent se présenter systématiquement au bureau de la
réception, accueil, information où leur correspondant éventuel est
contacté. Un registre est créé à cet effet. Ii doit comporter : . Le numéro chronologique dans le mois ;
. La date ;
. Le nom, le numéro de la pièce d'identité, la profession ;
. Le motif de la visite et la personne rencontrée ;
. L'heure d'entrée et de sortie.
II. PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER ORGANISATION DU SECRETARIAT
Problèmes :
-Travail de Secrétaire varié et différent d'un jour à l'autre
Tâches successives au rythme très irrégulier.
Objectifs :
- Agir avec méthode ;
- Régulariser la fréquence des activités ;
- Assurer dans les détails le travail demandé.
1. ANALYSE D'ENSEMBLE
2.
- Dénombrer les activités ;
- Les examiner ;
- Les évaluer ;
- En déterminer la cadence et la durée (jours, semaine, mois, trimestre,
an).
1. Travaux journaliers
Examiner les tâches qui se renouvellent :
- Courrier ;
- Classement ;
- Saisie ;
- Immatriculation.
. Donner un rythme régulier aux tâches ;
. Établir un horaire journalier ;
. Adapter l'horaire aux circonstances changeantes (organisation d'un
voyage précipité, préparation de bordereau CNPS...) ;
. Préparer d'avance ce qui peut l'être.
2. Travaux hebdomadaires
. Préparer d'avance un tableau des activités non courantes
. Établir l'ordre de priorité des travaux ;
. Puiser les informations dans les aide-mémoire (agendas, semainier,
planning...) ;
. Éviter surcharge et oisiveté.
3. Travaux Mensuels
. Récapituler les travaux nouveaux imposés par la hiérarchie ; - Les
noter au fur et à mesure ;
. Les exécuter en respectant dates et échéances obligatoires. 3. ANALYSE DE DETAIL
. Décomposer chaque travail en éléments
. Déterminer l'ordre d'enchaînement ;
. Préciser les conditions d'exécution.
4.
5. POUR UNE BONNE EXECUTION DU TRAVAIL
. Fournir toujours un travail exact et aux délais ;
. Écouter les instructions et les consignes attentivement ;
. Demander les explications supplémentaires si besoin est ;
. Noter par écrit et dater tout ce qui ne doit pas être oublié