Corrigé et barême

Sujet d'entraînement épreuve E5 BTS AM - Le cas CIMN

Proposition de corrigé

Première partie : Réalisation d'un diagnostic et proposition de solution(s)


|Ce que le sujet donne au candidat |Ce qu'attend le correcteur |
|Problème soulevé |Rapport : |
|Causes du dysfonctionnement | |
| |Analyse de la situation : |
|Annexes |Difficulté d'accessibilité aux |
|Organigramme |documents (en interne et en |
|Acteurs de la conduite des projets |externe) |
|Phases d'un projet |Procédures mal suivies |
|Processus de gestion des documents |Identification du problème et |
|relatifs aux projets |incidences financières et |
|Arborescence actuelle |organisationnelles |
|Témoignages des acteurs intervenant| |
|dans la gestion des projets |Objectifs : |
|Informations statistiques sur la |Faciliter l'accès aux documents et |
|gestion des documents |leur circulation |
|Recommandations pour le nommage des|Gain de temps |
|documents |Sécurisation des données et des |
| |transmissions |
| | |
| |Contraintes : |
| |Contraintes managériales (consignes|
| |du manager pour la mise en place |
| |d'une gestion documentaire) |
| |Contraintes temporelles : la |
| |solution doit permettre aux |
| |collaborateurs d'être réactifs dans|
| |la gestion des projets |
| |Contraintes financières : réduction|
| |des coûts |
| |Contraintes techniques : rendre |
| |accessible les informations |
| |produites pour un projet aux |
| |partenaires extérieurs tout en |
| |assurant la confidentialité de |
| |certaines informations, La prise en|
| |compte des règles de sécurité et de|
| |leurs enjeux |
| | |
| |Causes du dysfonctionnement et |
| |conséquences |
| |Ishikawa ou tout autre outil |
| |pertinent |
| |Calcul de coûts |
| | |
| |Propositions de solutions : |
| |La mise en place d'un système de |
| |GED |
| |La mise en place d'un processus |
| |permettant de définir la |
| |circulation et la traçabilité des |
| |documents tout en déterminant les |
| |destinataires |
| |L'application des règles de |
| |circulation |
| |L'ouverture du portail Corail aux |
| |partenaires extérieurs de manière |
| |sécurisée |
| |La définition d'une règle de |
| |nommage des documents de l'entité |
| |avec la mise en place d'une |
| |arborescence commune |
| |La définition d'un plan d'action |
| |pour les solutions proposées |
| |(étapes, coûts, délais,...) |
Deuxième partie : Organisation et suivi de la décision

|Ce que le sujet donne au candidat |Ce qu'attend le correcteur |
|Les documents créés selon les |Construction d'une arborescence |
|différentes phases d'un projet |commune sur l'espace collaboratif |
|La procédure de gestion de la |Présentation de la règle |
|documentation actuelle |d'identification des documents |
|Le processus de gestion des |Schéma de processus |
|documents relatifs aux projets | |


1 a - Arborescence de l'espace collaboratif

[pic]

1.b - Règle de nommage des fichiers

Il s'agit de construire un système de codification juxtaposée :

1) Coder numériquement les 4 régions :
|Nord Pas de |Picardie |Basse Normandie |Haute Normandie |
|Calais | | | |
|1 |2 |3 |4 |

2) Établir un répertoire regroupant l'ensemble des documents utilisés dans
la cadre de la gestion d'un projet et indiquant les mnémoniques
correspondantes :
|Type du document |Mnémonique à utiliser |
|Note de cadrage |NCA |
|Cahier des charges |CCH |
|Organigramme du projet |ORG |
|... |... |

3) Coder les projets
On peut imaginer un système basé sur la lettre « P » et un numéro d'ordre
croissant :
|Intitulé du projet |Code |
|... |P016 |
|Plateforme de Marquion |P017 |
|LGV Picardie |P018 |
|... |P019 |

4) Codification des émetteurs
|Nom |Mnémonique |
|Rémy Kusmer |KSR |
|... |... |
|Faïcel Hamani |HMN |
|Sébastien Vantour |VTR |
|Louis Vanvoorde |VVD |
|Jean Luc Valmain |VLN |
|Camille Galiot |GLT |

5) Coder la confidentialité
|Niveau de confidentialité |Code |
|Diffusion libre |00 |
|Diffusion restreinte |01 |
|Confidentiel |02 |

6) La codification des phases d'un projet est donnée en annexe 3
|Initialisation |Avant projet |Phase PRO |Réalisation |
|DIN |AVP |PRO |REA |

7) La codification des versions est donnée en annexe 8.

8) Proposition de code juxtaposé, les codifications étant proposées du plus
général au plus particulier, sur 18 positions pour un nom de document
quelconque :
|Région |Projet |Phase |Émetteur |Confidentiali|Type de |Version |
|(1) |(4) |(3) |(3) |té |document |(2) |
| | | | |(2) |(3) | |
|1 |P017 |DIN |KSR |01 |NCA |01 |
2 - Représentation du processus de gestion des documents

|Commanditaire| |Chef de |Directeur |Directeur |Directeur |Responsable |
| |Responsable |projet |Opération |Équipement |Sécurité |de projets |
| |affaire | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | |