Invitation à soumissionner (RFP) - Media Congo

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INVITATION A SOUMISSIONNER
RFP - CDS/TRANSIT/419/09 v2


Date:22 mai 2009

Monsieur/Madame,

Objet : RFP pour la Sélection, dans le cadre d'un Accord a Long Termes, de
transitaires et transporteurs pour le bureau du PNUD en République
Démocratique du Congo



1. Vous êtes invités à soumettre une proposition pour des services d'un
transitaire conformément aux Termes de Référence ci-joints.

2. Les documents qui suivent vous permettront de préparer votre
proposition :

i. Instructions aux Soumissionnaires...............
(Annexe I)
ii. Conditions générales du Contrat..................
(Annexe II)
iii. Termes de Référence Mission..............................
(Annexe III)
iv. Formulaire de soumission de la Proposition..... (Annexe
IV)
v. Tableau des coûts..................................... (Annexe
V)




Votre offre comprendra une proposition technique et une proposition
financière, placées sous plis scellés distincts, et devra nous
parvenir à l'adresse suivante, au plus tard le vendredi 12 juin 2009 a
15h00 GMT + 1 :


LE DIRECTEUR
CENTRE DE SERVICE
PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT
ANCIEN IMMEUBLE AFRIQUE HOTEL
AVENUE COL. MONDJIBA
KINSHASA
REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO


Chaque proposition, comprendra une originale et une copie et sera
clairement libellée en tant que telle. Les deux propositions, Techniques
et Financières dans des enveloppes séparées et scellées, seront
renfermées dans une troisième enveloppe externe portant l'adresse ci-
dessus avec la référence du dossier (RFP - CDS/Transit/444/09 v2). Il est
à noter que si les propositions technique et financière ne sont pas dans
des enveloppes séparées et fermées, toute la proposition sera
automatiquement rejetée.


3. Si vous avez besoin d'informations complémentaires, nous nous
efforcerons de vous les fournir rapidement. Cependant, tout
retard dans la transmission de ces informations ne pourrait en
aucun cas constituer un motif de report de la date de soumission
de votre proposition.


4. Il sera organiser le 5 juin 2009 a 11h00 GMT une séance de
présentation PowerPoint sur les procédures de passation de
marché du PNUD ; vous êtes invité a participer et a poser des
questions qui pourraient vous permettre a préparer votre
soumission.


5. Vous êtes prié(e) d'accuser réception de cette lettre et de nous
confirmer votre intention de soumettre ou non une offre.




Sincères salutations.




..................................
Le Directeur
Centre de Service
PNUD

Annexe I

Instructions aux Soumissionnaires

A. INTRODUCTION


1. Généralités

Objectif de l'invitation à soumissionner

2. Coût de la proposition

Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la
préparation et la soumission de la Proposition. Le PNUD ne peut en aucun
cas être tenu responsable ou redevable de ces dépenses, quel que soit le
déroulement ou le résultat obtenu par la Proposition.

B. Documents d'invitation à soumissionner


3. Contenu des documents d'invitation à soumissionner


Les propositions doivent offrir des services couvrant l'ensemble des
spécifications stipulées. Les propositions qui ne couvriront qu'une
partie de ces spécifications seront rejetées. Le Soumissionnaire est tenu
d'examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et
spécifications figurant dans les documents d'invitation à soumissionner.
Tout non-respect de ces documents se fera au détriment du Soumissionnaire
et sera susceptible d'avoir un effet négatif sur l'évaluation de la
Proposition.

4. Clarification des Documents d'invitation à soumissionner

Tout Soumissionnaire éventuel qui aurait besoin de clarifications à
propos des Documents d'invitation à soumissionner peut en informer par
écrit l'entité du PNUD chargée des achats à l'adresse email suivante :
soumission.info@undp.org. L'entité du PNUD chargée des achats répondra
par écrit à toute demande de clarification concernant les Documents
d'invitation à soumissionner qui lui parviendra jusqu'à deux semaines
avant la date limite de dépôt des Propositions. Des exemplaires écrits
de la réponse de l'Organisation (incluant une explication de la demande
de clarification mais sans identification de la source de la demande)
seront envoyés à tous les Soumissionnaires éventuels qui auront reçu les
Documents d'invitation à soumissionner

5. Modification des Documents d'invitation à soumissionner


A tout moment avant la date limite de dépôt des Propositions, l'entité du
PNUD chargée des achats peut, pour quelque raison que ce soit, sur sa
propre initiative ou en réponse à une demande de clarification faite par
un Soumissionnaire éventuel, modifier les Documents d'invitation à
soumissionner en procédant à un amendement.

Tous les Soumissionnaires éventuels qui auront reçu les Documents
d'invitation à soumissionner seront informés par écrit de tous les
amendements apportés aux Documents d'invitation à soumissionner.

Afin de ménager aux Soumissionnaires éventuels suffisamment de temps pour
prendre en compte les amendements dans la préparation de leurs offres,
l'entité du PNUD chargée des achats pourra, à sa propre discrétion,
prolonger le délai de soumission des Propositions.

C. Préparation des Propositions


6. Langue de la Proposition


Les Propositions préparées par le Soumissionnaire de même que toutes les
correspondances et documents relatifs à la Proposition échangés entre le
Soumissionnaire et l'entité du PNUD chargée des achats seront écrits en
français ou en anglais. Tout autre document écrit fourni par le
Soumissionnaire peut être rédigé dans une autre langue, à condition qu'il
soit accompagné d'une traduction de ses parties pertinentes en français
ou en anglais, auquel cas, aux fins d'interprétation de la Proposition,
les textes en français ou en anglais prévaudront.


7. Documents constitutifs de la Proposition


La Proposition comprendra les documents suivants :


a. Le formulaire de soumission de la Proposition ;
b. La Proposition Technique et Opérationnelle comprenant la documentation
nécessaire démontrant que le Soumissionnaire répond à toutes les
conditions d'éligibilité, et répond aux caractéristiques techniques
stipulées dans les Termes de Référence;
c. Le tableau des coûts, rempli conformément aux clauses 8 et 9 ;
Le soumissionnaire est tenu de fournir dans la proposition technique, les
documents suivants :


8. Le formulaire de Proposition

Le Soumissionnaire devra présenter la partie opérationnelle et technique
de sa Proposition comme suit :


a). Plan de gestion
Cette partie devra fournir des informations sur l'entreprise, incluant
notamment la date de constitution de la société ainsi que l'Etat ou le
pays de constitution, une description sommaire des activités présentes
du Soumissionnaire. L'information devra se concentrer sur les services
ayant un rapport avec la Proposition.


Cette section devra aussi décrire la ou les unités organisationnelles
qui seront chargées de l'exécution du contrat, de même que l'approche
globale de gestion d'un projet de ce genre. Le Soumissionnaire devra
commenter l'expérience qu'il a recueillie dans le cadre de projets
similaires et devra identifier la ou les personnes chargées de
représenter le Soumissionnaire dans ses rapports futurs avec l'entité
du PNUD chargée des achats. Pour cette partie, le soumissionnaire aura
à fournir les documents suivants.


i. Le statut de l'entreprise, les coordonnées exactes du siège
social de l'entreprise ;
ii. Le Certificat d'agrément de l'entreprise par le Ministère des
Travaux Publics & Infrastructures ;
iii. Le numéro d'identification Nationale ;
iv. L'Inscription au Nouveau Registre de Commerce ;
v. L'attestation fiscale en cours d'exercice ;
vi. Le profile financier et les références bancaires de
l'entreprise ;
vii. L'assurance couvrant la société, le personnel appelé à
intervenir dans le cadre de ce contrat ;


b). Plan des ressources
Cette section devra fournir des explications détaillées au niveau
des ressources humaines et matérielles dont le Soumissionnaire
dispose pour assurer la bonne exécution de la mission. Elle devra
donner une description des capacités et installations actuelles du
Soumissionnaire ainsi que tout projet d'expansion de celles-ci.
Pour cette partie, le soumissionnaire aura à fournir les documents
suivants :


i. La liste du personnel d'encadrement ;
ii. La liste des équipements et matériels pour le compte de ce
marché ;
iii. La preuve d'au moins trois ans d'expérience dans le domaine des
services requis;
iv. Les références te